Zo schrijf je volledige notulen
12 september
Iedereen is weleens afgeleid tijdens een vergadering en het is onmogelijk alles te onthouden wat is gezegd. Gelukkig ben jij er als notulist. Jij zorgt voor volledige notulen, waarin jouw lezers alle informatie vinden die ze nodig hebben: niet te veel, maar ook zeker niet te weinig. Hoe je dat doet? Dat lees je hier.
Gebruik de vergaderstukken
Volledige notulen beginnen al vóór de vergadering. Met behulp van de vergaderstukken schat je tijdens de vergadering het belang van een onderwerp en de rollen van de deelnemers veel beter in. Wordt een besluit gevraagd? Opletten bij dat onderwerp! Dat besluit mag zeker niet missen, net zomin als de afwegingen die ertoe hebben geleid. Is iemand als specialist aanwezig? Dan wegen de woorden van die persoon over dat specialisme extra zwaar.
Kies een logische opbouw
Handig, die vergaderstukken, maar de notulen moeten ook zonder te volgen zijn. Ook als sprekers direct overgaan op een discussie of besluitvorming. Kies daarom een logische opbouw per agendapunt: eerst een inleiding (zo nodig met behulp van vergaderstukken), dan de toelichting of de discussie die in de vergadering is besproken en tot slot een conclusie. Mis je iets? Zoek het dan na. Zo heeft ieder onderwerp een kop en een staart.
Zet spreektaal om in schrijftaal
Spreektaal is anders dan schrijftaal. Neem een zin als: ‘Die e-mail van gisteren moet nog worden beantwoord.’ Wie moet dat doen? En om welke e-mail gaat het precies? Aan tafel is misschien duidelijk waar het over gaat, maar in de notulen zeker niet meer. Schrijf daarom actief en vul informatie aan voor een volledig verslag: ‘De beleggingscommissie bespreekt het antwoord op de e-mail van het bestuur van 1 mei 2024 over het jaarwerk 2023.’ Dat begrijpt de lezer tenminste!
Ook handig: let op signaalwoorden van de sprekers. Woorden als ‘ten eerste’, ‘ten slotte’ en ‘kortom’ geven vaak aan dat er iets komt dat je zeker moet noteren.
Gebruik je kennis van het onderwerp
Hoe meer kennis je van een onderwerp hebt, hoe beter je informatie uit de vergadering kunt aanvullen. De notulisten van Emma Handson notuleren bijvoorbeeld veel voor pensioenfondsen. Ze begrijpen daardoor wat een fondsbestuur bedoelt met een ‘artikel 8-fonds’ en dat dat over de Sustainable Financial Disclosure Regulation (SFDR) gaat. En ze weten wat een sleutelfunctiehouder Risicobeheer is en wie die rol vervult, zodat opmerkingen van die persoon juist worden gewogen. Zo worden de notulen duidelijker en volledig.
Durf te vragen
Soms weet je niet direct wat een spreker bedoelt met een bepaalde afkorting of wat de datum is van ‘de volgende vergadering’. Vraag in zo’n geval gerust om verduidelijking in of na de vergadering. Of duik achteraf in de stukken en probeer de informatie te achterhalen. Weet je het echt niet? Maak dan in de notulen een opmerking voor de opdrachtgever. Dat is geen bewijs van onkunde, maar juist een signaal dat je je best doet voor volledige notulen.
Beter te veel dan te weinig
Twijfel je of je iets moet opnemen? Wacht dan even met verwijderen of check onze tips hoe je beknopte notulen maakt. Bedenk wel: iets wat jij niet vermeldt, haalt waarschijnlijk de notulen niet meer. Maar iets wat je te uitgebreid hebt beschreven, kun je bij een tweede check altijd nog inkorten of weglaten.
Laat je tekst nakijken
Nóg beter is het jouw notulen te laten nakijken door een tweede lezer. Een goede tekstcorrector merkt het als je te kort door de bocht bent geweest en vraagt om verduidelijking bij bijvoorbeeld verwijswoorden. Daarnaast let de corrector op een goede zinsopbouw en op leesbaarheid. Zo worden je notulen steeds beter.
Volledige notulen bij Emma Handson
De notulisten bij Emma Handson krijgen een uitgebreid inwerktraject en continue feedback. En alle notulisten laten hun werk nakijken door onze tekstcorrectoren. Ze hoeven hun werk dus niet alleen te doen en leveren op die manier beknopte notulen die toch volledig zijn.
Wil jij ook beter leren notuleren en onderdeel worden van ons team? Als groeiend bedrijf, waarbij steeds meer opdrachtgevers de kwaliteit van onze notulen ontdekken, is Emma Handson continu op zoek naar nieuwe notulisten.
Wil jij beknopte én volledige notulen van jouw vergaderingen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag!