Beknopte notulen? Zo doe je dat!
23 juli
In goede notulen staat alle informatie die nodig is, maar ook niet meer dan dat. Hoe houd je notulen beknopt? En wat houdt dat dan in? Wij vertellen je meer zodat jij je doel bereikt: beknopte notulen voor tevreden klanten.
Wat zijn beknopte notulen?
We beginnen met het lastigste: wat de een beknopt vindt, vindt de ander veel te lang. Het is maar net wat voor notulen een klant wil. De een wil alle argumenten per persoon terugzien, de ander wil alleen de besluiten en acties teruglezen. Daarom is je eerste taak als notulist samen met je klant een keuze te maken uit de verschillende soorten notulen. Maar zelfs als de klant uitgebreid samenvattende notulen wil, hoort er geen overbodige informatie in. Ook dan kun je dus gebruikmaken van onze tips voor beknopte notulen.
Waarom beknopte notulen?
Weinig mensen hebben zin in een epistel in spreektaal van twintig pagina’s voor een vergadering van een uur. Dan kun je net zo goed spraakherkenningssoftware laten meelopen. Nee, jij wordt als notulist juist ingeschakeld om een goed leesbare samenvatting van de vergadering te maken. Ook – of juist – als die vergadering minder gestructureerd verloopt. Beknopte notulen dus, waar wel alle informatie in staat die nodig is. Daarmee bewijs jij als notulist je meerwaarde.
Houd je focus op het doel
Bij Emma Handson maken we veel notulen voor besturen en commissies, onder meer voor pensioenfondsen. In deze vergaderingen worden belangrijke besluiten genomen die impact hebben op veel mensen en worden beoordeeld door de toezichthouder. Daarom moet in de notulen duidelijk zijn met welke argumenten die besluiten en adviezen tot stand zijn gekomen. Als je de focus houdt op die uitkomst, is het gemakkelijker hoofd- en bijzaken te scheiden en tot de kern te komen.
Gebruik de vergaderstukken
Vergaderstukken, zoals de agenda en voorleggers, helpen je keuzes te maken over wat wel of niet op te nemen in de notulen. Die stukken geven immers vaak een indicatie of iets is geagendeerd ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming. Een onderwerp dat ter informatie is geagendeerd, heeft meestal niet veel tekst nodig. En soms gaan discussies helemaal niet over het agendapunt. Dan kan één zin al voldoende zijn. Of je laat de discussie helemaal weg.
Vermijd emoties en beeldend taalgebruik
Notulen zijn bedoeld als naslagwerk en om verantwoording af te leggen. Hoe leuk schrijven ook is, je bent geen roman aan het schrijven. Spreekwoorden, bijvoeglijke naamwoorden, beeldspraak en emoties horen dan ook niet in notulen thuis. Houd je bij de feiten en notuleer neutraal. Dat maakt de notulen beknopter en duidelijker.
Gebruik je eigen woorden
Notulen zijn ook geen interview. Deelnemers aan de vergadering willen de discussie herkennen, maar je hoeft ze niet letterlijk te citeren. Als je begrijpt waarover in de vergadering wordt gesproken, kun je discussies in je eigen woorden samenvatten. Dat scheelt veel (vage) bewoordingen!
Formuleer actief en strak
De manier waarop je iets zegt, doet veel voor een goede leesbaarheid van de notulen. Zorg voor een goede zinsopbouw, zodat de lezer zo min mogelijk moeite hoeft te doen om jouw tekst te lezen. Misschien is het juist de stijl waardoor notulen te uitgebreid aanvoelen? Weeg ieder woord af en kijk of je het kan weglaten.
Durf te schrappen
Schrijf niet meer op dan noodzakelijk. Punt.
Zonder gekheid: soms werkt de kettingzaag nu eenmaal beter dan de kaasschaaf, dus durf zaken gewoon weg te laten als ze voor de discussie niet belangrijk zijn. Zolang jij het doel van de klant voor ogen hebt, mag je op je eigen oordeel vertrouwen. Zo schrijf je beknopte notulen waar de klant blij van wordt.
Wil je meer leren over het maken van notulen en wil je werken in een topteam? De notulisten van Emma Handson krijgen een interne opleiding en continu feedback van collega’s, waardoor alle notulen voldoen aan de wensen van de klant en het hoge niveau hebben dat wij nastreven. Misschien is dat ook iets voor jou? Bekijk onze vacatures.