Checklist vergaderen

6 november

Haperende techniek, deelnemers die zich niet hebben kunnen voorbereiden of een uur uitloop. Voorkom dit soort frustraties met de checklist vergaderen voor organisator, voorzitter én deelnemer. Met deze checklist houd je overal rekening mee en zorg je voor een efficiënte vergadering. Zo geeft vergaderen voldoening!

De rollen in een vergadering

Vergaderen is sowieso niet zomaar een vergaderzaal binnenstappen met een notitieblok of laptop onder je arm en zien wat er gaat gebeuren. Of je nu organisator, voorzitter of ‘alleen maar’ deelnemer bent, iedereen heeft een eigen rol om de vergadering goed te laten verlopen. Kies de checklist die bij jou past en pak jouw rol:

• De organisator: faciliteert de vergadering
• De voorzitter: leidt de vergadering in goede banen
• De deelnemer: iedereen die in de vergadering aanwezig is
  
  

Checklist vergaderen voor de organisator

De organisator is degene die de vergadering faciliteert. Dit kan de initiatiefnemer zijn, maar ook een assistent of een bestuursbureau. De organisator is zelf niet altijd deelnemer, maar heeft wel een belangrijke rol in het efficiënt laten verlopen van een vergadering. Een goede voorbereiding is immers het halve werk. Wat moet de organisator regelen?

• Plan een datum en bepaal de locatie
  Bedenk wie bij de vergadering aanwezig moeten zijn, zorg dat deelnemers een uitnodiging krijgen en bepaal de locatie. Bedenk dat de locatie niet per se een vergaderzaal hoeft te zijn. Een online of hybride vergadering is gemakkelijker te plannen en scheelt veel (reis)tijd.
  
  

• Regel een notulist
  Als een professioneel notulist het verslag van de vergadering maakt, kunnen de deelnemers zich richten op hun eigen taken. Verslaglegging zorgt er ook voor dat discussies niet hoeven worden herhaald. Een notulist kan ter plekke aansluiten, online deelnemen of de vergadering uitwerken aan de hand van een opname. Bespreek met een nieuwe notulist:
  
  
  • Wat voor soort notulen je verwacht
  • Of je een aparte actielijst en/of besluitenlijst wilt
  • Welke andere wensen er zijn
    
  
  
• Maak een duidelijke agenda
  Een goede agenda bevat niet alleen de onderwerpen, maar geeft ook informatie over:
• Met welk doel een onderwerp is geagendeerd: ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming
  • Een inschatting van de benodigde tijd per agendapunt

Neem alleen agendapunten op waarvan de vergaderstukken beschikbaar zijn. Is een rapportage nog niet af of ligt die bij een andere commissie? Dan kan het bestuur deze niet vaststellen.


• Verzamel alle vergaderstukken

Denk hierbij aan:

– De agenda
– De notulen van de vorige vergadering
– Rapportages
– Idealiter een voorlegger per agendapunt, met daarin de achtergrond van het onderwerp en wat van de deelnemers wordt verwacht.


• Verstuur de agenda en de vergaderstukken compleet en op tijd
  De deelnemers hebben tijd nodig om de vergadering voor te bereiden, dus verstuur de stukken uiterlijk een week voor de vergadering. Zorg dat de vergaderset compleet is, zodat deelnemers efficiënt één moment kunnen plannen voor de voorbereiding. Vergeet de Teamslink niet bij een online of hybride vergadering.
  
  
• Zorg voor de vergadering dat de techniek werkt
  Hoe vaak zitten deelnemers niet nodeloos te wachten omdat de techniek niet werkt? Zorg daarom vóór de vergadering voor een goede opstelling van alle apparatuur.
• Zet presentaties op een centrale schijf zodat die direct kunnen worden getoond.
  • Check of online deelnemers de vergadering goed kunnen volgen.
  • Plaats eventuele opnameapparatuur op een centrale plek, zonder veel ruis, zodat de opname van goede kwaliteit is.
    
    

Checklist vergaderen voor de voorzitter

De voorzitter is degene die de vergadering in goede banen leidt. Wat moet je als voorzitter doen om je rol goed in te vullen?

• Begin met een korte voorstelronde
  Dankzij zo’n voorstelronde weet iedereen wie in de vergadering aanwezig is en worden eventuele online deelnemers niet over het hoofd gezien. Het helpt ook voor de notulist om de namen bij gezichten en stemmen te plaatsen.
  
  
• Houd de tijd in de gaten

Op tijd beginnen, op tijd pauzeren en op tijd eindigen. Het lijkt zo gemakkelijk, maar het gaat o zo vaak fout en dat heeft gevolgen voor ieders agenda. Bij lange vergaderingen is het niet gek iedere 1,5 à 2 uur een korte pauze te houden om iedereen fris te houden. En natuurlijk kan een vergadering uitlopen, maar laat het een bewuste keuze zijn en niet iets wat per ongeluk gebeurt. Kondig uitloop aan en vraag de deelnemers of dit ook kan.

• Volg de agenda

Een goede agenda is alleen handig als iedereen zich daaraan houdt. Is een onderwerp ter informatie en ontstaat een discussie? Dan is het aan de voorzitter te opperen dit onderwerp een volgende keer terug te laten komen.

• Leid agendapunten in
  Met een korte inleiding per agendapunt weet iedereen weer wat het doel van dit agendapunt is. De voorzitter kan dit zelf doen of een inhoudsverantwoordelijke het woord geven.
  
  
• Vat samen
  Een goede voorzitter geeft aan het einde van een agendapunt een samenvatting van wat is besproken, welke actiepunten zijn benoemd en welk besluit is genomen.
  
  
• Geef ruimte voor vragen
  De rondvraag is een vast vergaderpunt, maar als je kort vraagt of ‘iemand’ nog iets voor de rondvraag heeft, stapt niet iedereen zomaar naar voren. Het is beter alle vergaderdeelnemers apart aan te spreken. Neem ook de notulist mee in de rondvraag, daar worden de notulen alleen maar beter van.
  
  
• Zorg voor een goede vergadersfeer
  Misschien wel de allerbelangrijkste taak van de voorzitter: zorg ervoor dat alle deelnemers het gevoel hebben dat ze de ruimte krijgen hun standpunten in te brengen. Houd de non-verbale communicatie van de deelnemers hiervoor in de gaten. Een goede sfeer komt de vergadering absoluut ten goede.
  
  

Checklist vergaderen voor de deelnemers

Ja, ook als je ‘gewoon’ deelnemer bent bij de vergadering ben je er niet alleen maar om te luisteren. Actieve deelnemers zorgen voor een effectieve vergadering. Wat moet je doen?

• Maak een goede planning
  Zorg dat je de tijd die je nodig hebt, plant in je agenda. Denk hierbij ook aan voorbereidingstijd en eventuele reistijd. Bekijk voor uitgebreid advies de checklist voor agendabeheer.
  
  
• Check de uitnodiging

Heb je alle informatie ontvangen die je nodig hebt? Zo niet, ga er op tijd achteraan.

• Tijd en locatie of link naar Teamsvergadering
  • Vergaderstukken en agenda
  • Lastminutewijzigingen
    
    
• Neem de vergaderstukken door

Welke informatie is al bekend over een onderwerp en wat is het doel van een agendapunt? Zoek informatie op als je bijvoorbeeld een onbekende afkorting tegenkomt. Als iedereen met hetzelfde kennisniveau aan de vergadering begint, vergader je veel efficiënter.

• Wees op tijd

Als je te laat bent, verspil je de tijd van iedereen die op je zit te wachten óf je mist belangrijke informatie. Houd dus rekening met files en haperende techniek en zorg dat je er bent.

• Spreek duidelijk

Houd rekening met eventuele online deelnemers of een opname die wordt gemaakt ten behoeve van de notulen. Als alle deelnemers duidelijk spreken, blijft iedereen enthousiast en aangehaakt bij de vergadering. Da’s nog eens fijn!



Efficiënter vergaderen met deze checklist

Met deze checklist vergaderen verlopen vergaderingen voortaan veel efficiënter. Zo verdient de voorbereidingstijd zich vanzelf terug. Kun je wat extra hulp gebruiken? Kies voor een PA, een professioneel notulist of een training Slimmer werken. Neem contact met ons op voor meer informatie.