Hybride vergaderen? Ja, dat kan!

21 oktober

Vergaderen kan op veel manieren. Waar we eerst dachten dat je hiervoor allemaal in één ruimte moest zijn, hebben we tijdens de coronatijd ontdekt dat online vergaderen ook prima kan werken. Inmiddels zijn we een fase verder en werken we weer deels op kantoor. Het resultaat: een hybride vergadering. Werkt dat?

Online of hybride vergaderen?

Ook als een deel van de mensen op kantoor werkt, kun je natuurlijk doorgaan met online vergaderen achter de eigen laptop. Dat heeft verschillende voordelen. Zo is iedereen gelijkwaardig en heeft iedereen dezelfde verbale en non-verbale communicatie met elkaar. Groot nadeel is dat iedereen weer achter een klein scherm plaats moet nemen. Het is handiger als degenen die op kantoor zitten, wel bij elkaar zijn, zodat zij dat voordeel ervaren. Daarvoor was je immers naar kantoor gekomen. Maar hoe richt je zo’n hybride vergadering goed in, zodat iedereen gelijkwaardig is en elkaar goed verstaat?

Hybride vergaderen: de basis

Wat mensen vaak doen, is een laptop in het midden van de ruimte zetten, waarop de mensen die digitaal aansluiten te zien en te horen zijn. Zij sluiten dan, net als bij een geheel online vergadering, aan via vergaderapps als Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Zeker als de online deelnemers in de minderheid zijn, bestaat echter de kans dat zij niet volwaardig kunnen deelnemen aan de vergadering. De deelnemers die aanwezig zijn op de fysieke locatie zullen automatisch meer aandacht aan elkaar besteden en het woord tot elkaar richten, dan dat ze de online deelnemers in de gaten houden. En voor de online deelnemers is het lastig ertussen te komen als de verbinding vertraging oplevert en het geluid van de laptop zelfs op zijn hardst eigenlijk nog te zacht is. En dan is de inmiddels beruchte mute-knop nog buiten beschouwing gelaten!

Techniek: beeld en geluid

Hoe groter de groep en hoe meer de groep gesplitst is tussen fysieke en online aanwezigheid, hoe groter de uitdaging wordt. Zo’n vergadering werkt alleen als er geen hinder is van techniek. Het geluid en beeld moeten van voldoende kwaliteit zijn. Je moet elkaar goed kunnen horen en zien om een vruchtbare discussie te kunnen voeren. Hiervoor komen dan ook steeds meer oplossingen op de markt.

Ontwikkelaars zijn bijvoorbeeld al bezig met projecties van online deelnemers, zodat het net lijkt of zij er fysiek bij zijn. Die techniek is nog splinternieuw en voor de meeste mensen niet te betalen, maar er zit veel tussen een laptop en een hologram. Een soundbar met een goede camera is bijvoorbeeld een goede oplossing. Er zijn verschillende aanbieders van audiovisuele apparatuur die betaalbare oplossingen bieden voor hybride vergaderen. Wij hebben bijvoorbeeld goede ervaringen met de Meeting Owl Pro van Blended Connect. Dit is een intelligent speaker-, microfoon- en camerasysteem dat midden op tafel wordt geplaatst en meedraait met de sprekers. Als je daarnaast gebruikmaakt van een groot scherm in de vergaderzaal, zijn de online deelnemers meer aanwezig en zijn presentaties goed te zien, ook voor mensen thuis achter de laptop.

Vergaderlocatie

Houd je niet wekelijks een hybride vergadering, dan hoef je niet alle apparatuur zelf aan te schaffen. Het is ook een optie om de apparatuur te huren of zelfs een vergaderruimte waar dit soort faciliteiten aanwezig zijn. Verschillende bedrijven spelen al op de groeiende vraag in, van hotels om de hoek tot vakantieparken midden in de natuur. Ideaal voor bijvoorbeeld een heidag, seminar of algemene ledenvergadering.

Interactie tijdens een hybride vergadering

Als de techniek is geregeld, komt het toch aan op de deelnemers en de voorzitter van een hybride vergadering. Het is vooral belangrijk dat iedereen zich gekend voelt. Een simpele manier hiervoor is om te beginnen met een voorstelronde. Zo weet iedereen wie er bij de vergadering aanwezig is, ook al is niet iedereen continu in beeld. Het is ook goed om af en toe een vragenronde tussendoor te doen. En dan niet door in het algemeen te vragen of iemand nog iets heeft toe te voegen, maar door iedere deelnemer apart aan te spreken. Op die manier heeft iedereen gelijke kansen en is de kans dat online deelnemers afhaken, een stuk kleiner.

Notuleren

Je zult merken: hoe beter de techniek van een vergadering en hoe beter de vergadering wordt geleid, hoe efficiënter de vergadering is. En deze zaken komen ook ten goede aan de notulen van een hybride vergadering, of je de notulen nu zelf maakt, of deze laat maken door een van onze professionele notulisten. De opname zal van een veel betere kwaliteit zijn, zodat de notulist zaken kan terugluisteren indien nodig en wenselijk. Zo ben je, ook bij een hybride vergadering, verzekerd van goede notulen waarmee je de volgende vergadering weer verder kan. Wil je weten hoe je een online, hybride of fysieke vergadering het beste kan inrichten? Onze notulisten en PA’s denken graag met je mee. Neem contact op dit kan door te bellen naar (073) 747 00 54, te mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!