Soorten notulen: de juiste notulen voor jouw vergadering

16 februari

Dat notulen belangrijk zijn, daarover bestaat geen twijfel. Maar toch bestaan er grote verschillen tussen de ene set notulen en de andere. Het maakt nogal wat uit of je notulen maakt voor een informeel intern overleg of voor een bestuursvergadering van een pensioenfonds, waarbij ook andere gremia en organisaties steunen op de notulen. Welke soorten notulen zijn er? En welke heb jij nodig?

Het doel bepaalt de soort

Allereerst is het van belang om te bedenken waarom de notulen worden gemaakt. Is dit om achteraf letterlijk te kunnen lezen wat iedereen heeft gezegd? Of wil je alleen weten welke acties en besluiten uit de vergadering naar voren zijn gekomen? Je kunt je voorstellen dat deze doelen twee totaal verschillende notulen opleveren. Zorg dus dat het doel van de notulen altijd helder is. Doelen kunnen zijn:

• Vastleggen wie wat heeft gezegd. Dit is vooral van toepassing in discussies en conflicten. Denk bijvoorbeeld aan hoorzittingen en rechtbankverslagen.
• Informeren van afwezigen. Iemand die niet bij de vergadering aanwezig was, is zo voor de volgende vergadering helemaal op de hoogte van de stand van zaken.
• Verantwoording naar interne en externe partijen. Denk aan een bestuur van een pensioenfonds dat zijn besluitvormingsproces intern inzichtelijk moet maken voor de raad van toezicht en aan de hand van de notulen externe controles krijgt door een accountant.
• Acties monitoren. Wie is verantwoordelijk voor welke actie, wanneer is de deadline en wat is de status?
• Besluiten vastleggen. Wat is er besloten? En indien nodig: welke argumenten zijn daarvoor besproken?

Het soort vergaderingen bepaalt dus ook de soort notulen voor die vergadering. Wij onderscheiden diverse soorten notulen.

Letterlijke en woordelijke notulen

De meest uitgebreide vorm van notulen zijn de letterlijke en woordelijke notulen. Het betreft dan eigenlijk meer een transcriptie. Bij zo’n verslag wordt letterlijk of woordelijk opgeschreven wat er is gezegd. Het verschil tussen letterlijke en woordelijke notulen zit in de leesbaarheid. Een letterlijk verslag geeft alle citaten weer, inclusief versprekingen en aarzelingen als eh’s en oh’s. Bij een woordelijk verslag zorgt de notulist of transcriptionist voor grammaticaal correcte zinnen zonder de woordkeuze van de spreker aan te passen.

Het voordeel van letterlijke en woordelijke notulen is dat je precies weet wie wat heeft gezegd en daarover eigenlijk geen discussie meer mogelijk is. Wel wordt een verslag hierdoor erg lang. Een uur vergaderen kan zo 6 tot 8 pagina’s tekst opleveren. Vraag je dus altijd af of het echt van belang is wie precies wat heeft gezegd. Dit soort notulen wordt vooral gebruikt voor hoorzittingen, gespreksverslagen en rechtbankverslagen.

Samenvattende notulen

De meest gekozen vorm voor notulen zijn samenvattende notulen. Bij Emma Handson maken we die bijvoorbeeld voor de bestuurlijke gremia van pensioenfondsen. De notulist heeft in het maken van samenvattende notulen een belangrijke rol. Het is de taak van de notulist de essentie te filteren uit dat wat is besproken. Een agenda en een duidelijke voorlegger kunnen helpen bij het maken van goede notulen. Dan is voor de vergadering al duidelijk welke onderwerpen aan de orde komen en is tijdens de vergadering dus ook duidelijker wat eventuele zijpaden zijn. Een goede notulist heeft verstand van zaken en weet wat in de notulen moet worden vastgelegd – en wat niet.

Het voordeel van samenvattende notulen is dat de notulen niet langer worden dan noodzakelijk. De notulen kunnen worden beperkt tot 2 of 3 pagina’s per uur vergaderen. Alle belangrijke informatie staat erin, maar er zijn geen onnodige afleidingen. Er is nog wel een onderscheid te maken tussen uitgebreid samenvattend en beknopt samenvattend notuleren. Bedenk je dus goed hoe uitgebreid je discussies in de notulen wilt terugzien. Tip: evalueer na de eerste vergadering de notulen. Zo kun je je wensen bijstellen of verduidelijken, zodat de notulen voldoen aan het doel dat je voor ogen had.

Notulen in de vorm van een actie- en besluitenlijst

Een actie- en besluitenlijst is vaak onderdeel van samenvattende notulen, maar kan ook als aparte notulenvorm worden ingezet. De notulen worden dan opgemaakt in tabelvorm, zodat de informatie goed scanbaar is. Deze vorm van notulen is handig als je vooral een praktisch doel hebt met notulen en het minder van belang is hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Je kunt direct het onderwerp waarbij jij bent betrokken, opzoeken in de tabel en bekijken of uit de bespreking hiervan belangrijke acties of besluiten naar voren zijn gekomen.

De notulen in de vorm van een actie- en besluitenlijst zijn nog korter dan samenvattende notulen en gemakkelijk scanbaar. Een tussenvorm zijn notulen in een tabel, waarbij wel wordt ingegaan op de argumenten achter het besluit of de actie. Deze worden dan bijvoorbeeld in een opsomming benoemd. Zo heb je het voordeel van scanbaarheid, maar ook meer achtergrondinformatie over de discussies die zijn gehouden.

Notulen op naam

Als de soort notulen is bepaald, is het nog de vraag of moet worden genotuleerd op naam of juist niet: moet de inbreng van specifieke personen uit de notulen naar voren komen? Vaak is het wel van belang wie welke inbreng heeft gehad in een discussie. Iedereen spreekt immers vanuit een andere rol of met andere kennis over een onderwerp. Bijzondere rollen kunnen worden benoemd in het colofon, zoals de voorzitter, een sleutelfunctiehouder bij pensioenfondsen of een juridisch adviseur. Vaak wordt de voorzitter zelfs in de hele notulen als voorzitter aangeduid.

Notuleren op gremium

Namen zijn niet altijd van belang. Sommige gremia vinden het juist belangrijk om ‘uit één mond’ te spreken. Bij cao-onderhandelingen geldt bijvoorbeeld dat de partijen de vergadering onderbreken om onderling te overleggen om vervolgens met een gezamenlijk standpunt terug te komen. Dan maakt het niet uit wie dat standpunt uitspreekt, maar zijn het ‘de werkgever(s)’ of ‘de vakbonden’ die spreken. In andere gevallen moet wel blijken dat verschillende standpunten en vragen naar voren zijn gebracht, maar niet per se door welke persoon. Hier geldt de – op andere punten juist vaak te vermijden – lijdende vorm als uitkomst: “Gevraagd wordt of…”

Tussenvormen

Letterlijke, woordelijke, (uitgebreid of beknopt) samenvattende notulen en actie- en besluitenlijsten zijn de belangrijkste soorten notulen. Maar natuurlijk geldt: zoveel mensen, zoveel wensen. Er zijn vele tussenvormen te bedenken. Dat is helemaal afhankelijk van de verschillende eisen en wensen. Huur je een professionele notulist in, dan kan die met jou meedenken over welke soort notulen voor jouw vergadering het meest geschikt is.

Wat zijn jouw wensen voor notulen? Bij Emma Handson hebben we een team van professionele notulisten die ervaring hebben met allerlei verschillende soorten notulen. Wij kijken graag met je mee. Neem contact met ons op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.