Checklist voor agendabeheer

24 januari

Druk, druk, druk! Jouw agenda is altijd goedgevuld. Maar is je agenda ook goed ingevuld? Goed agendabeheer zorgt er namelijk voor dat je het overzicht houdt over je dag. Misschien heb je het dan nog wel druk, maar het voelt minder druk. Dat wil jij toch ook? Met onze checklist voor goed agendabeheer heb jij altijd inzicht in je dag en kun je direct beginnen met je eerste taak.

Het belang van goed agendabeheer

Een goede agenda geeft inzicht in je tijd en je prioriteiten voor jezelf én voor anderen. Jouw agenda toont je alles wat je moet weten en geeft je overzicht over je dag en week. Hierdoor hoef je elke dag maar weinig energie te besteden aan de vraag: wat moet ik nu doen? Dat scheelt veel!

Checklist afspraken met anderen

Laten we beginnen met de basis: alle afspraken die je hebt met anderen, zet je in je agenda. Dit zijn immers afspraken met een vast tijdstip. Maar met het accepteren of versturen van een uitnodiging ben je er nog niet. Houd rekening met:

• Locatie

Het scheelt nogal of je een vergadering hebt via Teams of op 50 kilometer afstand in de spits. Pas dus de begin- en eindtijd aan het tijdstip van vertrek en verwachte terugkomst aan, of plan voor en na de afspraak reistijd apart in. Zo weet je of je ervoor of erna nog tijd hebt voor iets anders.

• Tijdstip
  Houd bij het plannen van een afspraak zo mogelijk rekening met het moment op de dag dat jou het beste past: buiten de spits, net na de lunch of juist niet. Jij weet wanneer jij je het beste kunt concentreren op een bepaalde afspraak.
• Onderwerp

Kies in je agenda een duidelijk onderwerp, zodat je direct ziet wat voor afspraak je hebt. Als je bijvoorbeeld als manager naar al je teamleden een afspraak met als onderwerp ‘Evaluatiegesprek’ stuurt, moet je de afspraak openen om te zien met wie die afspraak is. Zet de naam erbij en het is direct duidelijk.

• Omschrijving

Zet in de omschrijving alle gegevens die je nodig hebt voor de afspraak: contactgegevens, (links naar) documenten en bijzonderheden. Zo heb je alle gegevens bij de hand.

Checklist afspraken met jezelf

Afspraken met een ander komen altijd in de agenda. Maar afspraken met jezelf zijn minstens zo belangrijk. Als jij namelijk je eigen tijd niet plant, word je onderdeel van de plannen van anderen. En die waan van de dag proberen we nu juist te vermijden! Zaken die je in je agenda zet voor meer overzicht:

• Werktijden en pauzetijden
  Begin je altijd om 8.00 uur of om 9.00 uur? En kan iemand verwachten dat je op vrijdagmiddag om 17.00 uur je e-mail nog leest? Als je de tijd dat je afwezig bent in je agenda zet, krijg je geen agendaverzoeken in die periode. Weer een mailwisseling minder! En ja: ook tijd voor pauze moet je plannen. Anders schiet die er zo bij in, terwijl je pauze nodig hebt om daarna weer fris aan de slag te gaan.
• Voorbereidingstijd

Een afspraak kost bijna altijd meer tijd dan alleen de tijd die je met elkaar spreekt. Afspraken met anderen verlopen efficiënter als jij de tijd hebt om die afspraken goed voor te bereiden. Plan die tijd dus in je agenda. Afhankelijk van de hoeveelheid en inhoud plan je deze tijd vlak voor de vergadering of al eerder.

• Uitwerktijd

Een afspraak resulteert vaak in nieuwe taken. Je weet het wel, maar het zijn toch zaken die bovenop je to-dolijst komen – tenzij je er van tevoren al ruimte voor reserveert in je agenda. Laat maar komen, die taken!

• Grote taken
  Taken die langer dan 15 minuten in beslag nemen, verdienen een plek in je agenda. Die doe je immers niet zomaar even tussendoor. Plan de tijd en reken – zeker als je nog niet gewend bent te plannen – de tijd x 1,5. Dat lijkt ruim, maar hoe vaak heb jij al stress gehad omdat je te optimistisch had gepland? Precies!
• E-mailverwerkingstijd
  Lees jij iedere keer je e-mail als je een nieuw bericht ziet binnenkomen? Dan moet je vaak schakelen. Zelfs als je de e-mail alleen ziet binnenkomen en niet leest, ben je toch even afgeleid. Zie e-mail als een van de werkstromen op een dag; plan tijd in je agenda om je e-mail bij te werken, bijvoorbeeld 2 x 30 minuten per dag. Dan krijg je de taak waarmee je bezig was, een stuk sneller af.
• Tijd zonder afspraken

Houd per dag 1,5 à 2 uur in je agenda over voor onvoorziene zaken.

Checklist agendabeheer voor iemand anders

Beheer je niet alleen je eigen agenda, maar ook die van anderen? Dan gelden dezelfde tips en tricks als hierboven. Wat wel belangrijk is om te onthouden: iedereen werkt anders en iedereen heeft een eigen voorkeur om een agenda te gebruiken en in te richten. Gebruik dus niet zomaar je eigen systeem, maar overleg met de eigenaar wat zijn of haar wensen zijn.

Natuurlijk kun je wel advies geven aan de hand van je eigen ervaring, maar de wensen van de agenda-eigenaar zijn doorslaggevend. Alleen als je de agenda bijhoudt op een manier die bij diegene past, zal hij of zij de agenda echt gebruiken en waarderen.

Als het anders loopt

Je kunt ervan uitgaan dat je productief bent als je je agenda uitvoert zoals gepland. Loopt het toch anders? Dat is niet erg! Dit is precies waarom je die 1,5 à 2 uur per dag zonder afspraken nodig hebt.  Je kunt nog zo goed plannen, maar er zijn altijd onvoorziene zaken. Die collega aan je bureau, dat spoedje dat binnenkomt… Als jij daarvoor ruimte overhoudt, gaat dat niet ten koste van de grote taken die je had gepland. En is er een keer geen spoedklus of uitloop van andere taken? Dan kun je eens op tijd afsluiten of andere taken eerder oppakken. Dat geeft pas rust in je hoofd!

En vergeet niet: je agenda is niet in beton gegoten. Je kunt je agenda altijd aanpassen door werk of vergaderingen te herplannen. Zo ervaar je altijd grip op je werk.

Van basis naar persoonlijke tips

Zoals we zeiden: iedereen werkt anders. Kom je er zelf niet uit en heb je het idee dat je overzicht en structuur in je werk mist? Bij de workshop Slimmer werken kijkt iemand met jou mee en geeft jou persoonlijke tips waarmee je direct aan de slag kan. Lees meer over de workshop Slimmer werken of neem direct contact op via adviseert@emmahandson.nl of (073) 747 00 54 en vraag naar Marlon van Dijk.