Checklist notuleren

4 april

Notuleren is veel meer dan alleen maar meeschrijven met wat in een vergadering wordt gezegd. Als je goed wilt notuleren, moet je met veel zaken rekening houden. Met onze checklist notuleren vergeet jij nooit meer iets! Weg met de stress! Vink alles af en vind de rust om goede notulen te maken.

De fasen bij het notuleren

De vergadering zelf is maar één onderdeel van het notuleren. Daarom hebben we deze checklist verdeeld over de verschillende fasen van het notuleren:

• Voorbereiding
• Vergadering
• Uitwerking
  
  

Checklist notuleren: de voorbereiding

Het spreekwoord zegt niet voor niets: een goed begin is het halve werk. Waar moet je allemaal aan denken in de voorbereiding van een vergadering?

Check de uitnodiging
Heb je alle informatie ontvangen die je nodig hebt?
– Tijd en locatie of link naar Teamsvergadering
– Vergaderstukken en agenda
– Contactpersoon

Maak een goede planning
Zorg dat je de tijd die je nodig hebt, plant in je agenda. Bekijk voor uitgebreid advies de checklist voor agendabeheer.

Controleer de wensen van de klant
Alle notulen zijn anders en iedere klant is anders. Bij Emma Handson hebben we daarom voor iedere klant een eigen richtlijnendocument, waarin alle wensen zijn verzameld.

Welke soort notulen verwacht je klant?
– Zijn er andere specifieke wensen?
– Wil de klant een aparte actielijst en/of besluitenlijst?

Bekijk de vergaderagenda
Is een onderwerp ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming? Het doel helpt je bij het bepalen van het ‘gewicht’ dat een onderwerp in de notulen moet krijgen.

Neem de vergaderstukken door
Weet wat er in de vergaderstukken te vinden is. Met name in de voorleggers vind je veel informatie die je kan helpen om vragen en opmerkingen in de vergadering beter te plaatsen.

Vul de basis in
Bij Emma Handson gebruiken we voorbeeldnotulen. Zo’n sjabloon helpt bij een consistente opmaak van de notulen. Handig! Alle informatie die je al hebt, kun je hierin vast invullen.

– De datum, tijd en locatie
– De genodigden
– De agendakopjes

Sla het document op onder de juiste naam en zorg dat het zo nodig offline beschikbaar is.

Checklist notuleren: de vergadering

Yes, je bent helemaal voorbereid en klaar voor de vergadering. Waar moet je dan nog op letten?

Wijzigingen op het laatste moment
Is er niets veranderd? Toch vervelend als je te laat inlogt, omdat de vergadering is vervroegd of als je onverrichter zake naar een verkeerde locatie afreist. Check ook zo nodig de drukte op de weg.

Zorg voor representatieve kleding
Beter overdressed dan underdressed. Zorg dat je er professioneel uitziet.

Controleer je spullen
Heb je alles bij je wat je nodig hebt?

– Laptop en eventueel tablet met vergaderstukken en voorbereide documenten
– Oplaadkabels en eventueel een verlengsnoer
– Opnameapparaat
– Pen en papier

Wees op tijd
Als je op tijd bent, kun je je op je gemak voorbereiden:

– Achtergrond instellen bij een Teamsvergadering
– Goede zitplaats kiezen bij een vergadering op locatie
– Plattegrond maken van de aanwezigen

Zet je opnameapparaat aan
Neem niet de hele vergadering in één keer op, maar splits je opname in delen. Leuk weetje: het in stukken delen van de opname geeft het gevoel dat het uitwerken sneller gaat.

Luister en typ mee
Sla je werk tussendoor regelmatig op.

Checklist notuleren: de uitwerking

Als professionele notulist weet je natuurlijk dat alleen tijdens de vergadering meetypen niet voldoende is voor goede notulen. Op een rustige werkplek en op een tijdstip dat jij voldoende concentratie hebt, kun je aan de slag:

Controleer je spullen
Heb je alles?
– Je aantekeningen
– De vergaderstukken
– De klantrichtlijnen
– De opname
– Eventueel een kop thee, koffie of iets anders

Vergeet niet af en toe een korte pauze te nemen.

Concentreer je op de inhoud
Klopt alles wat je hebt opgeschreven en ben je geen acties of besluiten vergeten?

Let op de vorm
Klopt de inhoud? Dan is de vorm aan de beurt.
– Heb je spreektaal omgezet naar schrijftaal?
– Heb je zakelijk en neutraal genotuleerd?
– Kan de tekst beknopter en/of actiever?
– Zijn de notulen logisch opgebouwd en gestructureerd?
– Is de lay-out consistent en volgens de richtlijnen?

Check de details
Kloppen inhoud en vorm? Dan is het tijd om je met de details bezig te houden. Let hierbij op:

– Spelfouten
– Juiste spelling van namen
– Consistent taalgebruik

Helemaal netjes is het als je er met vaste spaties (Ctrl+shift+spatie) en vaste koppeltekens (Ctrl+shift+koppelteken) voor zorgt dat namen, bedragen en datums niet aan het eind van een regel worden afgebroken.

Doe een laatste check of laat die doen
Idealiter laat je je notulen nog even liggen voor je ze verstuurt. Als jij – of iemand anders – fris naar de notulen kan kijken, zie je verbeterpunten die je bij continu doorwerken niet meer ziet. Bij Emma Handson worden notulen standaard nagekeken door tekstcorrectoren.

Verstuur de notulen
Doe dit op een veilige manier. Klaar voor de volgende vergadering!

Als het anders loopt

Als het goed is, vergeet je dankzij deze checklist notuleren nooit meer iets. Toch kunnen zaken anders lopen dan je verwacht. Heb je een belangrijk vergaderstuk niet ontvangen? Of begrijp je iets niet? Geen paniek! Bij Emma Handson kunnen notulisten altijd terecht bij collega’s. En meestal is er ook ruimte om tijdens de vergadering of achteraf vragen te stellen aan je contactpersoon. Jullie hebben immers een gezamenlijk doel: goede notulen!

Notulist bij Emma Handson

Als notulist moet je aan veel zaken denken. De notulisten bij Emma Handson hebben het voordeel dat ze veel ondersteuning hebben: de afdeling support die het contact met de klant verzorgt en zorgt dat de vergaderstukken op tijd binnen zijn, collega’s aan wie je vragen kan stellen en tekstcorrectoren die meelezen op begrijpelijkheid en de puntjes op de i zetten. Is het vak notulist bij Emma Handson misschien ook iets voor jou? Je kunt bij ons als zzp’er of in loondienst aan de slag. Check onze vacatures of neem contact met ons op voor meer informatie.