Hoe moet ik neutraal notuleren?

5 oktober

‘Gevoel en emotie’. Dat is het thema van de Week van het Nederlands 2023. Het lijkt een thema waarmee je niet zoveel kunt als je moet notuleren. Dan is het immers jouw taak om neutraal te schrijven. Maar juist voor neutraal notuleren is het belangrijk alert te zijn op welke woorden emotie in taal oproepen. Want dat zijn echt niet alleen uitroepen en bijvoeglijke naamwoorden. We vertellen je graag meer. 

Nooit emotie in notulen?

Het is niet zo dat er nooit emoties mogen voorkomen in notulen. De keuze voor wel of geen emoties in notulen begint bij het soort notulen dat je moet maken. Bij woordelijk en letterlijk notuleren zijn alle haperingen door bijvoorbeeld zenuwen of angst en alle (kracht)termen zichtbaar. Deze vorm wordt gebruikt voor onder meer hoorzittingen, zodat er geen enkele twijfel is wat iemand heeft gezegd en in welke bewoordingen. De meeste vergaderingen moeten echter worden vastgelegd in (uitgebreid) samenvattende notulen. Dan is het meestal de bedoeling dat je een neutraal verslag van de bijeenkomst maakt.

Waarom neutraal notuleren?

Bij de meeste notulen zijn gevoel en emoties dus van ondergeschikt belang: de notulen zijn een feitelijke vastlegging van wat er is besproken. Dat komt omdat de notulen zijn bedoeld als naslagwerk voor genomen besluiten en acties en ter verantwoording aan anderen. Natuurlijk wordt in een vergadering wel met emotie gesproken. Niet alleen bij hoog oplopende conflicten, maar ook in op het oog zakelijke vergaderingen. Als je moet notuleren, moet je er alert op zijn dat de emoties niet zijn terug te lezen in het verslag.

Voorbeelden

Emoties zijn te lezen in letterlijke woorden als krachttermen bij woede, tranen bij verdriet of superlatieven bij vreugde. Maar ook andere zinsconstructies kunnen emoties verraden. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende zinnen:

• “Jan vindt dat dit echt niet kan” versus “Jan merkt op dat dit geen optie is.”
• “Dat is allang afgesproken!” versus “Dat is reeds eerder overeengekomen.”
• ““… dat ze niet eens een vergoeding geven” wordt “… dat <partij> geen vergoeding geeft.”

Voel je het soms subtiele verschil?

Emoties in kleine woorden

De voorbeelden hierboven geven aan dat in kleine woorden al emotie kan doorschemeren. Terwijl dat nu net niet de bedoeling is. Denk eens aan de volgende woorden: nog, eens, dan, weer. Als je in de notulen zet “dat mevrouw Jansen zucht dat het bestuursbureau weer eens te laat is met het opleveren van het rapport”, klinkt daar frustratie en verwijt in door. Je kunt dan beter benoemen “dat mevrouw Jansen aangeeft dat het bestuursbureau opnieuw een rapport te laat heeft opgeleverd.” Dit doet niets af aan haar opmerking, maar geeft die wel neutraler weer.

Persoonlijke belangen

Emoties komen meer naar voren als er persoonlijke belangen spelen. Denk bijvoorbeeld aan een algemene ledenvergadering of een vergadering van een VvE. De mensen die hier komen, zijn geen ‘beroepsvergaderaars’ en de onderwerpen die worden besproken, raken hen persoonlijk. Dan kunnen de emoties hoog oplopen. Hoe lastig het ook is, ook hier is het jouw taak ervoor te zorgen dat die emoties niet of nauwelijks in het verslag zijn terug te zien. Het kan immers confronterend zijn om in notulen te lezen dat je boos of gefrustreerd was. Misschien wordt het niet herkend – of zelfs ontkend. De spreker kan het gevoel hebben dat zijn emotie verkeerd is geïnterpreteerd. “Meneer Pietersen stormt woedend naar buiten” kun je dus beter vertalen naar “Meneer Pietersen verlaat de vergadering.”

Onderlinge verhoudingen

Ook een emotioneel afscheid van een gewaardeerd bestuurslid hoeft niet in notulen. Op dat moment is het voor alle aanwezigen fijn dat tijd wordt genomen voor een afscheid. Maar een controlerend orgaan of afwezige zit niet te wachten op een uitgebreid verslag daarvan. Een zin als: “De voorzitter bedankt mevrouw De Jong voor haar waardevolle bijdrage” is dan voldoende.

Notulen zijn geen roman

Misschien heb je het idee dat je teksten door het weglaten van emotie wat ‘saai’ worden. Bedenk dan altijd: notulen zijn geen roman. Ze moeten vooral weergeven welke overwegingen aan een besluit vooraf zijn gegaan. Niemand roept, schreeuwt of juicht dus iets in notulen. Mensen merken op, geven aan of lichten toe. Zo bereiken notulen hun doel, net zoals het doel van een roman juist is om emotie op te roepen.

Het nut van een professionele notulist

Hoe meer emoties in een vergadering worden verwacht, hoe belangrijker de rol van de notulist is. Het kan dan verstandig zijn een onafhankelijke notulist in te schakelen. Die staat buiten de discussie en zorgt ervoor dat het verslag recht doet aan de vergadering, zonder dat de emoties zijn terug te lezen.

Vind jij notuleren leuk en uitdagend om te doen? Bij Emma Handson hebben we altijd ruimte voor nieuwe notulisten. Of ben je als bedrijf op zoek naar iemand die jouw vergaderingen neutraal kan notuleren? Ook dan ben je bij ons aan het juiste adres. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.