10 snelle tips: zo bereid je de mailbox voor op vakantiedagen

16 mei

Een vakantie komt altijd sneller dan verwacht. Fijn? Of word jij alleen maar gestrester als er vrije dagen aankomen, omdat daarna zeker weten je mailbox is ontploft? Geen paniek!  Met onze snelle tips voor je mailbox vóór, tijdens en na je vakantie kun jij met een gerust hart weg.

VOOR JE VAKANTIE

1. Check je to-dolijst

Grijpt je to-dolijst je naar de keel? Pak hem bij de lurven en kijk er streng naar. Je bent nu eenmaal geen superheld en kunt niet alles doen voor je vakantie. Wat moet er per se nu nog gebeuren en wat kun je uitstellen? Een handig mantra hierbij is: moet ik dit nu doen? Denk over elk woordje in die zin na. Vergeet vooral het woordje ‘ik’ daarbij niet: zijn er taken die je kunt overdragen aan een ander? Dat kan een collega zijn of een assistent. Voor alle zaken die je overdraagt, geldt dat jij daar in je vakantie niet aan hoeft te denken.

2. Maak goede afspraken met je collega’s

Je hoeft niet alles alleen te doen. Jij gaat op vakantie, maar wellicht heb je collega’s die (een deel van) jouw werk kunnen overnemen. Zorg voor een goede overdracht, zodat ze precies weten wat van hen wordt verwacht. Maak ook afspraken over in welke (spoed)gevallen ze contact met je mogen opnemen. Als jij het niet erg vindt om een snelle vraag via whatsapp te beantwoorden of toch geregeld je e-mail leest, is het handig voor je collega’s dat te weten. Zet de overdracht en afspraken op schrift, zodat ze terug te kijken zijn.

3. Schakel eventueel externe hulp in

Ben je zelfstandig ondernemer of heb je om een andere reden geen collega’s aan wie je werk kan overdragen? Denk dan eens aan een PA of VA voor de duur van je vakantie. Je wilt immers geen potentiële klanten missen doordat je de telefoon niet opneemt of je e-mail pas later leest. Voor een relaxte vakantie kies je onze telefoonservice, met of zonder e-mail- en agendabeheer. En nee, dit hoeft niet duur te zijn: je betaalt alleen voor de werkzaamheden die we ook echt uitvoeren.

4. Schrijf een goed out-of-officebericht

In Outlook kun je een afwezigheidsassistent instellen, die je e-mail automatisch beantwoordt als jij er niet bent. Als je hier een duidelijk bericht van maakt, zorg je ervoor dat degenen die jou tijdens je vakantie een e-mail sturen, weten wat ze kunnen verwachten. Zo ontvang jij geen onnodige herinneringen en kan het werk dat je hebt overgedragen, gewoon doorgaan. Je kunt twee verschillende berichten maken, voor je collega’s (intern) en voor mensen buiten je organisatie (extern). Zet in het bericht:

• in welke periode je afwezig bent;
• bij wie mensen terechtkunnen gedurende jouw afwezigheid. Vermeld een algemeen e-mailadres of telefoonnummer of de gegevens van de collega(‘s) aan wie je je werk hebt overgedragen;
• wanneer mensen antwoord kunnen verwachten.

Extra tip: ook WhatsApp Business kent een afwezigheidsassistent. Handig!

TIJDENS JE VAKANTIE

5. Beslis of je e-mail wilt lezen of niet

Wil jij tijdens je vakantie helemaal offline zijn of niet? Aan jou de keuze! Om helemaal af te schakelen, kun je besluiten je laptop en werktelefoon thuis te laten. Als je alles hebt overgedragen aan collega’s of een (externe) assistent, kan dat prima. Als één iemand jouw privénummer heeft voor noodgevallen, is dat genoeg.

6. Maak afspraken met jezelf en degenen met wie je op vakantie bent

Geeft het jou meer rust om een schuin oog op je werk te houden? Spreek dan met jezelf en met je gezin of anderen met wie je op vakantie gaat af wanneer je even in je werkmail mag duiken, bijvoorbeeld elke ochtend tussen 8.00 en 9.00 uur. Zo blijft het voor iedereen gezellig. Merk je op dat je e-mail je juist stress oplevert? Maak ook dat bespreekbaar.

NA JE VAKANTIE

7. Gebruik de technische mogelijkheden van Outlook

Hoe goed je je werk ook achterlaat, het is onvermijdelijk dat je je mailbox voller terugvindt dan je hem hebt achtergelaten. Gelukkig heeft Outlook verschillende mogelijkheden om je mailbox direct beter te organiseren:

• Laat je afwezigheidsassistent eventueel iets langer aanstaan, zodat je ongestoord je mailbox kunt ruimen.
• Filter je inbox van nieuw naar oud, zodat je de meest relevante informatie eerst ziet en voorkomt dat je je bezig gaat houden met verouderde informatie.
• Zet je mailbox op conversatiemodus (Beeld > Weergeven als gesprek), zodat je direct ziet welke berichten bij elkaar horen. Je kunt dan sneller door de onderwerpen lopen en jezelf inlezen.
  
  

8. Behandel je mailbox als een brievenbus

De handigste manier om je e-mail te verwerken, is door je inbox te beschouwen als een brievenbus. Als jij thuiskomt van vakantie, pak je de stapel post van de mat en beslis je meteen wat je ermee doet. Zo doe je dat ook met je e-mail: beslis bij elk bericht welke acties er voor jou in zitten en verwerk ze in je werkstructuur. De e-mails zelf kun je dan weggooien of verslepen naar het archief. Dat ruimt lekker op!

9. Schakel eventueel externe hulp in

Kom je er niet uit? Dan kun je alsnog die externe assistent inschakelen. Onze PA’s en VA’s hebben veel ervaring met Outlook en agendabeheer en raken niet in paniek van een volle mailbox. Sterker: we worden er blij van als we voor jou orde in de chaos kunnen scheppen.

10. Leer slimmer werken

Slimmer met je mailbox omgaan levert je een rustige vakantie op, maar ook daarbuiten kan het je veel tijd opleveren en frustratie verminderen. Wil jij persoonlijke tips die precies zijn afgepast op jouw manier van werken? Denk dan eens aan een training Slimmer werken. Een adviseur kijkt met jou mee en geeft je ter plekke hands-on praktische tips waar je direct mee aan de slag kunt.

We hopen dat we je met deze snelle tips wat meer rust hebben gegeven voor je vakantie. Kunnen we nog meer voor je doen? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.

Fijne vakantie!