Je inbox als brievenbus: 5 tips voor Outlook

5 mei

E-mail is een prachtige uitvinding: je kunt mensen heel snel een bericht sturen en je ontvangt veel informatie op één plek. Soms is e-mail echter meer een nachtmerrie: je Postvak In puilt uit en je werkdag wordt bepaald door de continue stroom aan nieuwe berichten. Tijd om daar verandering in te brengen met onze 5 tips voor Outlook.

Tip 1: Zie je inbox als een brievenbus

E-mail betekent letterlijk ‘elektronische post’ en zo zou je het ook moeten beschouwen: post is belangrijk, maar heeft geen bloedspoed. Daarvoor zijn andere kanalen, zoals de telefoon. Je hoeft dus niet de hele dag met je e-mail bezig te zijn. Beschouw je mailbox daarom als een brievenbus. Check je Postvak In op gezette tijden en pluk dan alle post tegelijk van de mat. Extra voordeel ten opzichte van de reguliere post: het rammelen van de brievenbus kun je niet uitzetten, maar de meldingen voor nieuwe e-mail wel. Dat helpt je aan je nieuwe voornemen te houden.

Tip 2: Beslis wat je met een e-mail doet

Zoals je je brievenbus leeghaalt en de enveloppen openmaakt om er iets mee te doen, zo doe je dat ook met e-mail. Je moet er iets mee doen om te voorkomen dat de brievenbus overvol raakt: weggooien, actie ondernemen, of bij iemand anders neerleggen (doorsturen). Zo beslis je ook het liefst direct wat je met je e-mail doet, zodat je de e-mail niet vaker bekijkt dan nodig is. Dan is de kans groot dat je mailbox aan het einde van de dag leeg is, of in ieder geval overzichtelijk. Dat voelt een stuk fijner!

Tip 3: Laat Outlook voor je werken

E-mail heeft natuurlijk ook grote voordelen ten opzichte van reguliere post. Hoe handig zou het bijvoorbeeld zijn als de postbode meteen die brief van de Belastingdienst in je map voor de administratie stopt? Of dat hij de krant op de stapel met leesvoer legt? Met Outlook kan dat! Door regels in te stellen, laat je nieuwsbrieven of updates over een bepaald project direct in een aparte map binnenkomen. Zo kun je ook met één druk op de knop laten weten dat je op vakantie bent en even niet reageert. Of de lezer doorverwijzen naar iemand anders. Zo werkt Outlook voor jou in plaats van andersom.

Tip 4: Gebruik sneltoetsen en standaard teksten

Ben je toe aan het afhandelen van de e-mail, dan is het handig om dat zo praktisch mogelijk te doen. Veelvoorkomende functies vind je niet alleen in de balk bovenaan, waar je met je muis naartoe moet, maar ook als sneltoets. Denk bijvoorbeeld aan CTRL+N (nieuw bericht), CTRL+R (beantwoorden), CTRL+F (doorsturen) en CTRL+ENTER (verzenden). Vind je zo’n sneltoets juist lastig, omdat je al te vaak te vroeg per ongeluk een e-mail hebt verzonden? Dan kun je instellen dat die toets juist niet meer werkt. Extra handig zijn automatische handtekeningen en de autocorrectiefunctie. Dat scheelt je een hoop typewerk!

Tip 5: Verstuur zelf duidelijke e-mails

Korte en bondige e-mails lezen, kost een stuk minder tijd dan hele epistels. En je zou het toch ook fijn vinden als je aan het onderwerp gelijk kan zien wat de bedoeling is? Geef het goede voorbeeld met je eigen e-mails, want goed voorbeeld doet goed volgen. Zet in de onderwerpregel bijvoorbeeld als iets ter informatie is en geef duidelijk aan of en wanneer je een reactie verwacht. O ja: wil je een bijlage versturen? Zet die dan als eerste in de e-mail, zodat je hem niet vergeet. Een e-mail ontvangen zonder bijlage is bij veel mensen een van de grootste ergernissen, dus zorg dat jou dat niet overkomt. Duidelijkheid en volledigheid zijn dé manier om een hoop e-mails over en weer te voorkomen.

Bonustip: laat het doen

Outlook kan veel voor je doen, maar niet alles. Uiteindelijk moeten alle e-mails worden bekeken en beoordeeld op prioriteit en of jij nu degene bent die hiermee iets moet doen. Wil jij nog minder tijd kwijt zijn aan je e-mail? Een personal assistant (PA) van Emma Handson helpt je graag op weg met nog meer tips hoe jij Outlook voor je kan laten werken. En als je wilt, neemt een PA deze taak helemaal van je over. We doen er graag alles aan om ervoor te zorgen dat jij je kan concentreren op je eigen werk.

Wil je hulp bij het inrichten van je e-mail of laat je het liever helemaal aan iemand anders over? Laat ons weten wat wij voor jou kunnen betekenen. Bekijk ook eens onze tips voor Excel en Word . En kunnen we helpen met ondersteuning of een werkoptimalisatieslag? Neem dan contact met ons op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e-mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.