5 Wordtips die je al veel eerder had willen weten
10 maart
Veruit de meeste mensen gebruiken Word om tekst te verwerken op hun computer. Hoe dat moet, hoeft niemand jou te vertellen. Maar soms kunnen zaken sneller of anders dan jij wellicht gewend bent om te doen. En als je niet weet dat die functies er zijn, ga je er ook niet naar op zoek. Wij nemen je daarom graag mee in 5 wordtips die het werken met Word voor jou gemakkelijker maken.
Tip 1: Corrigeer ‘zelfdenkend’ Word
Word lijkt af en toe wel zelf te denken. Als je een koppelteken en een spatie – typt, maakt Word er automatisch een langer streepje van – . En als je 2e typt, verandert Word dat in 2e met superscript. Dat kan fijn zijn, maar ook behoorlijk wat frustratie opleveren als dat in jouw document juist niet de bedoeling is. Dan is het goed te weten dat je deze autocorrectieopties zelf kunt instellen. Via Bestand – Opties – Controle zie je een knop om dit aan te passen. Kijk er eens doorheen, zodat Word voortaan alleen verandert wat jij wilt. Had je dat maar eerder geweten!
Tip 2: Laat autocorrectie voor je werken
Je kunt autocorrectie zelfs vóór je laten werken. Zo heb je vast van die woorden en termen die je heel vaak gebruikt en die je steeds weer verkeerd typt. Een collega had dat met van tevoren, dat ze standaard typt als van tevoeren. Zo’n woord kun je toevoegen aan AutoCorrectie, zodat je tikfout automatisch wordt gecorrigeerd.
Dit systeem werkt ook goed voor lange woorden / termen. Bij de notulen voor pensioenfondsen die we bij Emma Handson notuleren, gebruiken we onder meer de term sleutelfunctiehouder Risicobeheer. Zo’n lange term kun je natuurlijk kopiëren en plakken, maar AutoCorrectie of AutoTekst werkt sneller: Je voegt een afkorting die je anders niet zou gebruiken, bijvoorbeeld sfhr, toe en Word verandert dit automatisch in sleutelfunctiehouder Risicobeheer, mét de hoofdletter op de juiste plek. Dat typt een stuk sneller en er is minder kans dat je een tikfout maakt.
Tip 3: Opmaak herkennen en kopiëren
Als je een document controleert, kan het wel eens gebeuren dat niet alle kopjes er hetzelfde uitzien. Je denkt dat je overal hetzelfde gedaan hebt en toch is de inspringing of het lettertype soms weer net iets anders. De functie Opmaak kopiëren/plakken kan dan uitkomst bieden. Met deze functie, te herkennen aan het ‘kwastje’, selecteer je de juist opgemaakte tekst en breng je de opmaak over naar een ander stukje tekst. Zo maak je de opmaak gelijk. Ook handig is de functie Alinea, waar je precies kan zien welke inspringing, uitlijning en regelafstand je hebt gebruikt. En de pro-tip: kom je er helemaal niet meer uit met de opmaak? Ga dan met Ctrl+Q terug naar de basis en begin opnieuw. Dan is je document of alinea weer helemaal schoon.
Tip 4: Zoek en vervang
Dat je met Ctrl+H kunt zoeken in een document, is meestal wel bekend. Minder bekend is dat je met deze functie ook woorden kan vervangen. Kom je er halverwege achter dat iemand niet Van Velden, maar Van Velde heet? Met Ctrl+H vind je in no‑time alle plekken waar die naam te vinden is. Je kunt hem dan ook direct vervangen door de juiste naam, mét vaste spatie zodat de naam niet aan het eind van de regel wordt afgebroken. Let wel op als het een stuk over voetbal is: dat niet de Velden ook ineens Velde worden. Deze functie is ook handig als namen van sprekers in notulen bijvoorbeeld moeten worden onderstreept: zo vergeet je er nooit meer één.
Tip 5: Gebruik sneltoetsen
Hierboven zijn er stiekem al een paar genoemd: sneltoetsen. Je kunt alle functies van Word vinden in de balk bovenaan, maar dan ben je al snel een aantal klikken verder. Werk je vaak met bedragen, dan kun je het euroteken bijvoorbeeld invoegen via Invoegen – Symbool – euroteken. Maar je kunt ook Ctrl+Alt+5 intoetsen of Alt+0128. Op internet zijn talloze altcodes voor symbolen te vinden. En ook sneltoetsen zoals hierboven al genoemd. Ctrl+Z kennen wij als de ‘oeps-knop’, om je laatste handeling ongedaan te maken. Ctrl+Y doet precies het tegenovergestelde en herhaalt je laatste actie. Ideaal om bijvoorbeeld meerdere rijen in een tabel bij te maken.
Extra tip: Laat het over aan de professional
In een blog als deze kunnen we natuurlijk lang niet alle tips over Word geven. Het is al goed om te weten dat er meer mogelijk is dan je denkt en dat er vaak meerdere mogelijkheden zijn om hetzelfde doel te bereiken. Het is net welke methode jij het handigst vindt. En kom je er nu echt niet uit? Dan zijn wij er om je te helpen. Onze collega’s typen en redigeren dagelijks allerhande documenten en zorgen ervoor dat er geen tik- of opmaakfoutje meer in je tekst staat. We kunnen sjablonen voor je maken en maken standaard gebruik van vaste spaties en vaste koppeltekens om de opmaak altijd in orde te houden. Zo kan het dus ook!
Heb jij hulp nodig bij Word of wil je dat wij ervoor zorgen dat jouw document er perfect uitziet? De specialisten van Emma Handson helpen je graag. Neem contact met ons op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.