5 tips voor OneNote: dit is waarom OneNote zo handig is
10 oktober
Tig keer bladeren om die ene notitie te zoeken. Werken met informatie die niet actueel is. Of een tekst niet kunnen vinden, omdat die in een afbeelding staat. Irritant, hè? Maar gelukkig bestaat voor al deze zaken een oplossing: Microsoft OneNote. Zeg je frustraties vaarwel met onze tips.
Waarvoor gebruik je OneNote?
OneNote wordt ook wel een digitaal notitieboek genoemd. Net zoals in je papieren kladblok kun je op een willekeurige plek beginnen met noteren en je kunt tekenen en markeren. Maar het is zoveel meer: omdat OneNote digitaal is, is het bruikbaar met alle onderdelen van Office én om samen te werken met anderen. Wij zouden niet meer zonder willen! Waarvoor gebruik jij OneNote?
Tip 1. Organiseer en reorganiseer
Net als in een papieren notitieboek, heb je in OneNote geen last van vaste regelafstanden of andere beperkingen. Begin op een willekeurige plek met schrijven en zet bijvoorbeeld gemakkelijk informatie schuin ten opzichte van elkaar. Of voeg een afbeelding in, precies waar jij die wilt hebben. Een voordeel ten opzichte van papier is dat je informatie net zo gemakkelijk weer verplaatst, binnen de sectie (tabbladen bovenaan) of pagina (tabbladen rechts) of onderling. Weet je niet meer waar je iets hebt gelaten? Dan gebruik je de zoekfunctie.
Tip 2. Gebruik verschillende typen content door elkaar
We noemden al tekst en afbeeldingen. Maar OneNote is voor veel meer typen informatie geschikt. Denk aan een bedrijfslogo met een link naar een website, tabellen, vergadernotities uit Outlook, een takenlijst, audio, video en bestanden. Wist je dit bijvoorbeeld al?
- Als je een stuk tekst van een website kopieert in OneNote, neemt het programma zelf het webadres mee. Zo heb je direct de bronvermelding van je informatie.
- Vergadernotities start je gemakkelijk door in je Outlookagenda de geïntegreerde knop ‘Verzenden naar OneNote’ te gebruiken. OneNote vult de basisgegevens voor je in en geeft je automatisch een vinklijstje voor de genodigden.
- Voeg met een druk op de knop koppelingen in naar Worddocumenten, websites of een andere plek in OneNote. Ook handig: een koppeling naar een standaard-e-mail die direct in Outlook opent, klaar om te versturen.
Tip 3. Werk samen met de meest actuele informatie
Een van de belangrijkste redenen dat onze personal assistants en telefonisten OneNote gebruiken, is omdat de informatie direct toegankelijk is voor het hele team. Je kunt tegelijkertijd gegevens bekijken en aanvullen en je weet zeker dat de informatie actueel is. Je hoeft in OneNote namelijk niets op te slaan. Dat doet het programma automatisch en direct voor je. Het is in het begin even spannend om een programma te sluiten zonder Ctrl+S (sneltoets voor opslaan) te gebruiken, maar je raakt er zo aan gewend. En juist hierdoor is iedere aanpassing direct zichtbaar voor iedereen.
Tip 4. Houd de controle over wijzigingen
Vind je het lastig dat meer mensen in een document werken? Wees niet ongerust, met OneNote houd je controle. Je ziet namelijk precies wie de laatste is geweest die een stuk tekst heeft gewijzigd, aan de initialen die in een gedeeld document staan. Handig toch? Oude versies zie je terug in ‘Geschiedenis’ en je vindt in OneNote de tab ‘Recente wijzigingen’ om wijzigingen te zien van vandaag, sinds gisteren of zelfs in de laatste zes maanden. Per notitieblok stel je via machtigingen per persoon in wie informatie mag wijzigen en wie alleen leesrechten heeft. Zo houd je de controle.
Tip 5: Vind tekst in afbeeldingen
Vaak genoeg horen afbeeldingen bij je notities. Denk aan ontvangen presentatieslides, posters of een schermafdruk. Het gaat dan niet alleen om de afbeelding, maar ook – en misschien zelfs vooral – om de tekst in de afbeelding. Hoe ideaal zou het zijn als een programma die tekst herkent? OneNote kan dat! Als je de zoekfunctie gebruikt, neemt OneNote tekst in afbeeldingen gewoon mee. En met een druk op de knop kopieer je de tekst uit de afbeelding, zodat je die elders kunt gebruiken. Dat scheelt veel werk!
Meer tips voor slimmer werken
Je ziet: OneNote kan veel meer dan je misschien ooit hebt gedacht. Iedereen die Office heeft, krijgt direct toegang tot een persoonlijk notitieblok. Probeer het eens uit en wees creatief met de toepassingen. Wie weet wat het je oplevert! Enne: heb je onze tips voor Outlook, Word en Excel al gelezen? Ideaal om nog meer kleine frustraties op te lossen! Wil je graag persoonlijke tips over hoe je OneNote en andere officeprogramma’s beter voor jou kan laten werken? Dan helpen we je graag! Check daarvoor onze mogelijkheden voor Slimmer werken.