5 handige tips voor tekst in Excel

16 maart

Outlook, Word en Excel. Het zijn de meest gebruikte programma’s op het gemiddelde secretariaat. Excel lijkt hiervan de minst bekende en is misschien zelfs wel gevreesd. Want als je niets met getallen hoeft te doen, heb je Excel dan wel nodig? Wij nemen je graag mee in waarom Excel ook handig kan zijn als je met tekst werkt. En weet je dat al, maar wil je weten hoe je Excel handiger kan gebruiken? Scroll dan gelijk door naar onze 5 tips voor Excel.

Waarom Excel?

Ja, het is waar: Excel is superhandig voor het bijhouden van je financiële administratie en het maken van grafieken, tabellen en diagrammen. Maar Excel kan ook voor je werken als je met tekst bezig bent. Denk aan:

• Een tabel met NAW-gegevens, waardoor je sneller dan in Word een telefoonnummer vindt of alle mensen met dezelfde functie kan selecteren.
• Een takenplanning, die – als je die goed gebruikt – overzicht geeft over welke taak op wiens naam staat en wat prioriteit heeft.
• Een actie- en besluitenlijst bij een vergadering, zodat de deelnemers acties en besluiten niet uit een Worddocument hoeven te filteren en deze een volgende keer gemakkelijk kunnen nalopen.

Eigenlijk alle informatie die je wilt sorteren in een tabel, kun je verwerken in Excel. En het grote voordeel: omdat het een Microsoftprogramma is, werken veel functies hetzelfde als in Word en Outlook. Ook in Excel heb je bovenin tabbladen, waarin alle functies te vinden zijn. En bekende sneltoetsen als Ctrl+C (kopiëren) en Ctrl+V (plakken) werken in Excel precies hetzelfde.

Tip 1: Kant-en-klare tabellen

Je hoeft het wiel niet uit te vinden als je in Excel gaat werken. Je kunt heel eenvoudig een overzichtelijke tabel maken door (een begin van) je gegevens in Excel te zetten en in het tabblad Start te kiezen voor ‘Opmaken als tabel’. Vervolgens kies je de lay-out die jij het mooist of het best leesbaar vindt. Schrik niet van de formule die je moet accepteren. Deze geeft alleen aan dat de opmaak ook wordt toegepast als je rijen of kolommen toevoegt. Wel zo handig. Een filterfunctie (te herkennen aan het pijltje bij de kopteksten) krijg je bij zo’n kant-en-klare tabel cadeau. En wil je toch een andere lay-out? Geen probleem! Deze kun je altijd aanpassen.

Tip 2: Informatie filteren

We noemden hem hierboven al: de filterfunctie. Heb je zelf al een Excelbestand met gegevens? Dan kan de filterfunctie je werk makkelijker maken. Je voegt deze functie toe via ‘Sorteren en filteren’ en dan kies je ‘Filter’. Via de pijltjes in de kopteksten kies je de informatie die je wilt zien – bijvoorbeeld alleen de taken op jouw naam of met deadline vandaag – en Excel past het beeld daarop aan. Vraag je je soms in een Exelbestand af waar de rest van de gegevens is gebleven? Kijk dan eens naar de pijltjes in de bovenste rij. Daaraan kun je zien dat de filterfunctie is toegepast. Naast het pijltje staat een trechtersymbool. Als je hierop klikt en ‘(Alles selecteren)’ aan zet, zijn alle gegevens weer in beeld.

Tip 3: Alle tekst in een cel zichtbaar

De cellen in Excel zijn standaard niet heel groot. Als je tekst typt in een cel, spreidt deze zich al snel uit over meerdere cellen. Tik je iets in de cel ernaast, dan zie je niet meer alle tekst uit de voorgaande cel. Dit kun je op twee manieren oplossen. Je kunt de kolombreedte aanpassen door de lijn van de kolom te verslepen of erop te dubbelklikken. In het laatste geval past de breedte zich automatisch aan aan de tekst. Wil je de kolom niet te breed? Dan is de functie ‘Tekstterugloop’ ideaal. Die zorgt ervoor dat tekst binnen een cel op een volgende regel doorloopt.

Zie je dat een zin of woord wordt afgebroken en vraag je je af of alle tekst er wel staat? In de regel bovenaan kun je dit in de ‘kale’ tekst controleren. Zet vervolgens ‘Tekstterugloop’ aan of pas de breedte van de kolom of de hoogte van de rij aan. Pro-tip: wil je de kolommen en rijen in een document in een keer passend maken? Selecteer het hele bestand (met Ctrl+A of door in de linker bovenhoek te klikken) en dubbelklik tussen een willekeurige kolom en een willekeurige rij.

Tip 4: Kopteksten vastzetten

Tabellen hebben vaak kopteksten, de bovenste regel waarin je bij een NAW-lijst bijvoorbeeld Naam, Adres en Telefoonnummer hebt staan, of bij een actielijst Datum, Actie, Actiehouder en Deadline. Vind jij het ook zo vervelend als die titels verdwijnen bij het naar beneden of naar rechts scrollen? Dan is dit dé tip voor jou: In het tabblad ‘Beeld’ kun je bij ‘Blokkeren’ de titels vastzetten. Zo blijven ze altijd in beeld, inclusief die filterfunctie. Handig toch?

Tip 5: Sneltoetsen

Sneltoetsen maken het werken in ieder programma handig. Hierboven zijn er al enkele naar voren gekomen. Om er nog een paar te noemen: je weet vast dat je met Enter naar de volgende regel springt. Maar wist je ook dat je met Shift+Enter naar de vorige regel gaat? En met Alt+Enter maak je tijdens het typen een volgende regel binnen een cel. Handig als je bijvoorbeeld een actiestatus wilt aanvullen. Deze combinaties werken ook met kolommen: met Tab ga ja naar de volgende kolom, met Shift+Tab naar de vorige. Combineer Shift+pijltje om meerdere cellen te selecteren zonder gebruik van de muis en Ctrl+pijltje om in een keer naar boven, onder, links of rechts in je document te gaan zonder eindeloos te scrollen.

Bonustip: Ervaar het zelf

Natuurlijk zijn er nog veel meer tips, te veel om hier allemaal op te sommen. Maar het feit dat je weet dat er veel mogelijkheden zijn, maakt dat je nu op zoek kan gaan naar een makkelijker manier voor jouw favoriete functie of grootste frustratie. Wees niet bang om iets fout te doen, maar ga ermee aan de gang. Je kunt je probeersels immers altijd ongedaan maken met Ctrl+Z. En als je direct praktische hulp wil, dan zijn wij er om je te helpen. We denken graag met je mee of we nemen je de taak helemaal uit handen.

Bekijk ook eens onze tips voor Word en Outlook . En kunnen we helpen met ondersteuning of een werkoptimalisatieslag? Neem dan contact met ons op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e-mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.