Tips voor optimaal vergaderen

16 september

Iedereen is weer terug van vakantie en je agenda stroomt weer vol met vergaderingen, meetings, bila’s en stand-ups. Je vraagt je bijna af of je nog wel aan je ‘echte’ werk toekomt. Zie je op tegen de vele vergaderingen? Dan wordt het tijd ze eens goed onder de loep te nemen. Zo kun je efficiënt vergaderen en geeft vergaderen energie in plaats van dat het je energie wegslurpt.

Waarom vergaderen?

Vergaderen lijkt soms wel een doel op zich. Kijk eens naar de vergaderingen die voor jouw team gepland zijn. Hoe lang houden jullie dit soort vergaderingen al op deze manier? En wie zijn er allemaal bij de vergadering aanwezig? Grote kans dat het antwoord op de eerste vraag ‘jaren’ is en op de tweede ‘steeds meer’. Je kunt je dan afvragen hoe efficiënt de vergadering nog is.

Terug naar de basis

Ga eens terug naar de basis bij elke vergadering: wat is het doel van deze vergadering? Bijpraten? Dat kan ook bij de koffieautomaat. Het doel moet concreet zijn. Bijvoorbeeld: we werken aan een project en na deze vergadering kan iedereen weer verder met zijn werk zonder tig keer heen en weer te e-mailen. In zo’n geval levert een vergadering of stand-up tijd op. Tip: bepaal van tevoren wat iemand bij de vergadering komt halen of brengen. Wie daar geen antwoord op heeft, hoeft er misschien helemaal niet bij te zijn.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Heeft de vergadering een duidelijk doel en zijn de juiste mensen erbij? Dan is het tijd om te zorgen voor een goede voorbereiding. Maak in ieder geval een agenda en een tijdschema, zodat iedereen weet wat hij of zij kan verwachten. Wees hierbij kritisch. Het heeft geen zin een onderwerp op de agenda te zetten als eerst een andere partij hiernaar moet kijken. Dan loop je het risico oude discussies te herhalen of nutteloze aannames te doen.

Het is ook belangrijk dat alle vergaderstukken beschikbaar en compleet zijn. Stukken moeten minimaal een week voor de vergadering zijn aangeleverd, zodat iedereen de tijd heeft gehad ze ook echt te lezen of bekijken. Zo begint iedereen op hetzelfde kennisniveau aan de vergadering en is er ruimte voor actieve inbreng. Tools als OurMeeting of iBabs kunnen hierbij helpen.

Staand vergaderen

Als de agenda en de onderwerpen zijn bepaald, kies je de manier van vergaderen. Want dat hoeft echt niet zittend rond een tafel in vergaderzaal 5. Verwacht je dat een vergadering niet langer dan een half uur duurt? Dat is het een goed idee staand te vergaderen. Grote kans dat je dan ook binnen dat half uur blijft. Sommige kantoorstoelen zijn immers wel heel comfortabel. Een kopje koffie erbij en het kan best gezellig zijn met je collega’s. Maar als je staat, ben je vaak veel geconcentreerder en dat komt de effectiviteit van de vergadering ten goede. Een stand-up heet niet voor niets zo. Zo’n kort afstemmoment moet je vooral niet zittend doen. Bijkomend voordeel is dat staand vergaderen de zitcultuur op de werkvloer doorbreekt. Zeker door het vele thuiswerken in 2020 en 2021 zijn mensen geconfronteerd met de gezondheidsrisico’s van weinig lichaamsbeweging. Het vele zitten afwisselen met staan, kan prima in een vergadering. Je rug zal je er dankbaar voor zijn.

Digitaal vergaderen

Een andere mogelijkheid die door de coronatijd een serieuze optie is geworden, is digitaal vergaderen. Waar we voorheen dachten dat iedereen in dezelfde ruimte moest zijn om tot een goede discussie te komen, hebben we nu ontdekt dat vergaderen op afstand prima mogelijk is. Voor sommigen heeft het wellicht zelfs de voorkeur. Ook digitaal vergaderen kan ervoor zorgen dat de vergadering efficiënter verloopt. Niemand zit immers te wachten op twee uur onafgebroken achter een scherm zitten. Bij digitaal vergaderen is het wel extra belangrijk dat de vergadering goed wordt geleid, zodat niemand de kans krijgt af te dwalen. Meer tips daarvoor lees je in deze blog.

Een goede voorzitter

Hé, we zijn al driekwart in de tekst en nu hebben we het pas over de vergadering zelf. Tja, zo blijkt hoe belangrijk een goede voorbereiding is. ‘In het echt’ werkt dat ook zo. Maar vergis je ook niet in het verloop van de vergadering. Je kan nog zo’n duidelijke agenda hebben, als je je er niet aan houdt, verzandt de vergadering zó in een oeverloze discussie. De voorzitter of gespreksleider speelt dus een belangrijke rol aan tafel en het is aan de anderen om hem of haar daarop te wijzen. Een goede voorzitter kent de juiste gesprekstechnieken, let op verbale en non-verbale communicatie, kapt op de juiste manier een discussie af die te veel afdwaalt van het eigenlijke onderwerp en zorgt ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen. Het kan ook geen kwaad om een onderwerp opnieuw op de agenda te zetten voor een volgende keer, als blijkt dat er meer tijd voor nodig is. Zo blijft iedereen bij de les.

Evalueren

Aan het eind van een vergadering of een reeks vergaderingen is het goed om eens terug te kijken. Wat ging goed en wat kan beter? Is het doel van de vergadering bereikt en is de vergadering in de huidige vorm (nog) van toegevoegde waarde? Als je dit actief blijft doen én ernaar handelt, beland je nooit meer in de sleur van vergaderen om het vergaderen. Dan word je echt wijzer en efficiënter in je werk. Dat wil jij toch ook?

Bonustip

O ja, zouden we bijna een belangrijke tip vergeten. Hoe zorg je ervoor dat de vergadering geen herhaling van zetten wordt en dat je nog precies weet waar je was gebleven in de discussie de vorige keer? Daar komen goede notulen om de hoek kijken. En aangezien iedereen die bij de vergadering is, ook echt iets komt halen of brengen, kan waarschijnlijk niet een van de deelnemers dit er zomaar bij doen. Een externe notulist helpt je uit de brand met goede notulen en een actielijst, waarin alles staat wat je moet weten, zonder overbodig gebabbel. Zo kunnen de deelnemers direct aan de slag met hun actiepunten uit de vergadering of de voorbereiding voor de volgende meeting. Dat is pas efficiënt!

Ik wil graag meer informatie over de notuleerservice. Hoe kan ik contact opnemen?

Dit kan door te bellen naar (073) 747 00 54, klik hier om direct een notulist in te huren of te mailen naar info@emmahandson.nl. We gaan graag de samenwerking met je aan!

Interesse om als notulist aan de slag te gaan?

Als notulist bij Emma Handson bied je ondersteuning op het hoogste niveau bij vergaderingen. Ben jij flexibel, analytisch en accuraat? Dan maken wij graag kennis met je. Je ervaring is niet van belang; je motivatie wel! Klik hier om direct te solliciteren.