Stap voor stap naar een productiever secretariaat
9 februari
Kunnen we binnen het secretariaat nog ergens tijd winnen of zaken anders aanpakken om productiever te werken? Deze vraag is alleen te beantwoorden als je inzicht hebt in de totale werkzaamheden van het secretariaat en als je weet hoe het ook anders kan. Business organizer Marlon van Emma adviseert neemt ons mee in hoe ze secretariaten van verschillende bedrijven helpt zich verder te ontwikkelen en hen nieuwe vaardigheden leert om slimmer te werken. Dat komt ook het werkplezier op zowel het secretariaat als bij de andere collega’s ten goede.
Praktische hulp
Marlon vertelt over een organisatie waar het secretariaat wat verder kon moderniseren: “Er mocht meer ‘toekomstbestendig’ worden gewerkt en het idee bestond dat het werk wellicht in minder uren kon worden gedaan met diverse ‘slimme’ aanpassingen.” Marlon werd ingeschakeld om na te gaan waar stappen konden worden gemaakt. “Ik heb gesprekken gevoerd met de medewerkers, maar ik heb vooral in de praktijk gemerkt hoe zij werkten en waar winst te behalen was.”
Productiever in kleine stappen
Het bedrijf vroeg niet om een grondige analyse, maar wilde snel stappen maken om verbeteringen door te voeren. “We werkten daarom in zogenaamde ‘sprints’”, legt Marlon uit. “Uit mijn ervaringen en met de input van het secretariaat creëerden we een verzamelplek met ideeën. Iedere twee weken pakten we daarvan een aantal zaken op, die we ook in die twee weken konden uitvoeren en implementeren. Grotere plannen knipten we op in kleinere stapjes. Ik nam mijn kennis mee en deed voorstellen, maar de medewerkers beslisten zelf mee wat ze oppakten en zagen snel concreet resultaat. Zo werkten we echt gezamenlijk aan de werkprocesoptimalisatie.”
Informatie op één plek
Een van de zichtbare problemen was het vele gebruik van papier. “Er werd nog best veel geprint”, zag Marlon. “E-mails met acties die werden geprint om vervolgens in een bakje met ‘te doen’ of ‘onderhanden’ te leggen. Of schema’s die op papier werden gemaakt en steeds weer moesten worden aangepast. Dit zorgt voor dubbel werk en betekent dat informatie over verschillende plekken is verspreid. Digitaal werken is dan heel belangrijk. Dat is niet alleen milieuvriendelijker, maar zorgt ook voor meer overzicht, omdat alle informatie op één plek verzameld is en daarmee voor iedereen direct toegankelijk en inzichtelijk is.”
Handige functies
“Elke secretaresse en elk secretariaat heeft al een bestaand takensysteem”, geeft Marlon als positief voorbeeld. “Soms blijkt echter dat zo’n systeem nog niet optimaal wordt gebruikt, bijvoorbeeld bij een takenlijst in Excel. Als er heel veel zaken in een Excelbestand staan, moet je soms lang scrollen of twee keer kijken voordat je ziet wat prioriteit heeft. Dat kan handiger.” Moet je daarvoor dan een dure planningstool aanschaffen? “Nee hoor”, zegt Marlon. “Excel heeft ook heel handige functies. Denk bijvoorbeeld aan de filterfunctie, zodat je direct alle taken op jouw naam of van een bepaalde klant kunt zien. Je kunt er ook voor zorgen dat taken die zijn afgerond, uit de lijst ‘verdwijnen’, of dat taken met deadline vandaag juist een opvallend kleurtje krijgen. Dat soort dingen moet je dan wel weten en dat kunnen wij je leren. Er is meer mogelijk dan je misschien denkt.”
Slimmer werken
Door de verschillende verbeteringen is er meer inzicht in prioriteiten en de taken die gedaan moeten worden, maar ook in elkaars taken. “Het is belangrijk om binnen het secretariaat afspraken te maken over wie welke verantwoordelijkheden op zich neemt”, geeft Marlon aan. “Dan weet je wat je van elkaar kunt verwachten”, zegt Marlon. “Zo kun je meerdere taken verdelen, zodat je niet overal van op de hoogte hoeft te zijn. Het is dan wel belangrijk dat de status inzichtelijk is, zodat iemand anders kan inspringen als je er niet bent.” Ook collega’s buiten het secretariaat zijn essentieel: “Hoe vollediger iets wordt aangegeven, hoe sneller en met minder schakelen dat kan worden opgepakt”, zegt Marlon. “Dat begint al met zoiets kleins als het noteren in de agenda of iemand op kantoor is of niet. Dan weet je met het plannen van afspraken of je rekening moet houden met reistijd.”
Meer begrip en werkplezier
Door steeds kleine verbeteringen door te voeren, zorgt Marlon voor meer rust, inzicht en overzicht. Het secretariaat krijgt veel meer gedaan dan voorheen. “Maar dat betekent niet altijd dat het werk inderdaad met minder mensen gedaan kan worden”, geeft Marlon toe. “Soms is er gewoon heel veel werk, maar is dat niet zichtbaar voor de rest van de organisatie. Als je een reeks afspraken moet plannen tussen vijf directeuren met allemaal een drukke agenda, zijn soms Teamsmeetings met hun secretariaten nodig om dat voor elkaar te krijgen. En die ene collega die weinig van het secretariaat vraagt, snapt misschien niet dat zijn vraag niet direct wordt beantwoord, terwijl er van andere collega’s heel veel vragen binnenkomen. Als je zelf het overzicht over je werk hebt, kun je dat inzicht ook delen met de rest van je organisatie. Hierdoor ontstaat meer wederzijds begrip en meer werkplezier.”
Denk jij dat het werk op het secretariaat bij jouw organisatie ook productiever of toekomstbestendiger kan? Omdat iedere organisatie anders is, kijkt Emma adviseert graag mee wat bij jullie werkt – en wat niet. Vraag ons naar de mogelijkheden. Neem contact op via adviseert@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.