Privacy gewaarborgd, ook internationaal

19 januari

Toen Emma Handson een zzp’er wilde inhuren die werkt vanuit Curaçao, was dat niet zo simpel als het klinkt. In samenwerking met Banning Advocaten moesten we ervoor zorgen dat documenten van klanten met behoud van privacy mochten worden overgedragen, zodat deze zzp’er ermee aan de slag kon. Klinkt ingewikkeld misschien, maar advocaat Floortje Eijdems van Banning Advocaten legt het graag uit.

Ver gaan voor de hoogste kwaliteit

Voordat we in de juridische kwestie duiken, stellen we een vraag aan Paulien Groeneweg, manager van Emma notuleert: waarom zou je iemand inhuren uit Curaçao? “Waarom niet?”, antwoordt zij. “Wij bieden onze klanten graag de hoogste kwaliteit. Toen we in contact kwamen met iemand die de juiste expertise en ervaring bezit om vergaderingen van beleggingsadviescommissies te notuleren, wilden we graag met deze persoon samenwerken. Dat deze zzp’er in Curaçao werkte, mocht geen belemmering zijn voor samenwerking. We werken in principe met vaste medewerkers, maar goede zzp’ers zijn onmisbaar als flexibele schil.”

Juridisch afgedicht

Paulien wilde wel zeker weten dat we met deze samenwerking voldoen aan de wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. “We hechten zeer veel waarde aan de veiligheid rondom onze dienstverlening”, legt Paulien uit. “In het kader van onze samenwerking met collega’s en klanten leggen we afspraken in diverse overeenkomsten vast. Speciaal voor deze situatie hebben we geschakeld met Banning Advocaten en is Floortje voor ons diep in de materie gedoken.”

Verwerkersovereenkomst

Floortje legt graag uit hoe de zaak in elkaar steekt: “Emma Handson krijgt documenten ter beschikking van klanten. Juridisch gezien is Emma Handson daarmee een ‘verwerker’ en moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten tussen Emma Handson en de klant. Als Emma Handson zaken uitbesteedt aan een zzp’er, wordt die daarmee subverwerker. Ook die overeenkomst moet dus juridisch worden vastgelegd.”

AVG

Tot zover niets vreemds. Floortje vervolgt: “Het probleem is dat Curaçao buiten de Europese Economische Ruimte ligt en daarmee niet onder de AVG valt, de wet die hier de bescherming van persoonsgegevens regelt. Bovendien is Curaçao (nog) niet aangemerkt als ‘veilig land’ als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens, zoals dat bij bijvoorbeeld Zwitserland en Groot-Brittannië wel het geval is. Waarschijnlijk heeft dat ermee te maken dat Curaçao tot voor kort geen toezichthouder op privacybeleid had. Er moesten daarom aanvullende maatregelen worden getroffen, om ervoor te zorgen dat de klantgegevens op Curaçao in net zo veilige handen zijn als hier.”

Onderzoek

Floortje moest op zoek naar hoe het recht op Curaçao in elkaar zit en ging daarvoor onder meer te rade bij een advocaat op het eiland. “We moesten weten hoe de privacy in Curaçao wordt gewaarborgd, of de overheid toegang heeft tot informatie en welke beschermingsmaatregelen er kunnen worden genomen. Je moet ook bezwaar kunnen maken als er iets mis gaat. Al die risico’s die normaal door de AVG worden afgedekt, moesten we nu stuk voor stuk nagaan en vastleggen in een zogeheten Transfer Impact Assessment (TIA). Uiteindelijk hebben we gelukkig kunnen concluderen dat Emma Handson deze zzp’er kan inhuren.”

Samenwerking

Floortje kijkt positief terug op het proces. “Het was ingewikkeld door de vele partijen die hierbij waren betrokken, maar we hadden steeds korte lijnen en maakten duidelijke afspraken. Daardoor hebben we het relatief snel kunnen regelen. Wij zetten de zaken op papier, de Curaçaose advocaat plaatste de zaken in het juiste kader, die input konden wij weer verwerken en Emma Handson gaf aan of de maatregelen haalbaar waren. De zzp’er gaf ook alle benodigde informatie en is dus uiteindelijk ingeschakeld.” Ook Paulien is tevreden: “Ik ben blij met hoe Banning Advocaten dit heeft opgepakt, ons begeleid heeft en heeft meegedacht om het tot een goed einde te brengen.”

Privacy

De gegevens van onze klanten zijn dus goed beschermd, bevestigt Floortje: “Ik vind het wel iets over Emma Handson zeggen dat jullie deze moeite doen om de privacy van jullie klanten zo goed te waarborgen.”

Fijn Floortje, daar staan we ook zeker voor! Of het nu gaat om notulen, rapporten of e-mails: jouw gegevens zijn bij ons veilig. En dankzij onze goed geschoolde medewerkers en zzp’ers ben je altijd verzekerd van de hoogste kwaliteit. Wat kunnen we voor jou betekenen? Laat het ons weten door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.