Maak kennis met Paulien, manager EN

Paulien is manager van Emma notuleert (EN), een van de drie afdelingen van Emma Handson. Zij vertelt graag meer over de afdeling en haar rol hierin. 

Wat doet de afdeling EN?

“EN is een afdeling met 40 notulisten, grotendeels in dienst en een handjevol zzp’ers. We notuleren met name voor pensioenfondsen. Daar zijn we echt in gespecialiseerd. Maar we notuleren ook in de juridische en medische sector, voor brancheverenigingen en ledenvergaderingen. Dat doen we op locatie, op afstand en op basis van een opname en zowel in het Nederlands als in het Engels. Daarnaast is er een supportteam van vijf collega’s dat het groeiend aantal vergaderingen inplant en de contacten met klanten onderhoudt.”

Wat maakt de afdeling zo bijzonder Paulien?

“We werken op hoog niveau en met complexe materie. Denk aan beleggingscommissies en vermogensbeheer. Veel mensen kunnen een verslag schrijven, maar niet van de kwaliteit waarmee wij dat doen. En dat ook nog onder tijdsdruk. Onze klanten stellen hoge eisen aan de verslaglegging en dat doen wij dus ook. Daarbij helpen ook de collega’s van Emma rapporteert & redigeert, die alle notulen tegenlezen. Daarnaast is onze mate van flexibiliteit heel belangrijk. Dat geldt zowel voor het notuleren als voor support. En we doen er alles aan om te zorgen dat niemand zich een nummertje voelt. Het contact met onze klanten beschouw ik echt als samenwerking.”

Kent de afdeling ook nog uitdagingen?

“Door onze hoge kwaliteitsstandaard is er steeds meer vraag naar onze diensten. We willen voldoen aan die grote vraag, maar wel met behoud van dat niveau. Daarom werken we er hard aan om geschikte mensen te vinden om het team uit te breiden. Het is niet iedereen gegeven om dit werk te doen en we willen geen concessies doen. Alle notulisten zijn hoog opgeleid en worden ook intern nog opgeleid. We hebben een uitgebreid inwerktraject, iedereen volgt de opleiding SPO (basisopleiding Pensioenen) en we hebben twee kwaliteitscoaches. Zo doen we er alles aan om iedereen naar hetzelfde hoge niveau te begeleiden.”

Wat is jouw rol daarin?

“Ik zie mezelf vooral als een coachend manager. Ik werk met professionals: de notulisten weten echt wel wat ze moeten doen en ook het supportteam bestaat uit slimme mensen. Ik wil vooral coachen en meedenken met collega’s en klanten. Ik ben van het harde werken, maar wel met oog voor de mensen. Dat kan in kleine dingen zitten: een appje of een Skypebericht, zodat ik weet wat er speelt bij collega’s. Mijn rol is dus ook verbindend: veel luisteren en feedback vragen en er ook iets mee doen. Ik vraag zoveel mogelijk input.”

Wat vind je het leukste aan het managen van EN?

“De samenwerking met collega’s en klanten geeft me veel energie. Ik werk hier nu twee jaar en kom uit de media- en uitgeverijwereld. Het klantcontact vond ik daar al heel leuk en die ervaring heb ik meegenomen naar Emma Handson. Emma Handson presenteerde zich als innovatief, vooruitstrevend en professioneel met toch een persoonlijke touch door aandacht te geven aan de collega’s. Dat sprak mij heel erg aan en is in de praktijk ook echt waarheid gebleken!”

En tot slot: wat is het doel van de afdeling Paulien? Waar staat EN over vijf jaar?

“De wereld van het notuleren is al heel erg aan het veranderen. Zo zagen wij al langer de voordelen van digitaal vergaderen, zoals efficiency bij kortere vergaderingen. Door de coronamaatregelen heeft digitaal vergaderen echt een vlucht genomen en daar konden wij direct en goed  op inspelen. We gaan dan ook zeker mee met nieuwe technieken voor bijvoorbeeld hybride vergaderen. We willen bekend zijn én blijven als specialist in notuleren voor pensioenfondsen en willen ons daarnaast nog meer specialiseren voor de medische en juridische sector. Voor notulen van hoge kwaliteit kun je niet meer om ons heen!”