Een dag uit het leven van een PA

25 november

Een personal assistant (PA) van Emma Handson weet nooit hoe haar (of zijn, maar mannen zijn er helaas nog weinig in dit vak) dag gaat lopen. Toch doen we een poging om je mee te nemen in dit dynamische beroep.

Dagstart

We beginnen altijd met een dagstart met de collega’s. Zo kunnen we rekening houden met elkaars afspraken, zodat er altijd mensen zijn die ‘in de lijn zitten’, zoals dat heet. Dat betekent dat zij de telefoon kunnen opnemen. We kunnen tijdens de dagstart overleggen of we hulp nodig hebben bij bepaalde werkzaamheden, maar dat schakelen doen we door de dag heen ook veel. Om 8.30 uur moeten we startklaar zijn, want dan gaan de telefoonlijnen open.

Telefoonservice

Veel klanten zijn telefoonklanten, zoals we dat noemen. Dat zijn ondernemers, van directeuren tot zzp’ers, die geen telefoniste of secretaresse de hele dag nodig hebben, maar die wel willen dat de telefoon professioneel voor hen wordt opgenomen. Dat doen wij dan. Het ene moment neem je op met “Goedemorgen met Emma van X, waarmee kan ik u helpen?” Het volgende moment antwoord je met “Welkom bij Y, u spreekt met Emma.” Iedere klant heeft zijn eigen wensen over hoe we de telefoon opnemen. Lastig? Dat valt mee, het is verbazingwekkend hoe snel je dat leert. Gelukkig hebben we een spiekbriefje en mag je gewoon je eigen naam gebruiken. De OneNote is daarnaast echt onze bijbel. Daarin kunnen we precies zien wat we voor een klant doen, wie er aanwezig is of juist op vakantie en hoe we de beller kunnen helpen.

Andere werkzaamheden

Naast de telefoondienst hebben we allemaal andere werkzaamheden voor klanten. Denk aan agendabeheer of facturatie. We hoeven dus niet bang te zijn dat we niets te doen hebben. We werken met verschillende systemen, zoals Superoffice, BaseNet en Outlook. Ken je die schermen in de wachtkamer van de tandarts? Dat is ook een systeem waar wij voor een klant in werken. Zo zijn we aan de slag met onze geplande werkzaamheden. Tot er een telefoontje of e-mail komt waar we direct mee aan de slag moeten natuurlijk.

Grote projecten

Soms krijgen we grote projecten, nu bijvoorbeeld voor een eenmansbedrijf. De ondernemer heeft wel een website en gebruikt programma’s, maar hij wil graag professionaliseren. Hij heeft dus bij ons de vraag neergelegd of we onder meer een nieuwe website en een nieuw facturatieprogramma kunnen regelen. De klant heeft één PA van Emma Handson, maar die kan achter de schermen te rade gaan bij collega-PA’s over bijvoorbeeld marketing voor de website. Zo haalt de ondernemer met het inhuren van één PA eigenlijk een heel team en een schat aan kennis in huis. Zo fijn! Zo heb je wat in je eentje drie dagen uitzoekwerk kost, met korte lijntjes heel snel voor elkaar.

Samenwerken

De samenwerking met collega’s is echt top. We hebben het leukste team dat er is! We zijn zakelijk en businessgericht, maar ook echt positief en we helpen elkaar allemaal. Die positieve vibe gaat door het hele kantoor heen. We zijn op zijn hoogst iets té enthousiast. We leren ook echt veel van elkaar, omdat we elkaar de telefoon horen opnemen en weten van elkaar wat we doen. Als je niet direct weet hoe je iets moet oplossen, is er altijd wel iemand die kan helpen, omdat je collega zoiets bijvoorbeeld al eens bij een andere klant aan de hand heeft gehad.

Successen delen

We delen successen ook met elkaar. Letterlijk, door een succesbel te luiden. Zo ging de bel voor een collega die de PA-werkzaamheden voor een klant overnam in de vakantie. Dat is een klant die zeer hoge eisen stelt en die al even een vaste PA bij ons heeft. Zij kreeg een compliment dat alles goed was gegaan. Gaaf is dat! Het gebeurt ook dat iemand een klant voor een klant binnenhaalt. Dan verdien je jezelf onderhand terug.

Afsluiting

Om 17.10 uur sluiten de telefoonlijnen, maar er is niemand die dan direct zijn computer uitzet en naar huis gaat. We maken ons werk gewoon af, ook omdat er voor de planning de volgende dag altijd iets tussendoor kan komen. En sommige klanten willen bijvoorbeeld een lijst ontvangen wat we die dag voor hen hebben gedaan, zodat ze precies op de hoogte zijn.

Laatst had iemand een probleem om 16.55 uur. Dan is iedereen bereid om een half uurtje langer te blijven en het mee op te lossen. Binnen twee minuten schakelden we met elkaar wie wat oppakte en konden we aan de gang met de oplossing.

Lunch en koffie

O ja, we zouden bijna vergeten dat we natuurlijk ook tijd nemen voor een kop koffie of thee, om te lunchen en om een rondje te wandelen. Als iemand het daarvoor te druk lijkt te hebben, spreken we elkaar ook aan of we kunnen helpen. Zo zijn we ook PA voor elkaar!

Lijkt het dynamische bestaan van een PA jou ook wel iets? Neem dan contact op met ons en klik hier of bekijk direct onze vacatures.

En ook als je een PA kunt gebruiken, kun je natuurlijk bij ons terecht. Neem contact op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!