PA’s aan het werk: continu bezig voor de klant

14 oktober

Wordt het werk je soms te veel en kom je door de randzaken niet meer aan je hoofdtaak toe? Krijg je af en toe telefoon en wil je dat die professioneel voor je wordt opgenomen?. In deze gevallen en alles ertussenin schakelen ondernemers een personal assistant (PA) van Emma Handson in. Jemi-Gayle en Eline, PA’s bij Emma Handson zijn daar levende voorbeelden van

Beide dames zijn nog druk aan het bellen als het interview op kantoor staat gepland. Ze maken even tijd en nemen tussendoor nog een telefoontje op. Het toont gelijk hoe dynamisch dit werk is en hoe ze continu voor de klant bezig zijn.

Hoe zijn jullie begonnen bij Emma Handson?

Jemi-Gayle: “Ik ben precies andersom begonnen dan de meeste collega’s: ik ben begonnen voor één klant als PA op afstand. Ik heb drie maanden alleen voor de klant gewerkt en daar werk ik nu nog steeds voor. Na drie maanden ben ik ook de telefoonservice gaan doen. Ineens mocht ik voor twintig verschillende klanten werken. Momenteel ben ik projectmanager voor een klanttransitie bij een verzekeraar”

Eline: “Ik ben dus wel begonnen op de telefoonservice: voor meerdere klanten de telefoon opnemen, alsof je daar zit en fulltime collega bent. Dat was in januari van dit jaar. Na twee weken ben ik samen met een senior PA virtualassistantwerk gaan doen voor een bedrijf.”

Die telefoonservice, daarbij ben je het ene moment Eline of Jemi-Gayle van het ene bedrijf en het volgende moment van het andere?

“Ja, precies”, zegt Eline. “We nemen de telefoon op alsof we daar op kantoor zitten. De beller mag niet merken dat wij extern zijn.” Jemi-Gayle vult aan: “Voor iedereen is de dienstverlening anders. Soms moeten we een notitie achterlaten, soms doorverbinden en soms de vraag zelf beantwoorden.”

Wat houdt het werk van een PA nog meer in?

Eline: “Van alles, van agendabeheer tot het optimaliseren van processen en acquisitie. Het is de bedoeling de directeur, ondernemer of voor wie we dan ook werken, te ontzorgen van alle randzaken. Als diegene een creatief idee heeft, moet hij daarmee aan de slag kunnen en wij faciliteren dat. We denken echt actief mee in het ondernemerschap van de ondernemer en doen niet alleen klakkeloos wat wordt gevraagd.”

Jemi-Gayle: “We werken met allerlei systemen, zoals BaseNet, Superoffice, maar vaak genoeg ook gewoon Outlook. We hebben soms inzicht in het klantenbestand, zodat we de juiste informatie hebben om bellers te kunnen helpen. Wij weten goed om te gaan met de verantwoordelijkheid en het vertrouwen die we daarin van de klant krijgen.”

Kun je een voorbeeld geven van een concrete taak?

Jemi-Gayle: “Laatst moest ik voor een klant een afspraak maken met een collega, maar ook met een klant. Dan moet je nadenken over communicatie intern, maar ook naar buiten toe.” Eline: “We doen ook facturatie: de rekeningen versturen, maar ook checken of alles op tijd binnen is, herinneringen sturen én checken waarom iemand te laat heeft betaald. Zo leren we de klant van onze klant beter kennen en kunnen we dus beter helpen.”

En dat doe je samen met collega’s?

“Ja, wij werken voor meerdere klanten, maar eigenlijk heeft iedere klant niet één PA, maar een heel team”, zegt Jemi-Gayle. Eline vult aan: “Er zit hier zoveel kennis en we schakelen heel veel met elkaar. Zo weet de een bijvoorbeeld veel van systemen en de ander veel van procesoptimalisatie. Of iemand heeft het probleem dat een bedrijf heeft, al eens bij een ander bedrijf aan de hand gehad. Als we het zelf niet weten, is er altijd een collega die het wel weet én die bereid is om je te helpen. Zo hebben we wat iemand alleen drie dagen uitzoekwerk kost, met korte lijntjes heel snel voor elkaar. Daar profiteert de klant ook van.”

Emma Handson maakt een succes van jouw dag is onze slogan. Hoe help jij daaraan mee?

Eline: “Ik ben samen met mijn collega voor drie maanden bij een klant begonnen. Nu zijn we bijna een jaar verder, werken we nog steeds voor die klant en hebben we onze werkzaamheden daar uitgebreid met recruitmentwerk. Dan doen we denk ik wel iets goed.”
Jemi-Gayle: “Ik heb weleens voor een klant een nieuwe klant binnengehaald. Die beller was zo positief over mijn enthousiasme aan de telefoon, dat hij besloot klant te worden bij dat bedrijf.”

Wow, zo verdienen jullie jezelf dus terug! Mooi werk en een mooie toevoeging voor elk bedrijf, lijkt me. Dank jullie wel.

Wat kunnen onze PA’s voor jou betekenen? Neem dan eens contact met ons op. Dit kan door te bellen naar (073) 747 00 54, te mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!

Werken bij Emma Handson is leuk. En nog leuker: we zoeken collega’s! Wil je graag meer weten over de functies? Bekijk de vacatures, of bel ons gerust.