5 vragen op weg naar de ideale assistent

29 juni

Soms weet je: ik heb hulp nodig. Maar als ondernemer laat je niet zomaar taken los. Jij bent dus op zoek naar de ideale assistent. Directeur Franka legt uit waarom we bij Emma Handson niet zomaar iemand voor jou aan het werk zetten. In plaats daarvan helpen we jou in 5 vragen op weg naar de ideale assistent.

1. Heb ik wel een assistent nodig?

De eerste vraag die je je kunt stellen, is: heb je echt een assistent nodig of denk je dat je die nodig hebt? Wist je dat heel veel mensen druk zijn in hun hoofd doordat ze allerlei zaken door elkaar oppakken en op de manier die ze al jaren gewend zijn? Misschien kun je wel veel efficiënter werken en blijkt dat je al geholpen bent met een advies daarover. “Wij bieden daarom de cursus Slimmer werken aan”, vertelt directeur Franka van Emma Handson. “Dan leer je onder meer de slimmigheidjes van programma’s als Outlook en Word, zodat die programma’s jou helpen. We hebben daarnaast aandacht voor de manier waarop jij je werk organiseert. Dat blijkt vaak efficiënter te kunnen. Zie bijvoorbeeld het ervaringsverhaal van Meike van MijnGemeenteDichtbij.”

Slimmer werken leidt er vaak toe dat iemand geen of minder assistentie nodig heeft dan gedacht. De taken die overblijven, doe je gemakkelijker zelf óf kan een assistent van je overnemen, ook als dat maar om een telefoontje per week gaat. “Dat is wel het voordeel van het systeem van Emma Handson”, vindt Franka. “Je betaalt alleen voor de diensten die je afneemt. Als de assistent niets hoeft te doen, krijg je ook geen factuur.”

2. Welke kwaliteiten heeft mijn assistent nodig?

Welke kwaliteiten jouw ideale assistent nodig heeft, is afhankelijk van de taken, maar ook van wat jouw doelen zijn. “Als je de tijd die je wint door de inzet van een assistent wilt gebruiken om je bedrijf te laten groeien, heb je een heel andere assistent nodig dan wanneer je zelf meer tijd over wilt houden om bijvoorbeeld leuke dingen te doen”, legt Franka uit. “In het eerste geval heb je een assistent nodig om je helpen en te prikkelen om de mogelijkheden te zien en hier invulling aan te geven. In het tweede geval past een assistent die jouw werk voortzet als jij er niet bent. In beide gevallen houd jij tijd over voor je corebusiness en wat belangrijk voor je is.”

3. Kan een assistent direct aan de slag?

We moeten bekennen: met ‘doe jij dat even’ ben je er niet. Er zijn kaders nodig om zeker te weten dat iets gebeurt zoals jij dat wilt. Denk alleen al aan de manier waarop je wilt dat de telefoon wordt aangenomen. “We beginnen daarom met het uitvoeren van praktisch werk en het in kaart brengen van processen”, geeft Franka aan. “Zo ben je als ondernemer direct geholpen en leert de assistent jouw wensen kennen. Dan kun je later steeds grotere zaken overdragen, zoals het voeren van prospectgesprekken of het verzorgen van het volledige facturatieproces. Maar ook projectmatig ondersteunen kan zeer effectief zijn. Als projectmanagementondersteuner kan de assistent heel doelgericht aan de slag met een afgebakende opdracht.”

4. Kan een assistent op afstand werken?

De traditionele personal assistant (PA) zit op kantoor naast de ondernemer. Maar tegenwoordig is het ook goed mogelijk dat een assistent op afstand werkt, als ‘virtual assistant’ (VA). “Of dat kan, is voor iedereen anders en afhankelijk van jouw doelen en de taken die je wilt overdragen”, licht Franka toe. “Afspraken maken en plannen gaat prima op afstand, maar als je veel op papier werkt, is op afstand werken lastiger. En misschien voelt het voor jou alsof je een assistent inschakelt voor de ‘rotklusjes’, waardoor je het toch zelf blijft doen. Dan heb je een assistent nodig die jou het werk in het begin bijna letterlijk uit handen pakt. Dan krijg je er vertrouwen in dat de assistent dat werk graag en goed doet. Met wederzijds vertrouwen kan samenwerken ook op afstand.”

5. Hoe zorg ik dat ik kan loslaten?

Het inschakelen van een PA werkt alleen als je zaken kunt loslaten. Als ondernemer en directeur weet Franka zelf ook: dat is best spannend. Daarom is het zo belangrijk om de juiste assistent te vinden. “Loslaten kan prima, maar je moet ervaren dat het goed gaat”, vindt Franka. “Als een assistent iets drie keer goed heeft gedaan, heb ik er vertrouwen in. Onze assistenten zijn het gewend om feedback te vragen en te ontvangen: is dit inderdaad wat je wilde en bespaart het je tijd? Door regelmatig te evalueren, weet je steeds beter wat je aan elkaar hebt. Dan kun jij ook loslaten en je waardevolle tijd aan andere zaken besteden.”

Wij zeggen niet voor niets: iedere organisatie verdient een Emma! Wij brengen je graag in contact met de ideale assistent voor jou. Neem contact op met manager Emma assisteert & adviseert Britte via onze website of bel naar 073 747 00 54.