Digitaal vergaderen als een pro: 7 tips!
18 juni
Ben je plots ondergedompeld in het digitaal vergaderen? Kun je hiervoor wel wat tips gebruiken? Dat komt goed uit, want wij hebben 7 tips voor je op een rij gezet! Na het lezen van deze blog ben jij professional op het gebied van digitaal vergaderen.
1 Een goede voorbereiding is het halve werk
Verstuur op tijd de uitnodiging voor de videovergadering. Nog beter: maak een jaarplanning van alle vergaderingen. Zo weten de deelnemers precies waar ze aan toe zijn. Deel de vergaderdiscipline voorafgaand aan het overleg. Hierin staat onder meer het doel van de vergadering, waar aanwezigen van tevoren hun vragen kunnen stellen en hoe je je gedraagt in de vergadering. Dat bespaart op het moment suprême een hoop vragen en onzekerheden.
2 Begin zelfverzekerd aan je eerste digitale vergadering
Dat klinkt lastiger dan het is, maar het is eigenlijk heel simpel. Test met een vriend of familielid hoe het communicatieprogramma werkt. Zo kun jij je, als het daadwerkelijk zover is, focussen op de inhoud. Wil je de vergadering opnemen? Probeer deze functie van tevoren ook even, zodat er op de opname geen belangrijke informatie verloren gaat.
3 Bereid je voor
Door er verzorgd uit te zien, goed in beeld te zijn, een rustige achtergrond te kiezen en uiteraard op tijd te zijn. Daarnaast is het van belang dat je je inhoudelijk goed hebt voorbereid en alle benodigde vergaderstukken binnen handbereik hebt. Zet je telefoon op stil en de radio uit; achtergrondgeluiden kunnen een enorme stoorzender zijn.
4 Laat de vergadering digitaal perfect verlopen
Heb je van tevoren niet gevraagd of iedereen akkoord is dat je een opname maakt? Begin dan met het vragen om toestemming. Digitaal krijgt lichaamstaal een heel andere betekenis. Leiderschap krijgt hierdoor een andere rol. Belangrijk is dat iedereen even het woord krijgt. Laat daarom bij het nemen van een besluit iedereen aan het woord, zodat je weet dat alle aanwezigen hetgeen besproken is begrepen hebben.
5 Maak van de vergadering iets prettigs
De deelnemers voelen zich meer betrokken als je bij aanvang een rondje doet. Noem iedereen even bij naam. Eventueel laat je iedereen kort even iets over zijn eigen situatie vertellen. Komt het einde van het overleg in zicht, vraag dan of de deelnemers nog vragen hebben en bedank iedereen voor zijn deelname.
6 Laat iedereen efficiënt aan het woord
Heb je een grote groep deelnemers? Dan kan het lastig zijn als zij je continu verbaal onderbreken. Hier zijn verschillende oplossingen voor. Teams maakt gebruik van het zogenaamde hand opsteken. Zo komt er een handje in beeld als iemand wat wil zeggen. Een andere manier is om je naam te noemen in de chatfunctie. Belangrijk hierbij is wel dat de voorzitter de chat in de gaten houdt, maar zo blijft de vergadering wel overzichtelijk.
7 Denk na over mogelijkheden van notuleren
Geen tijd om de notulen direct uit te werken? Neem dan de vergadering op. Dan kun je deze op een later moment gemakkelijk terugluisteren. Dat maakt het notuleren een stuk gemakkelijker! Heb je geen toestemming om het overleg op te nemen of kom je er ook op een later moment niet aan toe? Een professionele notulist is dé oplossing.
Meer weten over wat onze notulisten te bieden hebben? Neem contact met ons op. Dit kan door te bellen naar (073) 747 00 54, te mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!