Welkom in de wereld van vergaderapps

Het afgelopen jaar hebben we allemaal handig moeten worden met digitale vergadertools zoals Teams, Zoom, Webex en Google Meet. Nu we vooral vergaderen op afstand, hebben we de voordelen ontdekt en nemen we geen genoegen meer met minder, bijvoorbeeld op het gebied van efficiëntie.

Er wordt dan ook steeds meer technologie toegepast aan de achterkant van vergaderingen; technologie die voorheen ook werd gebruikt, maar waaraan nu nieuwe en hogere eisen worden gesteld: vergaderapps. Er zijn verschillende vergaderapps met legio mogelijkheden. Hoe weet je nou zeker dat je de juiste hebt en dat je deze optimaal inzet?


Bij Emma Handson werken we voor de tientallen vergaderingen die we dagelijks verzorgen en notuleren, met diverse vergaderapps en -programma’s. De meest gebruikte op dit moment zijn OurMeeting (DocWolves), iBabs en SharePoint (Microsoft Office), en we zien ook interessante nieuwe spelers op de markt. We merken dat veel organisaties zoekende zijn naar een oplossing in deze hoek om tot nog efficiënter vergaderen te komen.


Een vergaderapp kan niet alleen worden gebruikt om vergaderstukken te distribueren. De ideale vergaderapp biedt meer: het is niet alleen een platform om veilig documenten en opnames uit te wisselen, maar kan ook fungeren als planner en als manager van besluiten en actiepunten.


Wist je bijvoorbeeld dat er add-ons bestaan voor Teams en Outlook? Deze beschikken over de bekende basisfuncties van vergaderapps en bieden daarnaast legio mogelijkheden. Denk daarbij aan: het plannen van vergaderingen, het uitnodigen van deelnemers en structuur aanbrengen door tijd toe te wijzen aan agendapunten. Tijdens de vergadering kun je in de add-ons al besluiten vastleggen en actiepunten invoeren, die vervolgens automatisch met een reminder in de agenda van de actiehouders worden geplaatst. Kortom: er kan heel veel.


Door onze brede ervaring met vergaderapps en -tools kunnen wij je adviseren in de zoektocht naar het juiste programma en eventueel ondersteunen in het gebruik. We denken heel graag met je mee!