Dit Privacy- en cookie statement is van toepassing op Emma Handson B.V.
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Wij zullen daarom uiterst zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. In dit Privacy- en cookie statement informeren wij u over de wijze waarop wij omgaan met de persoonsgegevens van onze klanten en geïnteresseerden, onder wie hun medewerkers, en bezoekers van onze websites.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
In het kader van onze dienstverlening aan klanten treedt Emma Handson op als verwerker in de zin van de AVG. De klant is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat de klant beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel. Ook bepaalt de klant op welke wijze en grondslag de persoonsgegevens worden verwerkt.
Bij het verwerken van persoonsgegevens van bezoekers van onze websites is Emma Handson de verwerkingsverantwoordelijke.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In het kader van onze dienstverlening en bij het gebruiken van onze website kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
– NAW-gegevens;
– Burgerlijke staat;
– (Zakelijke) contactgegevens;
– Functie;
– Geluidsopnamen van vergaderingen;
– Beeldmateriaal;
– Financiële gegevens;
– Lees- en klikgedrag.
Daarnaast kunnen wij andere soorten persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening. Dit betreffen persoonsgegevens die worden genoemd tijdens een telefoongesprek, tijdens afspraken, in een vergadering, bij een opname en/of in vergaderstukken die wij vervolgens uitwerken in notulen. Deze persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met dit Privacy- en cookie statement.
Emma Handson kan bijzondere persoonsgegevens verwerken in de zin van de AVG in het kader van haar dienstverlening. Emma Handson zal deze persoonsgegevens uiterst zorgvuldig en conform de vereisten van de AVG verwerken, waarbij de grondslag en het doel van de verwerking van deze persoonsgegevens worden vastgesteld door de klant.
Wanneer verwerken we uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:
– Noodzakelijk voor het uitvoeren of tot stand laten komen van overeenkomsten.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren of tot stand laten komen van een overeenkomst met u. Deze verwerking vindt plaats op basis van ten minste een van de volgende doelen:
– Het behandelen van een vraag die via onze website is gesteld;
– Het opstellen en bewerken van documenten in het kader van alle voorkomende ondersteunende werkzaamheden, waaronder notuleren, mobiel dicteren, vertalen, transcriberen en redigeren;
– Het factureren en het eventueel nemen van incassomaatregelen.
– Noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals:
– Het verbeteren en optimaliseren van onze dienstverlening;
– Het gebruiken van de gegevens voor marketingdoeleinden, voor zover daar geen toestemming voor is vereist;
– Het voeren of afhandelen van geschillen;
– Het beveiligen en beheren van onze systemen en onze vestigingen;
– Het voorkomen, detecteren en afhandelen van onregelmatigheden.
Wij zullen bij deze verwerkingen altijd ons gerechtvaardigd belang afwegen tegen uw privacybelang. Alleen als ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt, vindt de verwerking plaats op deze grondslag.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is ter nakoming van wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming. Dit doen wij bijvoorbeeld voor het versturen van onze nieuwsbrieven. Wij zullen ervoor zorgen dat deze toestemming aan de eisen van de AVG voldoet. Indien de verwerking op basis van toestemming plaatsvindt, heeft u altijd de mogelijkheid om deze weer in te trekken. Dit kan door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.
Wij streven naar een rechtmatige en transparante verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet op een manier die onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Indien wij voornemens zijn uw persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, voorzien wij u van aanvullende informatie voor zover dit noodzakelijk is.
Als u bepaalde informatie niet aan ons verstrekt (ondanks een verzoek daartoe) of uw toestemming intrekt, kunnen wij (een van) de overeenkomsten die wij met u zijn aangegaan mogelijk niet uitvoeren of kunnen wij mogelijk niet aan onze wettelijke verplichtingen voldoen. Wij informeren u vanzelfsprekend tijdig indien dit het geval is.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met dit Privacy- en cookie statement en met de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij zien er op toe dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.
Wij kunnen gegevens aan de volgende ontvangers verstrekken:
– Door Emma Handson ingeschakelde notulisten die werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met u verrichten als zzp’er;
– Hostingdiensten die door ons zijn ingeschakeld;
– Clouddienst voor opslag van data;
– Ondersteunde dienstverleners voor het versturen van marketingberichten en optimaliseren van de website;
– Overheidsinstanties die daar het recht en de bevoegdheid toe hebben;
– Externe adviseurs (onder andere fiscaal & juridisch).
We kiezen ervoor om categorieën ontvangers te benoemen in plaats van individuele bedrijfsnamen om te voorkomen dat dit Privacy- en cookie statement vaak moet worden aangepast. Neem voor meer informatie over onze specifieke ontvangers van persoonsgegevens contact met ons op.
Uw persoonsgegevens worden door ons en onze verwerkers voornamelijk verwerkt op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het is echter mogelijk dat uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. In beide gevallen hebben wij en onze verwerkers, conform de Europese en Nederlandse privacyregelgeving, maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens rechtmatig te verwerken.
Vanwege continue ontwikkelingen ten aanzien van de beschermingsmaatregelen voor internationale doorgifte, kan het zijn dat de maatregelen die ontvangers nemen aan wijzigingen onderhevig zijn. Wij verwijzen daarom voor de actuele informatie over de getroffen beschermingsmaatregelen naar de privacy verklaringen van deze ontvangers zelf. De volgende verwerkers van Emma Handson verwerken mogelijk gegevens buiten de EER:
– Mailchimp: voor het verzenden van nieuwsbrieven (https://mailchimp.com/legal/privacy/);
– Google en YouTube: bij het plaatsen van cookies (https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=nl&fg=1).
Voor verdere informatie over onze specifieke werkwijzen bij de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u contact met ons opnemen.
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Bij het vaststellen van onze bewaartermijnen wegen de volgende factoren mee:
– Omvang, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens;
– Het potentiële risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking van uw persoonsgegevens;
– De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken;
– De mogelijkheden om deze doeleinden op een andere manier te realiseren;
– De geldende wettelijke voorschriften.
Bovenstaande komt neer op onder meer de volgende bewaartermijnen:
– Opnames worden verwijderd nadat de notulen definitief zijn vastgesteld, dan wel uiterlijk één jaar na uitwerking van de notulen;
– Uitgewerkte notulen worden maximaal één jaar bewaard;
– Opnames van dictaten worden één maand na het uitwerken verwijderd, dan wel uiterlijk één jaar na uitwerking van de opname;
– Telefoonnotities worden uiterlijk één jaar na verzending verwijderd;
– Gegevens die moeten worden bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht verwijderen wij na zeven jaar.
Wij zullen alle redelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beveiligen en deze te beschermen tegen verlies, oneigenlijk gebruik of andere onrechtmatige verwerking. In dat kader organiseren we jaarlijks een interne bijeenkomst waarbij veilig omgaan met persoonsgegevens centraal staat. Ook besteden we hieraan uitgebreid aandacht bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen die wij toepassen, zijn:
– Onze medewerkers dienen een verklaring omtrent het gedrag (VOG) te overleggen bij indiensttreding, alsmede een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen;
– Er worden in beginsel geen hard-copy-versies gemaakt van notulen;
– Toegang tot bepaalde dossiers gebeurt op basis van ‘need to know’;
– Opsplitsing van autorisatie in lees- en gebruikersrechten.
Voor meer informatie over de beveiligingsmaatregelen die wij treffen, kunt u contact met ons opnemen.
U heeft het recht ons te verzoeken om inzage te geven in uw persoonsgegevens. Als u een verzoek indient, verstrekken wij u een overzicht van alle persoonsgegevens die wij van u hebben, tenzij dit niet mogelijk is vanwege prevalerende zwaarwichtige belangen van anderen.
Daarnaast kunt u ons verzoeken om:
– Uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen indien u vermoedt dat de persoonsgegevens onjuistheden bevatten of onjuist zijn verwerkt;
– De verwerking van persoonsgegevens te beperken;
– Tegen de verwerking van persoonsgegevens bezwaar te maken, indien de verwerking is gebaseerd op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ van Emma Handson;
– Uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Een verzoek kan schriftelijk, per e-mail of per post, worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij kunnen hierbij aanvullende informatie aan u vragen om uw identiteit vast te stellen. De verzoeken worden, in overeenstemming met de wet, binnen één maand na ontvangst van het verzoek door ons behandeld. U wordt vervolgens geïnformeerd of wij voldoen aan het verzoek en wat eventueel de reden is voor het weigeren van het verzoek.
Als u een klacht heeft of een andere vraag over de manier waarop wij met uw privacy omgaan, kunt u contact met ons opnemen. Wij vragen u hierbij zoveel mogelijk relevante informatie omtrent uw klacht of vraag mee te zenden.
Wij nemen uw klachten en vragen in behandeling en reageren uiterlijk binnen vier weken. Wij doen er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Indien u desondanks niet tevreden bent met de afhandeling van de klacht, kunt u hierover contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit Persoonsgegevens) en desgewenst daar een klacht indienen.
Deze website, www.emmahandson.nl, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die naar uw browser worden gestuurd en op uw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik door de bezoeker van de site.
Door middel van cookies worden er gegevens verzameld. Afhankelijk van de soort cookies kunnen dit persoonsgegevens zijn. De gegevens (waaronder gegevens die geen persoonsgegevens zijn) die wij onder meer kunnen verzamelen, zijn:
– Browsergegevens;
– Systeemgegevens;
– Geografische gegevens;
– Duur van uw bezoek;
– Pagina’s die u bezoekt;
– Hyperlinks waarop u klikt;
– Locatiegegevens op basis van uw IP-adres;
– Verbindingsgegevens, zoals het IP-adres.
Doel van de cookies
Noodzakelijke cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren. Naast noodzakelijke cookies plaatsen wij ook analytische cookies en marketing-cookies om inzicht te krijgen in het surfgedrag en om de serviceverlening te kunnen verbeteren. Bij de analytische/statistieke cookies worden anonieme gegevens verwerkt. Deze zijn dus niet herleidbaar tot een persoon en hebben geen invloed op uw privacy. Met marketing-cookies kunnen wij zien welke andere websites de bezoeker heeft bezocht. Deze informatie gebruiken we om relevante advertenties te tonen. De verzamelde gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt.
Hieronder treft u een overzicht aan van de cookies die door ons op onze website worden geplaatst.
Noodzakelijk
Cookie_notice_accepted
Controleren of de cookie-melding is geaccepteerd.
30 dagen
_tawkuuid
Tawk.to Chat. Deze cookie wordt gebruikt om gebruikers te onderscheiden.
180 dagen
TawkConnectionTime
Tawk.to Chat. Deze cookie wordt gebruikt om de verbindingsduur van Tawk-sessies te bepalen.
Gedurende de sessie
CONSENT
Google. Het onthoudt welke cookies u heeft geaccepteerd.
6073 dagen
Statistieken
1P_JAR
Google. Met deze cookie meten we hoe u onze webshop gebruikt en hoe u ons heeft gevonden en welke pagina’s u bezoekt teneinde onze website te verbeteren.
30 dagen
DV
Google. Met deze cookie meten we hoe u onze webshop gebruikt en hoe u ons heeft gevonden en welke pagina’s u bezoekt teneinde onze website te verbeteren.
30 minuten
_gid
Google Analytics. Deze cookie wordt ingesteld door Google Analytics en wordt gebruikt om gebruikers te onderscheiden.
1 dag
_ga
Google Analytics. Deze cookie wordt ingesteld door Google Analytics en wordt gebruikt om gebruikers te onderscheiden.
2 jaar
_gat
Google Analytics. Deze cookie wordt gebruikt om de verzoeksnelheid te vertragen.
1 minuut
_hjAbsoluteSessionInProgress
Hotjar. Deze cookie wordt gebruikt om de eerste paginaweergavesessie van een gebruiker te detecteren.
30 minuten
_hjIncludedInPageviewSample
Hotjar. Deze cookie is ingesteld om Hotjar te laten weten of die gebruiker is opgenomen in de gegevensbemonstering die is gedefinieerd door de pageview-limiet van uw site.
30 minuten
_hjFirstSeen
Hotjar. Hotjar-cookie die wordt ingesteld wanneer de klant voor het eerst op een pagina met het Hotjar-script belandt. Hij wordt gebruikt om de Hotjar-gebruikers-ID, uniek voor die site, in de browser vast te houden. Dit zorgt ervoor dat het gedrag bij volgende bezoeken aan dezelfde site wordt toegeschreven aan dezelfde gebruikers-ID.
30 minuten
_hjid
Hotjar. Hotjar-cookie die wordt ingesteld wanneer de klant voor het eerst op een pagina met het Hotjar-script belandt. Hij wordt gebruikt om de Hotjar-gebruikers-ID, uniek voor die site, in de browser vast te houden. Dit zorgt ervoor dat het gedrag bij volgende bezoeken aan dezelfde site wordt toegeschreven aan dezelfde gebruikers-ID.
365 dagen
_ajs_anonymous_id
Hotjar. Deze cookie wordt door Segment ingesteld als een willekeurig gegenereerde ID voor anonieme gebruikers.
365 dagen
_hjTLDTest
Hotjar. Wanneer het Hotjar-script wordt uitgevoerd, proberen we het meest algemene cookiepad te bepalen dat we moeten gebruiken, in plaats van de hostnaam van de pagina. Dit wordt gedaan zodat cookies kunnen worden gedeeld tussen subdomeinen (indien van toepassing). Om dit te bepalen, proberen we deze cookie op te slaan voor verschillende URL-substringalternatieven totdat het niet lukt. Na deze controle wordt de cookie verwijderd.
Gedurende de sessie
Marketing
NIC
Google Ads. Registreert een unieke ID die het apparaat van een terugkerende gebruiker identificeert. De ID wordt gebruikt voor gerichte advertenties.
Half jaar
Cookies weigeren en verwijderen
Als u onze website bezoekt, wordt er een cookiemelding weergegeven. Daarmee kunt u zelf bepalen in hoeverre onze cookies bij u worden geplaatst.
Via de instellingen van uw browser kunt u geplaatste cookies verwijderen. Daarnaast is het mogelijk om alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser, te verwijderen. De wijze waarop u dit kunt doen, verschilt per browser. Meer informatie vindt u in de ‘help’-functie van uw browser. Het is mogelijk dat de werking van de website niet optimaal is als u ervoor kiest de cookies op de website niet te accepteren.
Meer informatie over cookies
Op de volgende websites vindt u meer informatie over cookies:
– Consumentenbond: Wat zijn cookies?;
– Consumentenbond: Cookies verwijderen: stappenplan;
– Consumentenbond: Tracking cookies blokkeren met adblocker.
Bij vragen over dit Privacy- en cookie statement of over de wijze waarop wij met uw privacy omgaan, kunt u ons bereiken op de volgende wijzen:
+31 (073) 747 00 54
info@emmahandson.nl
Helvoirtseweg 181
5263 EC Vught
Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy- en cookie statement van tijd tot tijd te wijzigen door het plaatsen van een nieuwe versie op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u uiteraard voorafgaand informeren.
Dit Privacy- en cookie statement is voor het laatst bijgewerkt op: 27 juni 2022.