Zo kies je het juiste projectmanagementsysteem

7 december

Met een projectmanagementsysteem houd je overzicht over jouw projecten. Je ziet direct wie waarmee bezig is en wat wanneer moet gebeuren. Als je tijd wilt besparen en geen kans wilt mislopen, is dat precies wat jij nodig hebt! Maar welk systeem is het meest geschikt voor jou? Wij vertellen je welke vragen je jezelf moet stellen om het juiste projectmanagementsysteem voor jouw project te selecteren. Alleen met het juiste systeem behaal je immers optimale tijdwinst.

Wat is een projectmanagementsysteem?

Een projectmanagementsysteem is een veelomvattende term. Hieronder kan een crm-systeem vallen, maar ook je takenlijst in Outlook is een microversie van zo’n systeem. Wij concentreren ons op de letterlijke betekenis: een systeem waarmee je een of meerdere projecten kunt managen. Het grote voordeel van zo’n systeem is het creëren van overzicht.

Waarvoor gebruik je een projectmanagementsysteem?

Om overzicht te creëren dus. Uitvoerders weten dankzij een projectmanagementsysteem wat ze moeten doen en hoe dat past in het grotere geheel. Managers en projectleiders krijgen met één druk op de knop rapportages over wat er al is gedaan binnen een project en of de deadlines worden gehaald. Daarnaast win je – na de initiële investering – tijd met een projectmanagementsysteem. Het systeem neemt immers een aantal handmatige handelingen van je over: taken worden geautomatiseerd en zo dient het als checklist. Handig toch?

Voorbeelden van projecten die gemanaged kunnen worden, zijn de livegang van een marketingcampagne, productontwikkeling en het aanbieden van een cursus. Je kunt zo’n project omvatten van idee tot evaluatie.

Wat zijn de mogelijkheden?

De mogelijkheden van projectmanagementsystemen zijn eindeloos. We sommen er hier een aantal op:

• Het koppelen van personen aan taken: wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Het bepalen van deadlines en hoe ‘vast’ die zijn. De livegang van een project is een mijlpaal die niet kan worden uitgesteld. Andere taken hebben meer speling en kunnen worden verzet als de prioriteiten veranderen.
• Taken van elkaar afhankelijk maken: sommige taken kunnen pas worden opgepakt als een vorige taak is afgerond. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van feedback.
• Taken filteren: bekijk op je scherm alleen de taken van jezelf, alleen die van vandaag of alleen die van één bepaald project.
• Taken scheiden of juist samenpakken: wat moet ik doen vandaag en welke taken kan ik combineren?
• Sjablonen instellen voor terugkerende taken: als iemand zich aanmeldt voor een cursus, moet diegene een bedank-e-mail krijgen, wellicht eerst een intake invullen en daarna alle benodigde informatie ontvangen. Na afloop moet ook worden gevraagd om een evaluatie. Met sjablonen maak je al die taken één keer aan en kun je die de volgende keer automatisch in gang zetten.
• Gebruikers als gast uitnodigen: denk bijvoorbeeld aan een marketingbureau, dat alleen bij bepaalde onderdelen van een project aan tafel zit en zo wel bij dat onderdeel een volwaardige rol krijgt.
• Automatische meldingen in je mailbox, als je dat handig vindt.
• Koppelingen met andere systemen, voor bijvoorbeeld klantinformatie, urenregistratie of facturering.
  
  
  

Welke projectmanagementsystemen zijn er?

Om het makkelijk te maken: er zijn misschien wel duizenden projectmanagementsystemen, die allemaal hun specialiteit hebben. Sommige zijn bijvoorbeeld in eerste instantie gericht op crm, maar hebben daarnaast taakgerichte mogelijkheden. Andere systemen zijn ontwikkeld voor een bepaalde beroepsgroep. Handig als je daaronder valt, soms minder handig als je een andere focus hebt. BaseNet is bijvoorbeeld ooit ontwikkeld voor advocaten en Syntess is ontstaan vanuit de installatiebranche. Andere grote spelers die meer algemeen zijn en waarmee we zelf goede ervaringen hebben, zijn Asana en ClickUp. Maar ook MS Teams en de takenlijst in Outlook zijn bekende tools en kunnen veel meer dan de meeste mensen denken.

Wat heb jij nodig?

Met zoveel mogelijkheden en systemen blijft de vraag over: heb je al die mogelijkheden wel nodig en welk systeem kies je? Die keuze is heel persoonlijk. Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen om het juiste projectmanagementsysteem voor jou te vinden:

• Welk project wil je omvatten en wat moet het systeem daarvoor kunnen? Denk aan de mogelijkheid van het versturen van e-mails vanuit het systeem of het ondertekenen van documenten.
• Gaat het om één of meerdere projecten? Hoe meer projecten naast elkaar lopen, hoe meer behoefte je waarschijnlijk hebt aan een goed overzicht.
• Werk je alleen of met een team? Als je met een team werkt, is het niet voldoende als alle informatie in jouw hoofd zit. Dan moet je die informatie ook elders kunnen terugvinden en is het handig als je van elkaar weet waar iedereen mee bezig is.
• Wil je alles in één systeem en met welke systemen wil je een koppeling? Als je alles in één systeem wil, ontkom je er bijna niet aan om concessies te doen. Eén allesomvattend systeem is immers niet even goed in alles als verschillende gespecialiseerde systemen. Tenzij je het helemaal zelf bouwt, maar ook dat heeft zijn nadelen.
• In welke branche werk je? Sommige systemen zijn gericht op een bepaalde branche.
• Wat mag het kosten? Iedere aanpassing kost geld en die moet het dan wel waard zijn. Vraag je daarom af: maakt dit systeem of deze extra mogelijkheid mijn leven makkelijker?
• Waar sta je met je bedrijf en waar wil je naartoe? Omdat het een investering is om een systeem in te richten, moet het lang meegaan. Wil je bijvoorbeeld flink groeien met je bedrijf? Dan kun je daar nu al op voorsorteren.

Tot slot misschien wel de belangrijkste vraag: wat wil jij en wat vind jij fijn om mee te werken? Een systeem kan immers nog zo goed zijn, het valt of staat met hoe het wordt bijgehouden. Als je medewerkers en jij er niet achter staan, zal het nooit brengen wat je ervan hoopt of verwacht.

Wat kost een projectmanagementsysteem?

Allereerst het goede nieuws: veel projectmanagementsystemen hebben een gratis variant. Kleinere bedrijven kunnen daarmee vaak al prima uit de voeten. Is je organisatie groter of wil je heel veel mogelijkheden? Dan kies je voor een betaalde versie. In dat geval heb je meestal een abonnement per gebruiker. Houd daar dus rekening mee bij groei van je bedrijf.

Nog iets om wat je niet moet vergeten als je het over de kosten hebt: een systeem kan gratis zijn, maar het kost altijd tijd om het goed in te richten. Neem die tijd vooral, zodat je met de keuzes die je nu maakt, voorlopig vooruit kunt. Misschien is het verstandig hiervoor advies van professionals in te schakelen. Inrichten van een projectmanagementsysteem (met of zonder hulp) is een investering, maar als je het goed doet, win je die zeker weer terug.

Op weg naar het juiste projectmanagementsysteem

Genoeg vragen en zaken om rekening mee te houden bij de keuze voor het juiste projectmanagementsysteem. Kom je er zelf niet uit? Dan helpen de adviseurs van Emma Handson je graag. Omdat wij voor veel verschillende organisaties werken, hebben we ervaring met meerdere systemen en werkwijzen. Met die ervaring helpen we ook jou met uitzoeken welk systeem voor jou werkt en hoe je dat het beste inricht. Dan doet zo’n systeem precies wat het moet doen: tijd winnen, zodat jij je aandacht aan de inhoud kan besteden. Waarmee kunnen we jou helpen? Laat het ons weten en wij denken met je mee. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.