Wat is een crm-systeem?

6 oktober

Crm is de afkorting van customer relationship management. Maar welke toegevoegde waarde heeft een crm-systeem? En wat zijn goede crm-systemen? We vroegen een van onze Emma’s om uitleg.

Een crm-systeem is een hulpmiddel om gegevens van klanten te beheren. Doordat je één systeem gebruikt om alle afspraken en documenten te verzamelen, heb je altijd een actueel klantenbestand. Je speelt hiermee sneller in op kansen. Kortom: een goed passend crm‑systeem biedt structuur en verhoogt je kans op succes.

Van klant naar partner

Wij voeren onze projecten niet uit voor een ‘klant’, maar voor een ‘partner’. We zijn immers allemaal ondernemers en staan onderling voor elkaar klaar. Die relatie is ons zeer dierbaar en we willen niemand als nummertje behandelen. Een crm-systeem kan hierbij helpen, doordat je de focus kunt leggen op het verbeteren van klantrelaties en zo nummertjes kan vermijden.

Zo bepaal je welk crm-systeem bij jouw bedrijf past

Voordat je begint met de zoektocht naar de beste software voor jouw organisatie, adviseren we altijd om een aantal belangrijke dingen op een rijtje te zetten. Hierdoor bepaal je snel of een crm-systeem voor jouw organisatie geschikt is. Stel jezelf de volgende vragen:

1. Waarom heb ik een crm-systeem nodig?
2. Welke processen wil ik ondersteunen? Denk aan: sales- & relatiebeheer, projectmanagement, klantenservice en facturatie.
3. Wat wil ik via het crm-systeem inzichtelijk maken?
4. Wie gaat er met het crm-systeem werken?
5. Wat mag het crm-systeem kosten?
6. Wil ik mijn crm-systeem integreren met (zakelijke) software die ik nu gebruik?
7. Wat verwacht ik in de toekomst?

Na het beantwoorden van bovenstaande vragen heb je een goede basis voor je zoektocht. Verder is het belangrijk om rekening te houden met jouw branche. Iedere branche is uniek en er is vaak specifieke software die naadloos aansluit op branchespecifieke bedrijfsprocessen. Hiermee behaal jij voor jouw bedrijf een optimaal resultaat.

5 crm-systemen uitgelicht

Om je een idee te geven van de diversiteit van de beschikbare software, hebben we onze Emma’s gevraagd om hun ervaringen te delen. Hieronder een korte omschrijving van enkele van de crm-systemen waarmee wij ervaring hebben.

Teamleader

De software van Teamleader is volgens onze Emma’s ‘megagebruiksvriendelijk’. Het programma is geschikt voor klantbeheer, projectmanagement en facturatie. Je kunt het klantencontact volgen van het eerste telefoontje tot lang nadat een opdracht is uitgevoerd. Je kunt er veel informatie instoppen, de agenda koppelen en gemakkelijk informatie opzoeken. Ook kun je taken aanmaken en die aan iemand toewijzen. De lay‑out is simpel, wat het gebruik eenvoudig en intuïtief maakt. Teamleader is niet‑branchespecifiek, betaalbaar en makkelijk op te zetten. Hierdoor is het ook voor het mkb een geschikte keuze.

BaseNet

BaseNet wordt veel toegepast in de advocatuur, maar is ook goed toepasbaar in andere branches. Het is een praktisch systeem, waarin je makkelijk klanten en dossiers kan aanmaken. Een dossier wordt aangemaakt op naam van de klant en de wederpartij waarmee deze van doen heeft. Je bouwt zo een historie op in het dossier, waarin je e‑mailverkeer, bijlagen en stukken gemakkelijk en op één plaats kunt terugvinden. Daarnaast kun je ook je uren bijhouden en deze direct op een dossier schrijven.

P8

Dit systeem is ontwikkeld voor overheden en rentmeesters, maar wordt tegenwoordig ook door andere organisaties gebruikt. Het is een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk programma. Het is bijvoorbeeld een mooi systeem om contracten tussen verhuurder en huurder in te plaatsen. Je kunt er alle details in kwijt: wanneer het contract start en eindigt, om welke percelen het gaat en hoe moet worden gefactureerd. Ook kun je er documenten in uploaden, zodat je alle gegevens van één contract bij elkaar hebt.

AFAS

In AFAS is relatiebeheer de basis van al je bedrijfsprocessen. Een goed voorbeeld hiervan is het digitale dossier. Alle activiteiten rondom een klant, medewerker of relatie kun je raadplegen en aanvullen. In AFAS kun je jouw crm-gegevens verbinden met je belangrijkste bedrijfsprocessen. Zo krijg je een compleet dossier met bijvoorbeeld klantbezoeken, e‑mailverkeer, offertes en facturen. Allemaal in één dossier. Wanneer je één oplossing zoekt voor al je bedrijfsprocessen, is AFAS zeker het overwegen waard.

Exact

Crm is een integraal onderdeel van het bedrijfssoftwaresysteem Exact. Alle informatie over klanten, producten, maar ook financiële informatie zoals facturatie en debiteuren, zijn in dit systeem verzameld. Alles op één plaats dus! Inclusief een handige app. Voor bedrijven die een alles-in-éénoplossing zoeken, is dit zeker een optie.

Zo vind je het juiste crm-systeem

Heb jij hulp nodig bij het vinden van het juiste crm-systeem? Onze PA’s zetten graag hun ervaring in om met jou mee te denken over jouw specifieke wensen. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.