Support: onmisbare schakel voor een soepel draaiend team

19 mei

Met een steeds groeiende organisatie is ook meer coördinatie nodig. Emma Handson notuleert inmiddels meer dan 2.000 vergaderingen per jaar. Vergaderingen die allemaal moeten worden ingepland, moeten worden toegewezen aan een collega en waarvan de notulen op tijd moeten worden verzonden. Dat dit proces soepel verloopt is te danken aan het Supportteam. Lisanne, Mirna, Manon en Renee nemen ons mee in hun werk.

Planning en coördinatie

Bij de afdeling Support verzorgen we de planning en coördinatie van alle notulen die door Emma Handson worden gemaakt. Daar hebben we onze handen vol aan, dus dat doen we inmiddels met vier of vijf collega’s. We zijn allemaal anders, maar we hebben gemeen dat we het fijn vinden om onze collega’s én klanten te ondersteunen en blij te maken. Dat is wat ons als collega’s van Support én Emma Handson verbindt.

Van aanvraag tot verzending

Support is de verbindende schakel in het hele proces van notuleren, van het aannemen van de opdracht tot verzending van de notulen. Wij nemen een verzoek voor het notuleren van een vergadering in behandeling en schakelen daarvoor met collega’s om een plekje te vinden in de goedgevulde planning. Nee zeggen doen we namelijk liever niet. Van elke vergadering houden we in de gaten of de vergaderstukken al binnen zijn, zodat de notulist op tijd aan de gang kan met de voorbereiding van die vergadering.

Deadline

We hebben een scherp oog op de deadline en schakelen bij ziekte van een notulist met collega’s om te zorgen dat notulen toch gemaakt kunnen worden aan de hand van de opname die voorhanden is. We checken of de notulen op de deadlinedag bij de tekstcorrectoren zijn én diezelfde dag zijn tegengelezen. Als de notulist dan de notulen definitief heeft gemaakt, verzenden wij die naar de klant. Natuurlijk nemen we ook eventuele feedback van klanten in ontvangst. Een goede tip of, gelukkig ook vaak, een mooi compliment!

Randvoorwaarden

Eigenlijk zorgen wij er dus voor dat de randvoorwaarden op orde zijn, zodat de notulisten hun werk goed kunnen doen. We overleggen dan ook altijd met hen als we schuiven in de planning, of het ook bij hen past. En als ze ergens tegenaanlopen, zijn wij hun eerste aanspreekpunt. Dat geldt ook bij problemen met apparatuur en dergelijke. We hebben zo’n 40 notulisten van Hoensbroek in Limburg tot Eastermar in Friesland, dus dan is het fijn als er een centrale vraagbaak is. Zo zijn we niet alleen een verbindende factor in het proces, maar ook tussen collega’s.

Veiligheid

Als Support spreken we veel klanten en we hebben toegang tot diverse systemen. Veel klanten werken met online vergaderapplicaties zodat documenten veilig en vertrouwelijk kunnen worden uitgewisseld. Daarnaast bieden wij ook een eigen portaal aan klanten en zzp’ers aan. Wij hebben toegang tot al die systemen, zodat we de vergaderstukken kunnen inzien en de notulen daar ook weer in kunnen plaatsen. Het is heel fijn dat we dat vertrouwen van onze klanten krijgen en we gaan daar dan ook vanzelfsprekend zeer zorgvuldig mee om.

Dynamisch werk

Het werk als coördinator is heel dynamisch. Dat is superleuk! We zijn continu aan het schakelen tussen diverse systemen. Het is mooi om mee te denken met de complexe planningsvraagstukken en we gaan een uitdaging niet uit de weg! We zijn continu creatief en proactief aan het meedenken over oplossingen van grote en kleine problemen. Erg gaaf als dat elke keer weer gelukt is!

Kom jij het supportteam versterken?

Support zoekt nog een nieuwe collega. Lijkt jou dit wel wat? Bekijk eens onze vacatures of neem contact met ons op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier.

Benieuwd naar wat we allemaal voor jou kunnen betekenen?