Samenwerking: hoe haal je het beste in elkaar naar boven?

13 oktober

Collega Reindert is tekstcorrector / tegenlezer bij Emma Handson. Een solistische functie? Nee hoor! Samenwerking is essentieel en maakt het werk ook nog leuker. Reindert neemt ons mee in zijn visie op samenwerken bij Emma Handson.

Samenwerking tussen tegenlezers

Bij tekstcorrectie denk je misschien niet meteen aan samenwerking. Eerder roept het het beeld op van uiterste concentratie in afzondering en stilte. Turen naar een beeldscherm. Met de stofkam door elke alinea en elke zin, en online of in dikke naslagwerken woorden en termen opzoeken.

De werkelijkheid is anders. Onze tegenlezers / tekstcorrectoren staan tijdens hun werk voortdurend met elkaar in verbinding via Skype. Bieden vertrouwde taalwebsites als woordenlijst.org, taaladvies.net en Van Dale Online geen soelaas? En is de oplossing van een taalkwestie ook niet in een van de interne handleidingen te vinden? Dan start de discussie in Skype. Collega’s vullen elkaar aan. Daar begint de samenwerking! Hoe schrijf je bijvoorbeeld de afkorting van Human Resources?

Richtlijnen

Die regelmatige onderlinge afstemming heeft alles te maken met de materie waarmee Emma Handson zich bezighoudt. Een groot deel van onze klanten bestaat uit pensioenfondsen. Die gebruiken veel Engelse termen en samenstellingen van Nederlandse en Engelse woorden. Houden we inderdaad altijd het Engels aan, of vertalen we termen? Elke klant heeft zijn eigen richtlijnen, maar die zijn lang niet altijd toereikend. Alleen al omdat er veel nieuwe pensioentermen bij komen. Daarnaast gaan de wensen van de klant een enkele keer tegen de regels van het Groene Boekje (online: woordenlijst.org) in. Zoals, jawel, HR. Volgens het Groene Boekje is het hr.

Samenwerking tussen notulist en tegenlezer

Onze notulisten maken ter plekke of online (via Microsoft Teams) verslagen van vergaderingen van diverse gremia, zoals bestuur, raad van toezicht en beleggingsadviescommissie, en werken die thuis uit. Vervolgens gaan de notulen naar de tegenlezers. In de notulen zelf hebben de notulisten opmerkingen gemaakt voor de klant én voor de tegenlezer. Die laatste reageert daar weer op. Zo ontstaat er een vruchtbare wisselwerking tussen notulist en tegenlezer. Beiden kunnen niet zonder elkaar. De samenwerking strekt zich uit naar een andere afdeling.

Juist omdat de tegenlezers (thuis) en de notulisten (op pad en thuis) elkaar tijdens het werk zelden zien, is communicatie via Skype en e-mail zo belangrijk om elkaar aan te vullen en scherper te maken. Er is een continue uitwisseling van kennis; er wordt met elkaar meegedacht hoe je een zin zo mooi of efficiënt mogelijk kunt opschrijven. Uiteraard zonder de wensen van de opdrachtgever uit het oog te verliezen. Notuleren en tegenlezen zijn twee takken van sport, maar ze hebben één ding gemeen: een tekst afleveren naar de wensen van de klant.

Vierogenprincipe

Werken volgens het vierogenprincipe betekent bij Emma Handson niet iemands tekst compleet herschrijven, maar suggesties doen ter verbetering en vragen stellen. En dat hoeft helemaal niet altijd te betekenen dat de notulist ook alle suggesties van de tegenlezer overneemt. Er kunnen zelfs redenen zijn om correcties niet over te nemen. In de meeste gevallen zal de notulist dan toelichten waarom zij of hij dat heeft gedaan. Zo komen we in samenwerking tot puntgave notulen.

Samenwerking met de klant

En dan moeten ze natuurlijk ook nog op tijd terug naar de klant! Dat vergt planning en afstemming. Daar zorgen collega’s van support voor, de schakels tussen klant en notulist, en de coördinator, de schakel tussen notulist en tegenlezer. Bij dit onderdeel van de samenwerking is behalve Skype en e-mail ook (mobiele) telefoon belangrijk. Handig, al die communicatiemiddelen. Maar zijn het niet slechts hulpmiddelen?

Gelijkwaardigheid

Hoezeer de digitalisering ook is doorgedrongen in het werk, waar het bij goede samenwerking natuurlijk écht om gaat, is vertrouwen. En dat is een van de sterke punten van Emma Handson. Wie vertrouwen krijgt, geeft het ook aan anderen. Dat maakt het tegelijk makkelijker om feedback te geven en te ontvangen. Zo weten we wat we aan elkaar hebben. Een ander sterk punt is dat er wordt gewerkt op basis van gelijkwaardigheid. Vrouwen zijn bij ons ruim in de meerderheid. In tegenstelling tot wat in verschillende kringen nog wel eens wordt gedacht, is dit totaal geen issue. Door te werken op basis van vertrouwen en gelijkwaardigheid halen we het beste in elkaar naar boven. Want niemand voelt zich geremd. Vaak zie je in personeelsadvertenties dat een ‘proactieve houding’ wordt verwacht. Bij Emma Handson is het vanzelfsprekend dat je initiatief neemt, omdat de werksfeer positief is. Dus niet om aan een verwachtingspatroon te voldoen.

Samenwerking in real life

Natuurlijk helpt bij dit alles dat je elkaar ook af en toe in het echt ziet. Dat is weer eens wat anders dan je beeldscherm. Hierboven heb ik voornamelijk het werk van de tegenlezers en notulisten beschreven, en die werken vaak thuis of op een vergaderlocatie. Emma Handson doet echter veel meer, zoals telefonische ondersteuning en het uitwerken van dictaten, en dat gebeurt ook op het altijd gezellige kantoor. Daarnaast zijn er in het pand in Vught workshops waar je je collega’s ziet, en niet te vergeten borrels en uitstapjes. Onmisbaar voor het vertrouwen en het gevoel van gelijkwaardigheid, en dus een goede samenwerking!

Wil jij ook in samenwerking met je collega’s het beste doen voor de klant? Bekijk onze vacatures of neem contact op voor meer informatie.