PA op afstand versus werken als PA op een kantoor
15 augustus
Virtual assistant (VA) en personal assistant (PA), wat houden die functies eigenlijk precies in? Wij spraken collega’s Lieke en Eelke over hun werkzaamheden en ervaringen in die functies bij verschillende klanten.
Welke werkzaamheden verricht je voornamelijk als VA?
Eelke vertelt: “Dat verschilt heel erg per klant. Voor de ene klant beheer je alleen de agenda, voor de andere klant fungeer je als complete backoffice of secretariaat. Agendabeheer klinkt heel simpel, maar je bent het aanspreekpunt voor veel partijen en houdt rekening met meerdere agenda’s. Hierdoor wordt het een stuk complexer en uitdagender. Voor een andere klant, een opleidingsinstituut, adviseren we cursisten over post-hbo-opleidingen. Daarnaast plannen we alle opleidingen, organiseren we de diploma-uitreikingen, beheren we de facturatie en onderhouden we het contact met de cursisten en de docenten. We regelen de digitale examens, schrijven diploma’s uit en versturen die. Heel uiteenlopend, dus.”
Welk werk doet een PA?
“Ik heb een tijd voor een klant op locatie gewerkt, waar ik de officemanager hielp bij zowel dagdagelijkse werkzaamheden als lopende projecten,” vertelt Lieke. “Die taken waren heel erg uiteenlopend. Van voorraadbeheer en facilitair management tot hr-gerelateerde zaken. Met name dat laatste was vanwege mijn hr-achtergrond wel aan mij besteed; ik mocht me bijvoorbeeld buigen over recruitmentvraagstukken en de personeelsadministratie. Verder organiseert deze klant vier keer per jaar bijeenkomsten voor alle collega’s. Die bijeenkomsten bestaan steeds uit een inhoudelijk en een informeel deel. Deze dagen bereidde ik voor. Op de dag zelf zorgde ik dat alles gestroomlijnd verliep. Heel divers en erg leuk!”
Wat is het voordeel van op locatie werken?
Lieke benoemt: “Het is superleuk dat je in die organisatie bent. Je krijgt zo veel meer mee, waardoor je de bedrijfscultuur beter begrijpt. Hoe gaan mensen met elkaar om? Welke afspraken hebben ze? Het helpt wel als je er af en toe bent.”
Als je een VA inschakelt, kan deze dan alsnog als PA aan de slag?
“Ja, zeker!” zegt Eelke. “Andersom ook. Dat zie je nu met de coronacrisis. De PA’s die eigenlijk op locatie werken, werken nu bijna allemaal vanuit huis. De meeste kantoren zijn immers gesloten. Dan word je automatisch een VA en dat kan heel goed.”
Hoe verloopt de meeste communicatie met klanten op afstand?
“Dat verschilt,” geeft Lieke aan. “Op een gegeven moment weet je dat je bij de ene klant je vragen het beste kan bundelen en aan het einde van de dag een mailtje kan sturen. Bij de andere klant kan je bij iedere vraag een appje sturen en krijg je direct een reactie. Naarmate je langer met iemand samenwerkt, kom je daarachter.”
Maak je daar vooraf al afspraken over?
“Dat bespreken we zoveel mogelijk onder het genot van een kop koffie tijdens de kennismaking,” antwoordt Lieke. “Dan vragen we wat voor de klant een fijne werkwijze is. Daarop passen we ons graag aan.” Eelke vult aan: “Sommige klanten zitten veel in de auto. Voor hen is een appje vaak een fijne manier, want dat kunnen ze tussendoor beantwoorden. Voor andere klanten is dat weer anders. Die ontvangen liever een mailtje.”
Hoe zorg je er als VA voor dat de relatie met de klant persoonlijk is?
Lieke begint: “Je doet dit werk natuurlijk omdat je het leuk vindt om met mensen om te gaan. De relatie maak je persoonlijk door je echt in de klant te verdiepen en regelmatig contact te hebben.”
Eelke gaat verder: “Als we een nieuwe klant verwelkomen, is er een persoonlijke kennismaking. Daarna sluit er vaak nog een tweede of derde PA aan. Op dat moment plannen we eveneens een persoonlijke kennismaking. Het liefst gaan we dan naar het kantoor van de klant, zodat we de locatie zien. Als mensen dan bellen met de vraag waar ze moeten zijn, dan kunnen we die met onze opgedane kennis helpen. Een andere situatie is bijvoorbeeld dat een klant vraagt of we een afspraak kunnen verzetten, omdat hij onverwachts met zijn zoontje naar de huisarts moet. Dan vraag je de volgende dag of alles goed gaat met het zoontje. Je probeert op die manier de klant persoonlijk te benaderen. Dat doen we vooraf omdat het ons oprecht interesseert. Na verloop van tijd voelt het alsof we directe collega’s zijn. Dat is ook ons doel: om niet als een externe partij maar echt als collega gezien te worden.”
Hoe onderscheiden jullie je van een PA of secretaresse die in dienst is?
Daar heeft Eelke een vastberaden antwoord op: “Sowieso hebben we drie keer kennis en ervaring; vaak sluiten drie PA’s bij een klant aan. Alle collega’s hebben een andere achtergrond, waardoor we de kennis hebben om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Hierdoor zijn we heel flexibel als een van ons op vakantie gaat of als de klant meer werk bij ons neerlegt. We kunnen veel gemakkelijker opschalen. We geven de klant de ruimte en rust om te kunnen ondernemen.”
Wat vinden jullie de leukste werkzaamheden om te doen?
Lieke begint: “De taak waarbij je merkt dat, doordat jij die oppakt, dit inderdaad bij de klant rust creëert. Dat vind ik zelf heel leuk. En hoe inhoudelijker, hoe beter. Zo leer je het bedrijf of de ondernemer beter kennen. Wij hebben een ontzettend breed palet aan klanten, waardoor je heel veel kennis opdoet. Ik leer elke dag iets nieuws.”
Eelke vult aan: “Voor mij geldt hetzelfde. Verder is het moeilijk te omschrijven, want eigenlijk vinden we alles leuk om te doen. Ik heb er daarnaast veel plezier in om nieuwe klanten te verwelkomen en daarvoor de basis op te zetten. Ik vind het fijn om vanaf begin af aan de klant te kennen en om te proeven wat deze nodig heeft. Het geeft me een voldaan gevoel als ik na de eerste paar maanden die informatie door kan geven aan collega’s.” Lieke merkt op: “En echt te gaan bouwen.”
“Het mooiste is om op hoog niveau te kunnen meedenken met de klant,” wil Eelke nog benoemen. “We doen veel meer dan het secretariële en administratieve werk. Onze klanten vragen vaak om advies, ze willen zaken bij ons toetsen. Onze ideeën worden echt gehoord. We zijn ook een sparringpartner voor de ondernemer.”
Hoe zorg je voor de juiste match?
Lieke antwoordt: “Als een klant ondersteuning zoekt, gaan we als team overleggen wie er interesse en affiniteit heeft met de werkzaamheden. Zo garanderen we de beste match. Ik werk nu bijvoorbeeld voor een medisch adviesbureau; dat leek me heel erg leuk. Je krijgt met allerlei medische informatie te maken, dus ga je je inlezen en stel je in het begin veel vragen.”
Heeft de coronacrisis nog effect op jullie werkzaamheden?
“Nieuwe klanten komen nu vooral bij ons terecht voor de telefoonservice,” geeft Lieke aan. Eelke gaat verder: “Door de coronacrisis merk je dat veel kantoren gesloten zijn, waardoor de telefoon minder bemand wordt. Bedrijven zoeken hier een derde partij voor.”
Onze PA’s en VA’s ondersteunen je graag bij secretariële en administratieve werkzaamheden, maar fungeren ook graag als sparringpartner. Op afstand of op locatie. Interesse in een PA? Neem contact met ons op. Dit kan door te bellen naar (073) 747 00 54, te mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!