Maak kennis met onze Emma’s: notulist Charlotte

7 juni

Charlotte (26) is in januari 2022 gestart als notulist bij Emma Handson. Erg vanzelfsprekend was dat niet, want eigenlijk solliciteerde ze op de functie van tekstcorrector. Hoe ze dan toch notulist is geworden en wat haar daarin aanspreekt, vertelt ze aan ons.

Van tekstcorrector naar notulist, hoe is dat zo gekomen?

“Ik houd, net als veel collega’s bij Emma Handson, veel van taal. Ik lees graag en houd van literatuur. Ik heb ook stage gelopen bij een uitgeverij, dus redacteur leek me wel wat. Daarom solliciteerde ik op de functie van tekstcorrector. Bij werken als notulist had ik eigenlijk nooit stilgestaan, tot mij tijdens het sollicitatiegesprek werd gevraagd of dat niet iets voor mij was. Maar ik had er eigenlijk helemaal geen beeld bij. Ik heb de vacaturetekst bekeken, oefennotulen gemaakt en informatie gekregen. Toen ik mocht kiezen tussen tekstcorrector en notulist, heb ik voor notulist gekozen.”

Kun je nu aan vriendinnen uitleggen wat een notulist doet?

“Als ik vertel dat ik notulist ben, snappen de meesten dat wel. Ze kennen het bijvoorbeeld van de studievereniging, waar ook wordt genotuleerd. Dat is natuurlijk wel van een ander niveau dan wat wij doen. Ik leg dan uit dat ik notuleer voor pensioenfondsen en dat dit heel belangrijk is omdat dit financiële instellingen zijn. De notulen worden gebruikt om verantwoording af te leggen bij DNB en de AFM. Duidelijkheid is dan heel belangrijk: het is niet zomaar een samenvatting, de evenwichtigheid bij het maken van besluiten moet goed naar voren komen.”

Welke studie heb je gedaan? Past die bij het vak van notulist?

“Ik heb geen Nederlands gestudeerd, zoals je misschien verwacht, maar filosofie en sociologie. Vanuit daar ben ik wel gewend aan verslaglegging. Filosofie is groot en breed en je bent continu bezig relevante concepten goed uit te diepen. Er werd ook altijd gevraagd: waarom schrijf je dit op en wat voegt die zin toe? Dat komt wel overeen met het werk hier. Je moet kritisch naar je eigen tekst kijken en je afvragen waarom je het op die manier opschrijft en of je het anders kan formuleren. De tegenlezers helpen daarbij door die kritische vragen ook echt te stellen.”

Lekker puzzelen, dus! Maakt dat het leuk?

“Zeker, hoewel het soms ook frustrerend kan zijn, haha! Soms zie je het gewoon niet meer. Het fijne is dan wel dat ik meestal de tijd heb om de tekst even te laten liggen. We hebben gemiddeld vijf werkdagen om een vergadering uit te werken, dus je kunt de ruimte nemen die je nodig hebt.

Wat ik ook leuk vind, is dat ik nu min of meer een vast pensioenfonds heb waarvoor ik notuleer. Je neemt dan echt deel aan een traject. Als ik een hele uiteenzetting hebt gemaakt over een belangrijk besluit en vervolgens wordt gezegd dat dit besluit in de volgende vergadering wordt genomen, dan ben ik ook wel benieuwd wat dat wordt en hoe ze dat verder gaan oppakken. Zo nieuwsgierig ben ik wel! Daarnaast kan ik bij andere fondsen meekijken. Dat houdt het afwisselend.”

Hoe verloopt jouw dag als notulist?

“Ik vind het wel fijn dat je je eigen tijd kan indelen. Zo ga ik vaak eerst met de hond naar buiten en dan begin ik pas om tien uur of half elf. Ik vind het dan ook prima om tot zes of zeven uur door te gaan. En als ik merk dat het lastig is, of ik de concentratie niet meer heb, neem ik een langere pauze of ga ik de volgende dag verder. Als je de notulen maar voor de deadline af hebt, is het goed.”

Ben je bij de vergaderingen?

“Soms woon ik een vergadering via MS Teams bij, soms werk ik de notulen uit aan de hand van een opname. Op locatie ben ik nog niet geweest, maar dat zal nu na corona wel meer zijn. Je kunt ook wel zelf aangeven of je dat wilt.

Gisteren woonde ik een vergadering via MS Teams bij en had ik mijn camera aan staan. Meestal zet ik die uit en doe mijn werk op de achtergrond. Maar nu ik de camera aan had staan, merkte ik wel dat ik echt meer deel uitmaakte van de vergadering. De voorzitter nam mij mee in de vragenronde of vroeg soms of hij iets voor me kon samenvatten. Dat was wel heel fijn!”

Heb je het idee dat je nu echt notulist bent?

“Jazeker! In het begin heb ik een heel inwerktraject gehad. Al mijn vergaderingen werden volledig teruggeluisterd, zodat ze ook op inhoud konden worden gecontroleerd. Nu is dat niet meer nodig. Ik kan nog steeds vragen aan de tegenlezer of die iets wil terugluisteren als ik twijfel, maar dat is steeds minder nodig. Ik wist helemaal niks en nu kan ik zelf notulen opleveren!”

Dank je wel Charlotte! Heel veel succes en plezier in je werk! Wil jij net als Charlotte ook bij Emma Handson aan de slag? Bekijk hier onze vacatures.