Hoge kwaliteit notulen gegarandeerd

27 oktober

Hoe garandeer je kwaliteit in een steeds groeiende organisatie? Met steeds meer klanten en steeds meer notulisten liep ook Emma Handson tegen dit vraagstuk aan. Wij pakken dit aan door de inzet van kwaliteitscoaches. Laura en Angela vertellen over hun werk als kwaliteitscoach.

Groei

Toen Laura begon met notuleren voor Emma Handson, waren er maar twee notulisten. “Dan kun je gemakkelijk met elkaar overleggen hoe je zaken aanpakt”, vertelt Laura. Zeven jaar later zijn er meer dan veertig notulisten én een veelvoud aan klanten, die allemaal hun eigen wensen hebben. “Door die groei kwam er steeds meer behoefte aan een uitgebreid inwerktraject”, legt Angela uit. “Het werd steeds belangrijker nieuwe collega’s klaar te stomen voor de grote variëteit aan klanten en vergaderingen. Daarna hebben we de begeleiding uitgebreid en houden we ons als kwaliteitscoaches over de hele breedte bezig met kwaliteit.”

Kwaliteitsstandaard

De kwaliteitscoaches zijn ervaren notulisten en delen hun kennis en ervaring met collega’s. Laura: “Onze standaard ligt hoog en het mag voor de kwaliteit van de notulen niet uitmaken door welke notulist de notulen zijn gemaakt. Als kwaliteitscoaches begeleiden we de notulisten en zorgen we er achter de schermen voor dat we bijsturen waar nodig. Zo is de klant altijd verzekerd van dezelfde hoge kwaliteit notulen.”

Inwerktraject

De kwaliteitscoaches doen dingen samen, zoals het geven van workshops, maar hebben ook een splitsing in werkzaamheden aangebracht. Angela verzorgt een uitgebreid inwerktraject voor nieuwe notulisten. “Nieuwe collega’s krijgen eerst een uitgebreide uitleg en beginnen met oefennotulen”, vertelt Angela. “Als iemand aan een eerste vergadering toe is, kijk ik samen met Support welke vergadering goed bij deze persoon zou passen. Idealiter duurt zo’n eerste vergadering een of twee uur en is die van een soort waarmee de notulist ook al heeft geoefend. Ik begeleid de notulisten voor en na de vergadering en luister de opname van de eerste vergadering helemaal terug. In de nabespreking geef ik uitgebreide feedback waar de notulist weer mee aan de slag kan.”

Een nieuwe fase

“Als notulisten wat verder zijn, begeleid ik hen”, vervolgt Laura. “In plaats van stap voor stap uit te leggen, komt het initiatief dan iets meer bij de notulist te liggen. We hebben contact bij het voorbereiden van de vergadering en de notulist kan bijvoorbeeld aangeven wat lastig was in de vergaderstukken en of er moeilijke agendapunten te verwachten zijn. Na de vergadering hebben we weer contact: kon je het goed volgen? Waar loop je tegenaan? Dan kan ik handvatten geven, voordat de notulist begint met schrijven. Ik lees de notulen na en luister alleen stukken na op aangeven van de notulist. Ook van mij krijgt de notulist uitgebreide feedback op de punten waar nog verbetering zit.”

Ervaren notulisten

Overigens worden alle notulen, ook die van ervaren notulisten, nagelezen om de kwaliteit hoog te houden. Dat gebeurt alleen niet meer altijd door de kwaliteitscoaches, maar vooral door notulentegenlezers / tekstcorrectoren. Zij zorgen ervoor dat alle foutjes eruit zijn, die erin geslopen kunnen zijn, omdat de notulist zich zo met de inhoud en (her)formuleren van zinnen heeft beziggehouden. De kwaliteitscoaches zijn er dan nog steeds voor de notulisten. “We blijven de kwaliteit monitoren, maar willen vooral uitstralen dat we er zijn”, geeft Laura aan. “Voor de startende collega’s, maar ook juist voor degenen die al langer bij Emma Handson werken.”

Workshops

De kwaliteitscoaches zijn er als vraagbaak en delen proactief hun kennis. Zo ontwikkelden ze verschillende workshops. “In elke workshop staat een ander onderwerp centraal”, legt Angela uit. “De manier van notuleren, maar ook taalgebruik en de wereld van pensioenfondsen, waarvoor wij veel notulen maken. Het fijne van zo’n workshop is dat de notulisten dan niet alleen tips van ons krijgen, maar ook van elkaar.” Laura geeft daarnaast een workshop over het notuleren van vergaderingen van beleggingscommissies. “Dat vinden veel mensen eng, terwijl dat helemaal niet nodig is”, lacht Laura. “Ik help ze dan om die vaktermen te leren kennen en hoe ze als notulist het beste met zo’n specialistische vergadering om kunnen gaan.”

Kwaliteit op nummer 1

Het is wel duidelijk: de notulisten bij Emma Handson weten wat ze doen en zorgen altijd voor een goede kwaliteit van notulen, mede dankzij de kwaliteitscoaches. Angela: “Kwaliteit staat bij ons absoluut op nummer 1. Het is ons doel als kwaliteitscoaches om een bijdrage te leveren aan een constante hoge kwaliteit van notulen voor de klant.”

Wil jij ook notulen van absolute topkwaliteit? Kies dan voor een notulist van Emma Handson. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.

Heb jij affiniteit met taal en zou jij een goede notulist willen worden? Wij helpen je daar graag bij! Bekijk onze vacatures voor de mogelijkheden