Het recept voor een succesvolle vergadering in 5 stappen

11 januari

Vergaderingen zijn nuttige bijeenkomsten om gezamenlijk tot besluiten te komen of prioriteiten en acties te bepalen. Maar hoe voorkom je dat een vergadering onnodig lang duurt en discussies worden herhaald? Met de volgende 5 stappen volg jij hét recept voor een succesvolle vergadering.

Stap 1: Stel een realistische agenda op

Iedere vergadering heeft een doel en dit doel moet voor alle deelnemers duidelijk zijn. Een goede agenda zorgt ervoor dat deelnemers weten wat van hen wordt verwacht en dat zij een actieve inbreng kunnen leveren.

Op een goede agenda staan alle bespreekpunten met de vermelding of het onderwerp ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming is geagendeerd. Aan de hand daarvan kan een tijdsinschatting worden gemaakt. Als iets ter informatie is, zijn de onderliggende stukken wellicht voldoende en kan dat agendapunt in de vergadering zelf kort worden behandeld. Als een onderwerp nieuw is, moet voor de behandeling meer tijd worden uitgetrokken. En een besluit is heel belangrijk, maar hoeft niet veel tijd te kosten als het onderwerp al eerder aan de orde is geweest.

Stap 2: Voeg complete vergaderstukken toe

Als de agenda goed is opgesteld, staan er geen onderwerpen op waarvan nog informatie ontbreekt. Dat betekent dat alle deelnemers de agenda en alle vergaderstukken op tijd en compleet ontvangen, zodat zij de vergadering goed kunnen voorbereiden. Idealiter wordt voor alle belangrijke agendapunten een voorlegger opgesteld met relevante informatie en een samenvatting van de voorgeschiedenis, zodat discussies niet opnieuw hoeven te worden gevoerd.

Stap 3: Mix dit met een gedegen voorbereiding

Met een realistische agenda en complete stukken is het aan de vergaderdeelnemers om de vergadering goed voor te bereiden. Voor hen moet dus niet alleen tijd worden ingepland voor de vergadering zelf, maar ook voor het lezen van de vergaderstukken en het versturen van eventuele feedback hierop. Op die manier begint iedereen met hetzelfde kennisniveau aan de vergadering en is er meer ruimte voor relevante vragen en discussies.

Stap 4: Serveer met een goede voorzitter

De agenda, de stukken en de voorbereiding kunnen nog zo goed zijn, als niemand zich hieraan houdt tijdens de vergadering, is die nog steeds niet succesvol. De voorzitter speelt hierin een belangrijke rol: dat is degene die de tijd in de gaten houdt, ervoor zorgt dat alle belanghebbenden aan het woord komen en een agendapunt goed inleidt.

De ideale voorzitter vat gevoerde discussies aan het einde van een agendapunt goed samen. Zo’n samenvatting zorgt ervoor dat alle deelnemers na de bespreking op één lijn zitten en precies weten wat de conclusie is. Dat kan een besluit zijn, maar ook de keuze om het onderwerp nogmaals op de agenda te zetten. Een twee keer zo lange bespreking als bedacht in de agenda levert immers zelden meer op. 

Stap 5: Sluit af met een duidelijk verslag

Omdat in vergaderingen veel wordt besproken, is goede verslaglegging onmisbaar. Notulen maken de cirkel van succesvol vergaderen rond: het verslag is een houvast voor de deelnemers. Zo zien zij in één oogopslag wat de discussies waren, welke overwegingen aan een besluit ten grondslag liggen en wat van hen wordt verwacht. Zo is een helder verslag – vaak met een actie- en besluitenlijst – goed bruikbaar in de voorbereiding van de volgende vergadering.

Voltooi het recept voor een succesvolle vergadering

Hebben alle belanghebbenden de 5 stappen gevolgd? Dan heb je hét recept voor een succesvolle vergadering te pakken! En het fijne is: de (voor)bereiding verdient zich in tijd en geld snel terug. Energieke mensen aan tafel, geen herhaling van zetten en een duidelijk verslag. Daar wordt iedereen toch blij van?

Hoe succesvoller de vergadering, hoe beter het verslag. En andersom! Wil jij een topverslag van je vergaderingen? Daar zorgen de professionele notulisten van Emma Handson graag voor. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.