Anekdotes van een notulist

18 november

Je maakt wat mee als notulist. Van soms hoogoplopende discussies tot een uitleg die niet valt te begrijpen. Gelukkig gaat het meestal goed, maar we delen graag de ‘bloopers’ met jullie, helemaal AVG-proof natuurlijk. En we laten zien hoe we daar als professionele notulisten mee omgaan.

Rook uit het toetsenbord

“Het was zo’n vergadering waarin ik aan mezelf ging twijfelen: ben ik zo traag of zijn zij zo snel? Ik kon het niet bijhouden en had het gevoel dat er rook uit mijn toetsenbord zou komen. Tot het agendapunt over de kalender van volgend jaar aan bod kwam. Er werd gemeld dat er een stuk meer vergaderingen waren ingepland ‘om vergaderingen als deze te voorkomen’. Je kunt je voorstellen dat ik heel opgelucht was. En met de notulen is het ook goed gekomen, met dank aan de opname die we altijd maken.”

De notulisten van Emma Handson bereiden zich altijd voor op een vergadering, onder meer aan de hand van de agenda en de vergaderstukken. Het is extra fijn als er een tijdsindicatie per vergaderpunt staat. Zo weten zowel de deelnemers als de notulist wat ze kunnen verwachten en hoeveel tijd er is voor discussie. Is er een overvolle agenda? Dan betekent dat meestal dat niet alle punten aan bod komen. Of dat er dus iets langere notulen zijn!

Heel begrijpelijk. Of niet?

“Tijdens deze vergadering werd een vraag gesteld en er volgde een uitleg van zeker een kwartier. Ik kon de uitleg niet goed volgen en vreesde dat ik de opname meerdere keren zou moeten terugluisteren om dit onderwerp goed te notuleren. De bestuursleden leken het wel allemaal te begrijpen, want ze reageerden regelmatig instemmend. Tot iemand zei: ‘Daar ben je me even kwijt.’ Toen bleek dat ook de andere aanwezigen het niet helemaal snapten. Geen wonder dat het een onderwerp voor de studiedag zou zijn.”

Onze opdrachtgevers hebben zo veel mogelijk een vaste notulist. Dat heeft als voordeel dat de notulist bekend is met de opdrachtgever en de onderwerpen waarover wordt gesproken. Daarnaast notuleren we veel voor pensioenfondsen en kennen we de bijbehorende termen goed. Op die manier kunnen we goede notulen maken zonder veel extra uitleg. En als tip voor de vergaderaars: wees niet onzeker. Ook jij weet veel van het onderwerp, dus wees niet bang om een vraag te stellen als je het niet kan volgen.

Heftige discussies in nette taal

“Er was een bedrijf dat ons had ingehuurd als onafhankelijk notulist, omdat de gemoederen inmiddels hoog waren opgelopen bij een intern conflict. En dat bleek ook wel. Er werd op zijn zachtst gezegd niet erg aardig met elkaar gediscussieerd. Op een gegeven moment liep een van de deelnemers zelfs uit de vergadering weg. Ik was stiekem blij dat het een opname was en ik niet ter plekke aanwezig was.”

Als notulist is het onze taak om objectief te notuleren. We notuleren soms bijna woordelijk bij hoorzittingen, maar meestal samenvattend bij andere vergaderingen. Het is dan de kunst om in nette bewoordingen toch de soms heftige discussies goed neer te zetten. De deelnemers moeten zich erin herkennen, maar uiteindelijk zijn de notulen een document waarin vooral de argumenten voor en tegen goed naar voren moeten komen. De notulisten van Emma Handson weten hiermee om te gaan.

Seksisme in vergaderingen?

“Er was net in het nieuws geweest dat vrouwelijke ministers hadden geklaagd dat minister‑president Rutte hen vaak tijdens vergaderingen onderbrak. Onbewust ga je daar dan toch op letten: gebeurt dat bij onze vergaderingen ook? Er was een bestuurslid met de volgende tactiek: als een man aan het woord was en ze had een opmerking, wachtte ze een stilte af en dan knalde ze er in een enorm rap tempo een opmerking tussen. Ik kon het absoluut niet verstaan en betrapte mijzelf erop dat ik dacht: als iemand zo onduidelijk en snel praat, zal het wel niet belangrijk zijn. Maar toen zei de voorzitter: ‘Goed punt, daar moeten we rekening mee houden.’ Dus heb ik snel de tijd genoteerd, zodat ik het later kon terugluisteren. Later merkte ik dat dit bestuurslid ook heel rustig haar punt kon maken, maar alleen als ze in discussie was met een vrouwelijk bestuurslid. Hard bewijs heb ik niet, maar dan ga je toch denken: zou ze zo snel praten, omdat ze anders midden in haar zin wordt onderbroken door haar mannelijke medebestuursleden?”

Natuurlijk zijn er veel vrouwelijke bestuursleden die genoeg ervaring en zelfvertrouwen hebben om zich niet te laten interrumperen. Die wijzen er rustig op dat ze nog aan het woord zijn, en vervolgen hun verhaal. Een anekdote als hierboven toont wel aan dat we allemaal vooroordelen hebben en ons daarvan bewust moeten zijn. Bij het vergaderen, maar ook bij het notuleren. Daar besteden we bij Emma Handson dan ook zeker aandacht aan. We leren hiervan en worden er beter van.

De niet-vertelde verhalen

“…”

Tja, er zijn ook genoeg anekdotes die we niet vertellen. Want een notulist moet weten wat en hoe zaken moeten worden opgeschreven, maar ook wat níet in de notulen verschijnt. We zijn ons bewust van onze rol en van de rol van de vergadering. We houden rekening met de AVG en met de wensen van de klant. Natuurlijk gaan we discreet om met de informatie die ons wordt toevertrouwd. Daar kun jij als opdrachtgever dan weer op vertrouwen.

Zoek je een discrete notulist met kennis van zaken die jouw vergadering goed kan notuleren? Dan ben je bij Emma Handson aan het juiste adres. Of denk je dat jij die notulist kan zijn? Nieuwe collega’s zijn altijd welkom. Neem contact op door te bellen naar (073) 747 00 54, te e‑mailen naar info@emmahandson.nl of klik hier. We gaan graag de samenwerking met je aan!