Waarom de functie van notulist ook iets voor jou zou kunnen zijn
22 april
“Notuleren? Dan schrijf je toch gewoon mee met een vergadering en dan lever je je aantekeningen in?” Judith loopt als notulist geregeld tegen dit vooroordeel aan. Sterker: ze had zelf ook niet echt een beeld van het vak toen ze twee jaar geleden bij Emma Handson begon. Inmiddels weet ze beter en heeft ze de notulist in zichzelf ontdekt. Ze vertelt graag meer over de voordelen van het vak.
Achtergrond niet belangrijk
Judith solliciteerde twee jaar geleden bij Emma Handson als medewerker Financiën, hr en administratie. “Ik ging op speeddate met zeker zes andere sollicitanten en moest ook een taaltest maken.” Directeur Franka van Emma Handson zag iets in Judith, maar niet wat zij zelf dacht. “In het vervolggesprek vroeg Franka of notulist iets voor mij zou kunnen zijn, maar daar had ik nooit over nagedacht. Ik ben hbo’er en heb jarenlang bij een bank gewerkt. Dat is toch wat anders, dacht ik.” Toch wilde ze het niet direct afketsen en ze ging praten met iemand die al notulist was.
Volwaardig collega
Wat overtuigde haar? “Ik had oprecht geen beeld bij het vak van notulist en wilde vooral weten hoe mijn rol was. Ben je als notulist als volwaardig aanwezig? Of word je gezien als degene die dan ook maar even koffie gaat halen? Dat was (en is) gelukkig absoluut niet het geval. Dat was voor mij wel belangrijk. Het verhaal was positief en realistisch en ik ben het dus als notulist gaan proberen.”
Flexibel werk
Twee jaar later is Judith een ervaren notulist. Ze notuleert met name voor pensioenfondsen. “Ik werk een bepaald aantal uren in de week, maar het wisselt wel, afhankelijk van de drukte op het werk en mijn eigen wensen. Daar heb ik zelf zeker een stem in. De afdeling Support plant mij in voor de vergaderingen en dat gaat altijd in goed overleg. Verder kan ik binnen de deadline mijn eigen tijd indelen. De vergadering is natuurlijk op een vast tijdstip, maar de voorbereiding en uitwerking kan ik plannen wanneer het mij uitkomt.”
Voorbereiding met hulp van Support
Want ja, notuleren is meer dan meeschrijven met een vergadering. Hoe het dan wel gaat? “Dat is wel goed om te weten: Support regelt alles om de vergaderingen heen. De collega’s daar hebben het klantcontact, ik krijg van hen de uitnodiging voor de vergadering en de vergaderstukken. Dan kan ik gelijk beginnen met de voorbereiding. Het fijnste is het als er een goede voorlegger is. Daarin staat een samenvatting van een agendapunt en wat er aan de betreffende commissie wordt gevraagd. Aan de hand van de agenda en de voorlegger kan ik alvast enige informatie invullen in het sjabloon dat wij gebruiken om te notuleren.”
Vergadering online of op locatie
Dan is het tijd voor de vergadering zelf. In deze coronatijd vinden die vergaderingen voornamelijk online plaats. “Dat heeft wel bepaalde voordelen. Het is me weleens overkomen dat ik tweeënhalf uur reistijd had voor een vergadering van een uur. Dat is niet fijn, maar ik verwacht dat dit minder gaat voorkomen. We merken dat online vergaderen prima gaat. Ik log op mijn gemak thuis in met een kopje koffie. Ik typ mee met de vergadering en zet mijn opnameapparaat aan. De voorlegger die ik eerder heb gelezen, is handig als achtergrondinformatie.” Ze vervolgt: “Toch is het voor het persoonlijke contact heel plezierig als we elkaar weer fysiek mogen ontmoeten.”
Vergadering uitwerken
En nee, na de vergadering is het werk nog niet gedaan. “Ik kan dan natuurlijk wel even pauze nemen, boodschappen doen, sporten en / of ’s avonds of de volgende dag pas verder gaan. Dat is die flexibiliteit die zo fijn is.” De deadline ligt meestal vijf werkdagen na de vergadering. En dat is niet voor niets. “In het slechtste geval zit ik 4 uur per vergaderuur uit te werken, in het beste geval is dat 2,5 uur. Je schrijft immers niet letterlijk op wat er is gezegd, maar maakt een samenvatting, waarin iedereen zich nog wel moet herkennen. Dan moet je goed afwegen wat je kunt weglaten, omdat iedereen wel iets zinvols lijkt te zeggen. Je wil daarin niemand tekort doen.” Judith vervolgt: “Het scheelt wel veel of je al vaker voor een klant genotuleerd hebt. Gelukkig hebben we zoveel mogelijk een vaste notulist per klant.”
De notulen worden daarna nog tegengelezen door een tekstcorrector. “Die checkt op taalfouten, maar let ook op de hele opzet. Als je er zo’n tijd mee bezig bent, is het fijn als iemand er fris naar kan kijken.” Als Judith de feedback heeft verwerkt, stuurt ze de notulen terug naar Support. Die verstuurt ze vervolgens naar de klant. “Het is fijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de notulen, maar we doen het als team. Het is echt een pluspunt dat ik met al mijn vragen bij collega’s terecht kan!”
Het vak notuleren leren
Judith was geen notulist, maar is het nu wel. Hoe heeft zij het geleerd? “Vooral in de praktijk en door feedback van collega’s en de tegenlezers. Maar het is soms nog best pittig hoor! Als je voor een nieuwe klant mag notuleren, is dat echt wel een inhoudelijke uitdaging. Dat maakt het vak ook zo interessant en boeiend..” In de twee jaar dat Judith bij ons werkt is er ook veel veranderd: “Emma Handson is enorm gegroeid. Er is nu een heel inwerktraject voor notulisten. Zo krijg je echt de tijd om het vak goed te leren.” En daarna is er ook nog ruimte voor opleiding. “Ik heb tijdens mijn werk onder meer een SPO-cursus (basispensioenopleiding) gedaan en zelfs een typcursus. Natuurlijk kon ik typen, maar nu typ ik als een razende”, lacht Judith.
Taal en structuur
Notulist zijn is dus niet belangrijk als je begint. Notulist willen worden wél. Wat zijn nog meer handige eigenschappen? “Pensioenkennis is niet nodig. Dat leer je wel. Het gaat erom dat je je zaken snel eigen kan maken en een ontwikkeld analytisch vermogen hebt. Een bepaalde mate van sociale intelligentie is ook zeker gewenst. Je moet immers in staat zijn om je aan te passen aan de omgeving en de groep mensen waarbij je aan tafel zit. En een beetje gevoel voor het Nederlands is wel handig. Ik vind het leuk om te spelen met taal. Verder ben ik zelf heel erg van de structuur en het plannen. Dat is wel van belang, zeker als je meerdere vergaderingen per week hebt. Je hebt een deadline en je kunt niet op het laatste moment beginnen, want je moet rekening houden met de tegenlezer. Maar binnen die grenzen kun je dus wel je eigen tijd indelen. Dat is echt fijn.”
Judith bleek dus positief verrast door de inhoud van het werk en vindt het heel prettig dat ze deze functie goed kan combineren met haar gezin. Inhoudelijk werk waar ze voldoening uit haalt met flexibiliteit. Gelukkig voor ons zit Judith dus goed op haar plek! En in een groeiend bedrijf als Emma Handson kan ze nieuwe collega’s goed gebruiken. Denk jij dat het vak van notulist ook wel wat voor jou zou kunnen zijn? Bekijk dan onze vacatures.