5 tips voor het schrijven van een goede Engelse brief of e-mail

17 oktober

Moet je een sollicitatiebrief in het Engels schrijven? Of wil je een e-mail opstellen naar een internationale klant of collega? Een goede Engelse brief of e-mail schrijven is lastig, maar geen paniek! Onze Engelstalige ‘native speakers’ geven je handige tips en praktische voorbeeldzinnen.

Verschil tussen Nederlandse en Engelse brief of e-mail: informeel vs. formeel?

Net als in het Nederlands zijn er verschillende manieren om een Engelse brief of e-mail te schrijven. Hoewel vooral de Britten de reputatie hebben formeel te zijn, hoef je niet naar iedereen te schrijven volgens de ‘officiële’ regels. Vaak is het prima om een wat meer informele manier van schrijven te gebruiken. Dit geldt dan vooral voor mensen die je persoonlijk kent, zoals je directe collega’s. Maar wat is dan formeel en wat informeel?

Tip 1. Start met een fatsoenlijke aanhef

Een goede aanhef van een Engelse brief of e-mail is ‘Dear (…)’. Misschien klinkt dat wat vreemd, als je deze term beter kent als ‘lieve’ of ‘schatje’. Maar geen zorgen: het is ook de Engelse tegenhanger van ‘Beste’ in een aanhef en kan dus prima richting je manager of collega. Alternatieven die vooral in minder formele context geschikt zijn, zijn ‘Hello’, ‘Hi’ of ‘Hey’.

Na de groet volgt een hoofdletter voor de aanspreekvorm of een los woord. ‘Dear Customer’, bijvoorbeeld. Mannen spreek je aan met ‘Mr’, vrouwen met ‘Ms’. Wie is immers nog bekend met (of geïnteresseerd in) de huwelijkse status van een dame? ‘Mrs’ of ‘Miss’ zijn dus wat ouderwets.

‘Dear Ms Johnson’ is dus een prima aanhef van een Engelse brief of e-mail. Let op: in Brits-Engelse brieven en e-mails schrijf je geen punt na de afkorting of komma na de aanhef, zoals je in het Nederlands zou doen. Amerikanen doen dat vaker wel.

Tip 2. Een voorbeeld voor een goede eerste zin

Voor een Nederlandse brief of e-mail hebben velen van ons geleerd dat je niet met ‘ik’ mag beginnen. In het Engels is dat geen probleem. Je mag gewoon direct aangeven waarom je schrijft: ‘I am writing to you about (…)’ is een goed voorbeeld van een eerste zin van een Engelse brief of e-mail.

Als je iemand antwoordt met je e-mail, zeg je bijvoorbeeld ‘Thanks for your response’ of ‘In response to your previous e-mail / letter (…)’.

Tip 3. Schrijf een nette hoofdtekst

In het middenstuk vertel je, net als bij een Nederlandse brief of e-mail, je boodschap. Ook in het Engels geldt: gebruik niet meer woorden dan nodig en kom snel tot de kern. Zeker een e-mail dreigt anders te verdwijnen in de zee van andere e-mails die mensen op een dag krijgen. Hoe duidelijker je bent, hoe groter de kans dat je je doel bereikt.

Verder noemden we hierboven al dat er verschillen zijn tussen Brits-Engels en Amerikaans-Engels. Vraag je iemand naar de vakantie, dan heb je het in het Brits-Engels over een ‘holiday’ en in het Amerikaans-Engels over een ‘vacation’. Datums schrijf je in het Brits-Engels net als in het Nederlands als dag-maand, maar in het Amerikaans-Engels als maand-dag (23 October vs. October 23). Maak hierin dus een keuze en zorg ervoor dat je de stijlen niet door elkaar gebruikt.

Let er in formele teksten ook op dat je geen samentrekkingen (in het Engels ‘contractions’) gebruikt. Dus ‘did not’ in plaats van ‘didn’t’ en ‘would not’ in plaats van ‘wouldn’t’. Dat is wel zo netjes.

Tip 4. Rond het geheel goed af met een afsluitende zin

Aan het einde van je e-mail of brief zou je in het Nederlands iets van ‘Alvast bedankt’ zeggen. Het equivalent hiervan in het Engels is ‘Thanks in advance’. En als je een antwoord van iemand verwacht, gebruik je bijvoorbeeld ‘I look forward to your response’. Handige zinnen om vaker in een Engelse brief of e-mail te gebruiken!

Tip 5. Eindig met een nette groet

Nu de afsluitende groet nog. In het Nederlands is het al vaak puzzelen: ‘Hoogachtend’ is te formeel, ‘Groetjes’ vaak te informeel. Met ‘Met vriendelijke groet’ zit je bijna altijd goed. In het Engels zijn ‘Best regards’ of ‘Kind regards’ geschikt voor zakelijke uitingen. Voor de informele versie gebruik je ‘Regards’, ‘Take care’ of ‘Cheers’. En nee hoor, dat laatste heeft dan niets met drank te maken!

Andere Engelse teksten?

Zo, nu schrijf je met meer vertrouwen je Engelse brief of e-mail. Gaat het om een belangrijke tekst en wil je hem graag laten checken? Schakel ons gerust in. Ook voor het redigeren van andere Engelstalige documenten of het vertalen van zowel Nederlands-Engels als Engels-Nederlands kun je bij ons terecht. En wist je dat we ook in het Engels notuleren? Neem contact met ons op voor meer informatie.