Emma adviseert: een betere samenwerking binnen een klein bedrijf

2 maart

Je hebt een klein bedrijf. Je bent misschien als zzp’er begonnen, maar de zaken gingen zo goed dat je inmiddels meerdere mensen in dienst hebt. Je hebt ook een of meerdere (parttime) secretaresses aangenomen om je met de administratie te helpen. Alleen: is hun werkwijze wel meegegroeid met het bedrijf? Kunnen ze de groeiende werkzaamheden aan? En kan het misschien wel veel efficiënter? Wat kan er beter in de samenwerking? Emma adviseert kijkt graag met je mee. Hoe? PA Conny vertelt hoe zij dit bij verschillende bedrijven aanpakte.

De vraag: betere samenwerking

Conny hielp een aantal bedrijven met nog geen vijftien medewerkers en meerdere parttime medewerkers op het secretariaat. “Er werd dan intern geklaagd over de werkwijze van het secretariaat en wij kregen de vraag om te kijken hoe de onderlinge samenwerking beter kon”, vertelt Conny. “Ik keek mee wat er aan de hand was en ging samen met de medewerkers de uitdaging aan.”

De analyse

De eerste stap is om erachter te komen wat het probleem is. “In eerste instantie gaat de vraag vaak over het secretariaat, maar als het een klein bedrijf is, kan ik alle medewerkers in de gesprekken meenemen”, legt Conny uit. “Niet alleen kunnen de collega’s schetsen waar zij problemen zien, ze zijn ook een deel van de oplossing. Er blijkt soms veel fout te gaan, maar het siert een bedrijf als het ervoor kiest te investeren en de problemen naar de oppervlakte te brengen. En die investering betaalt zich terug.”

Rolduidelijkheid

Conny legt haar bevindingen vast in een rapport. “Een van de grote problemen die ik vaak zie, is rolonduidelijkheid”, vertelt Conny. “Als mensen niet weten wat er van hen wordt verwacht, weten ze niet wat prioriteit heeft en wat ze wel en niet moeten doen. Het is dus belangrijk dit soort zaken goed vast te leggen. Hoort het uitruimen van de vaatwasser bij het werk van de secretaresse of wordt maar aangenomen dat zij dat doet? In het eerste geval is er geen probleem, in het tweede geval ontstaat frustratie bij zowel de secretaresse als de collega’s.”

Werkverdeling

Die rolduidelijkheid speelt ook bij de verdeling van de werkzaamheden. “Als bedrijf geef je aan op bepaalde tijden bereikbaar te zijn, bijvoorbeeld van 9.00 tot 17.00 uur”, geeft Conny aan. “Maar als je met je collega’s niet afspreekt wie op bepaalde momenten de telefoon opneemt en de e-mail beantwoordt, kan het zomaar zijn dat niemand zich verantwoordelijk voelt. Daarover moet je afspraken maken. Bijkomend voordeel is dat jij op de tijden dat je collega aanspreekpunt is, ongestoord andere werkzaamheden kan oppakken. Ook daardoor werk je efficiënter.”

Verwachtingen managen

Ook zo herkenbaar: de mailbox is overvol en het secretariaat kan het niet bijbenen. “Ik maak mee dat liefst 20 tot 30% van de e-mails naar het secretariaat bestaat uit cc’s, omdat het secretariaat ‘overal’ van op de hoogte moet zijn”, schetst Conny. “Vervolgens worden alle e-mails bewaard in onnodig veel submappen, waardoor er geen overzicht is. Door de achterstand komen er dan e-mails over e-mails die nog niet zijn beantwoord of staan mensen aan het bureau om te vragen waar iets blijft. Daar speelt verwachtingenmanagement een rol.” Een van de hulpmiddelen om dit op te lossen, is een takenlijst. “Daarmee creëer je overzicht en weten de secretaresses precies wanneer ze iets kunnen oppakken. Dit kunnen ze dan terugkoppelen naar de collega’s, zodat zij op de hoogte zijn.”

Het juiste programma

Een takenlijst in Excel in plaats van heel veel e-mails met vlaggetjes is een voorbeeld van het juiste programma gebruiken voor de juiste taak. “Om dat te kunnen doen, moet je wel weten wat er mogelijk is”, vertelt Conny. Daarom geeft ze ook cursussen bij de bedrijven op basis van de praktijk die ze daar tegenkomt. “Ik heb trainingen gegeven voor Outlook, Word en Excel. Zo leer je welk programma waarvoor handig is en hoe je deze programma’s voor je kunt inzetten. E-mail is niet bedoeld als archief en cc’en is bijna nooit functioneel. Bestandsbeheer en versiebeheer doen veel voor het overzicht. En vooral: leren weggooien. Je hoeft echt niet alles te bewaren. Zeker niet op papier. Digitaler werken helpt enorm.”

Van het secretariaat naar het hele bedrijf

De zaken die nu zijn genoemd, hebben met name betrekking op het secretariaat. Maar zoals eerder gezegd, ook de andere collega’s hebben invloed op het werk van het secretariaat. “Zij moeten weten welke taken zij bij het secretariaat kwijt kunnen en welke niet. En een cc-cultuur leeft in het hele bedrijf”, legt Conny uit. Als het een klein bedrijf is, is het mogelijk een sessie voor alle medewerkers te organiseren. “Ik geef advies, maar de sessie wordt uitgevoerd door het secretariaat zelf. Zo nemen zij zelf de collega’s mee in de nieuwe werkwijze en worden ze er zelf verantwoordelijk voor. Ze bieden collega’s bijvoorbeeld sjablonen aan om zaken compleet aan te leveren. Dat betekent minder e-mails heen en weer en sneller resultaat terug.”

Resultaten

De kleine winstpuntjes zijn al even aangestipt. Maar wat zijn nu de grote resultaten als Conny terugkijkt op dit soort projecten? “Er kan veel gebeuren in een paar maanden”, zegt ze. “Een betere sfeer tussen de collega’s van het secretariaat en met de overige medewerkers, minder ergernissen organisatiebreed en meer waardering, omdat mensen beter van elkaar weten waar ze mee bezig zijn. En last but not least: er wordt veel efficiënter gewerkt. Dan zie je bijvoorbeeld dat een taak die eerst extern was belegd, nu weer intern kan worden uitgevoerd. Het is fijn om zo’n meetbaar resultaat te zien!”

Is er bij jou in het bedrijf ook onvrede op of over het secretariaat? En ben je benieuwd naar de visie van een ervaren PA hoe het beter kan? Met Emma adviseert kijken we graag met je mee. Ieder bedrijf is immers anders. Vraag ons naar de mogelijkheden. Neem contact op via info@emmahandson.nl, telefonisch via (073) 747 00 54 of klik hier voor direct contact.