Vught
32 - 40 uur per week
Direct solliciteren

Opleidingsniveauhbo
Uren per week32 - 40 uur

Gaat jouw hart sneller kloppen van het aansturen van een team en contact met klanten? Denk jij altijd in mogelijkheden? Waar wacht je nog op?! Start samen met ons een nieuw hoofdstuk in jouw carrière, want ter uitbreiding van ons team zijn wij op zoek naar een nieuwe collega voor de rol van: teamleider Emma assisteert & adviseert / Senior personal assistant.

Als teamleider ofwel senior personal assistant (senior PA) ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van jouw team binnen de afdeling Emma assisteert & adviseert. Binnen deze afdeling werk je met jouw team van ongeveer 8 collega’s voor jullie klanten. Je weet wat er speelt en wat er nodig is om de kwaliteit van het werk te bewaken. Omdat je graag direct met klanten in contact staat, bedien je als PA je eigen klanten. Daar waar nodig, fungeer je als back‑up voor de werkzaamheden van jouw team. De manager van Emma assisteert & adviseert is eindverantwoordelijk voor de afdeling, maar jij bent eindverantwoordelijk voor jouw team.

Over het werk

Word je blij van onderstaande werkzaamheden, dan kun je bij ons je hart ophalen!

  • Je bent, met jouw eigen team (junior) PA’s, niet alleen verantwoordelijk voor jullie klanten, maar ook voor aanverwante activiteiten die hierbij komen kijken.
  • Je bent verantwoordelijk voor het optimaal bedienen van de klanten waarvoor jij als PA werkt. Je ondersteunt ze onder meer door proactief agendabeheer, e‑mailcorrespondentie en het signaleren van kansen.
  • Je bent back-up voor de andere klanten uit jouw team en bent dus op de hoogte van de richtlijnen en werkwijzen van alle klanten die door jouw team worden bediend.
  • Je draagt de zorg voor het personeelsbeheer. Je zorgt voor een continue bezetting in jouw team, door het verdelen van de workload en het maken van een accurate planning. Je voert sollicitatiegesprekken, werkt nieuwe collega’s in en zorgt ervoor dat alle collega’s genoeg werkzaamheden hebben en hierin ook uitgedaagd blijven. Jaarlijks houd je, samen met de manager van Emma assisteert & adviseert, functionerings‑ en beoordelingsgesprekken.
  • Je verzorgt tweewekelijks een teamoverleg, om lopende zaken te bespreken, nieuwe werkwijzen te introduceren en nauw bij elkaars werkzaamheden aangesloten te zijn. Tevens wordt er met elkaar en op initiatief van jou gespard en overlegd om het werk te verbeteren, zodat de klant zich optimaal bediend weet.
  • Je bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden in jouw team door regelmatig terugkerende voortgangsgesprekken, goede verslaglegging en het anticiperen en inspelen op behoeften van klanten en collega’s.
  • Je bent kritisch op de werkprocessen en streeft continu naar verbetering.
  • Je signaleert commerciële kansen binnen de huidige klantenkring en geeft hier samen met de PA invulling aan. Tevens voer je geregeld evaluatiegesprekken met huidige klanten.
  • Je hebt een actieve rol bij het verder vormgeven van de afdeling en bent verantwoordelijk voor interne projecten die aan jouw team worden toegewezen. Jij bouwt met jouw team mee aan de organisatie Emma Handson en de organisatie bouwt mee aan de ontwikkeling van de individuele collega’s in jouw team. Daartoe heb jij een signalerende rol.
  • Je rapporteert rechtstreeks aan de manager van Emma assisteert & adviseert.

Over een werkdag

Na de gezamenlijke weekstart met je team, waarin je coachend de acties van die week bespreekt, neem je vanaf je flexplek contact op met je klant. Hij vraagt om een wijziging van de agenda voor de hele week. Ook vertelt hij dat hij zich oriënteert op een nieuw crm‑systeem. Je speelt hierop in en geeft hem tips over crm‑systemen die andere klanten gebruiken. Vervolgens ga je aan de slag met het herplannen van de agenda. Dat is een behoorlijke uitdaging, omdat er diverse partijen bij de afspraken betrokken zijn. De telefoon gaat: die altijd zo vrolijke klant klinkt vandaag gestrest; haar dochter is ziek. Je bekijkt haar agenda, overlegt welke afspraken verzet moeten worden en stelt voor dat jij dit keer de facturen maakt. Ook benoem je dat ze vandaag een opzet voor de nieuwsbrief zou versturen. Na kort overleg over de inhoud beloof je een voorstel te maken. Dit geeft haar rust en met een goed gevoel hang je op. Je verzet de afspraken en beantwoordt nog een aantal telefoontjes.

Tijd voor koffie! In de koffiecorner praat je even bij met een nieuwe collega. Je vraagt hoe het met haar gaat op haar vierde werkdag en of ze nog meer begeleiding nodig heeft bij haar timemanagement. Prioriteren is immers heel belangrijk en daar help je graag bij.

Terug op je werkplek maak je de facturen. Een collega vraagt je ondertussen of je een te verzenden e‑mail wilt checken en natuurlijk help je haar. Voor het opmaken van een afbeelding schakel je met de marketingafdeling, waarna je de klant een tot in de puntjes uitgewerkt voorstel voor de nieuwsbrief e‑mailt. De ochtend is voorbijgevlogen! Tijd voor een gezellige lunch of een lekkere wandeling in de frisse lucht.

In de middag host je een webinar. Zodra je het webinar succesvol hebt afgerond, heb je een tweewekelijks werkoverleg met een collega‑senior PA en de manager. Tijdens dat overleg bespreken jullie de planning, welke collega’s extra hulp nodig hebben en de status van de prospects. Een blik op de klok leert je dat over 10 minuten de training ‘Toptaal’ begint. Zo houd ook jij je taalvaardigheden op orde. Na afloop controleer je nog één keer de e‑mailboxen van je klant en help je nog even een collega bij het afsluiten van de pc. Je stopt je laptop in je tas. Voor vandaag zit je werkdag erop en gaat je avond van start.

Bij Emma Handson is geen dag hetzelfde. Het zou dus zomaar kunnen dat je de hele dag of week voor dezelfde klant aan het werk bent – op locatie of op afstand –, maar dat ook je team jouw aandacht nodig heeft. We houden daarbij rekening met jouw individuele wensen. Je werkt gefocust en resultaatgericht in een professioneel team van hoogopgeleide collega’s. Er is ook tijd voor ontspanning en persoonlijke ontwikkeling. Een onboardingprogramma is onderdeel van je inwerkperiode. Ook neem je deel aan het opleidingsprogramma, waarbij we inhoudelijke sessies combineren met een gezellige borrel.

Over jou

Herken je jezelf in onderstaande? Dan hebben we er vertrouwen in dat ook jij een Emma kunt worden en een fantastische senior PA.

  • Je hebt minimaal hbo‑denk- en ‑werkniveau.
  • Je hebt minimaal 2 jaar relevante (ondersteunende) werkervaring.
  • Je bent integer, initiatiefrijk en toont lef.
  • Je weet mensen te motiveren en te stimuleren.
  • Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
  • Je hebt goede kennis van de Engelse taal.
  • Je hebt commercieel inzicht en bent zeer klantgericht.

Over ons

Emma Handson is een snelgroeiende dienstverlenende organisatie, gevestigd in Vught en Amsterdam. Onze roots gaan terug tot 1993, onze ambities zijn vooruitstrevend en toekomstgericht. Meer over ons en onze geschiedenis lees je op de pagina Over Emma.

Bij Emma Handson zitten we nooit stil! Want als jij groeit, dan groeit Emma ook.

Werken bij Emma Handson betekent dat je dagen afwisselend, leuk en divers zijn. Geen dag is hetzelfde. Logisch, want we werken voor een enorme diversiteit aan klanten, in verschillende branches, in een blend van expertises waarbij verschillende talen aan bod komen en… we draven door — excuseer ons enthousiasme.

Dat enthousiasme is overigens wel wat ons definieert. We zijn altijd op zoek naar nieuwe manieren om onze klanten nóg beter te ontzorgen. Nieuwe technieken, vooruitstrevende diensten, alternatieve werkwijzen — alles wat nodig is.

Bij Emma Handson wordt eigen inbreng daarom enorm gewaardeerd. In ruil daarvoor bieden wij een baan waar je gegarandeerd groeit als persoon, ’s ochtends met goede moed aan de slag gaat en aan ’t eind van de dag met voldoening de pen weer neerlegt — of de laptop sluit. Je zegt je gezellige team gedag en kijkt uit naar een volgende dag vol uitdagingen.

Aanbod & Solliciteren

Als management assistent bij Emma Handson kun je rekenen op:

  • Een uitdagende functie.
  • Passende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • De mogelijkheid om (deels) vanuit huis te werken.
  • Alle middelen (laptop, telefoon et cetera) om je werk op-en-top uit te kunnen voeren.
  • Toegang tot onze academy, waar je onbeperkt trainingen volgt.
  • Automatische deelname aan het PA-trainingsprogramma.
  • Ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën. Daar staan we altijd voor open, of je nu een week, een maand of een jaar bij ons werkt.
  • Uitdagend werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent.
  • Een uiterst goede werksfeer, zoals (online) borrels, bingo’s en pubquizzen.
  • Uitzicht op een vast contract.
  • Een hecht en enthousiast team, waarop je kunt bouwen.
  • Taart op je eerste werkdag!

Zie je dit wel zitten? Mail dan uiterlijk 20 december 2021 je cv en motivatie naar info@emmahandson.nl, t.a.v. Marloes Antens. Vragen over de vacature? Bel Franka van Dommelen op 073 – 747 00 54.

Vanwege COVID-19 kunnen de kennismakingsgesprekken online plaatsvinden.

    Direct solliciteren

    Jouw CV

    Toegestane bestandsformaten: .pdf, .doc, .docx (max. 3MB)

    Hoe ben je bij ons terechtgekomen?


    Benieuwd naar wat we allemaal voor jou kunnen betekenen?