Welke vergadervormen zijn er en horen daar notulen bij?

12 juni

Er bestaan allerlei vergadervormen: van een stand-up tot een heidag met lunch en teambuildingsactiviteit. Hebben al die vergadervormen notulen nodig? De notulisten van Emma Handson weten hoe het zit en leggen je uit wanneer notulen onmisbaar zijn.

Iedere vergadervorm zijn eigen notulen

Spoileralert: niet alle vergaderingen hebben notulen van een externe notulist nodig. Maar voor alles hebben we een oplossing! Bekijk hieronder de verschillende verslagvormen en de verslaglegging die daarbij hoort. 

Bestuursvergadering

Een bestuursvergadering is meestal een vergadering op hoog niveau en niet in ‘lekentaal’. In bestuursvergaderingen worden belangrijke besluiten genomen, die moeten worden onderbouwd en vastgelegd, voor de achterban en vaak ook voor toezichthoudende instanties.

Notulen nodig?

Jazeker! Notulen bieden veel toegevoegde waarde voor bestuursvergaderingen. Meestal zijn de notulen dan ook uitgebreid samenvattend. De notulisten van Emma Handson notuleren bijvoorbeeld veel bestuursvergaderingen voor pensioenfondsen. DNB en de AFM gebruiken die notulen voor hun toezichthoudende rol op het beleid van de fondsen.

Als extern notulist zijn we onafhankelijke en zorgen we ervoor dat alle besluiten en onderliggende motieven duidelijk worden vastgelegd. Een besluitenlijst en actielijst zorgen naast de notulen voor een snel overzicht.

Commissievergaderingen

Veel organisaties hebben naast een bestuur diverse commissies. De commissievergaderingen zijn actiegerichter dan een bestuursvergadering, omdat de commissie zich over het algemeen richt op één onderwerp, zoals communicatie, uitbestedingen of financiën. De commissies doen vaak voorbereidend werk voor besluitvorming in het bestuur. Vaak zitten in commissies vakspecialisten.

Notulen nodig?

Ja, notulen zijn zeker nodig, van een notulist die zich goed heeft ingelezen in het onderwerp. Dat geldt zeker voor beleggingscommissies, waarin specialisten zitten die veel (financieel) jargon gebruiken. Onze notulisten zijn hoogopgeleid en volgen ook interne opleidingen. Op die manier kunnen we de onderbouwing van de adviezen aan het bestuur duidelijk vastleggen in notulen, zodat de discussie zich daar niet hoeft te herhalen. Sommige commissies kiezen voor alleen een (uitgebreide) actielijst, zodat de vervolgstappen duidelijk zijn.

Algemene ledenvergadering / aandeelhoudersvergadering / cao-onderhandelingen

De overeenkomst tussen een algemene ledenvergadering (ALV), aandeelhoudersvergadering en cao-onderhandelingen is dat er meestal veel mensen aanwezig zijn. Het zijn bovendien mensen die niet alleen verschillende, maar soms zelfs compleet tegenovergestelde meningen kunnen hebben. Vaak worden stemmingen gehouden om besluiten te kunnen nemen.

Notulen nodig?

Absoluut! Dit zijn vergaderingen voor grote groepen, waarbij zelden alle belanghebbenden aanwezig zijn. De notulen moeten dus de discussies en stemmingen vastleggen voor de afwezigen / de achterban. Met een extern notulist weet je zeker dat de conflicterende belangen onafhankelijk worden genotuleerd.

Workshop / congres / seminar

Een workshop, congres of seminar zijn bijzondere vergadervormen. Het grote verschil met de hiervoor genoemde vormen is dat het niet zozeer om overleg gaat, maar meer om ‘zenden’: een presentator of specialist geeft een presentatie over een verdiepend onderwerp, terwijl de aanwezigen luisteren en vragen stellen.

Notulen nodig?

Dat hangt ervan af: meestal is het niet nuttig presentaties helemaal uit te schrijven. Eigenlijk geldt hier: ‘Je had erbij moeten zijn’. Het kan wel toegevoegde waarde hebben om de vragen en opmerkingen ‘naar aanleiding van’ te noteren. Of – in het geval van een openbare bijeenkomst – een video-opname beschikbaar te stellen.

Heidag / brainstorm

Een heidag en brainstorm zijn bedoeld om buiten de standaardkaders tot elkaar en tot nieuwe ideeën te komen. De deelnemers komen in deze vergadervormen samen en duiken de diepte in op één bepaald onderwerp.

Notulen nodig?

Je zou denken van niet: op een heidag en in een brainstorm moeten mensen vrijuit kunnen spreken en is veel juist niet bedoeld voor de notulen. Toch is het zonde als goede ideeën verloren gaan en niet verder worden uitgewerkt. Daarom zijn onze notulisten toch regelmatig bij dit soort bijeenkomsten aanwezig. We weten wat we wel en vooral ook wat we niet moeten vastleggen.

Vakinhoudelijk overleg / dagstart / stand-up

Last but not least: het vakinhoudelijk overleg of werkoverleg. Eigenlijk is dat de meest voorkomende vergadervorm: wie kent het niet? Deze praktische overleggen zorgen ervoor dat collega’s van elkaar weten waar ze mee bezig zijn en wat er van ze wordt verwacht. De overleggen variëren van een maandelijks overleg tot een dagelijkse stand-up.

Notulen nodig?

Meestal niet. De frequentie en praktische insteek zorgen ervoor dat notulen vaak al achterhaald zijn op het moment van schrijven. Zeker bij een dagstart of stand-up schiet je je doel dan aardig voorbij. Vastlegging zorgt zeker voor efficiëntie, maar op een andere manier: een actielijst in een projectmanagementsysteem in welke vorm dan ook zorgt ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is.

Vindt het werkoverleg minder vaak plaats of worden er belangrijke besluiten genomen? Overweeg dan zeker om een extern notulist in te huren. Wij notuleren bijvoorbeeld werkoverleggen van operators, waarbij afspraken worden gemaakt over uniform en veilig werken. En het grote voordeel: omdat notuleren onze hoofdtaak is, zijn de notulen altijd voor het volgende overleg klaar.

Verslaglegging voor alle verslagvormen

Heb jij notulen nodig voor jouw vergadering of twijfel je nog? Wij overleggen graag met jou wat handig is voor jou. We bieden verschillende soorten notulen of advies om zaken op een andere manier efficiënt te regelen.