Tips voor Teams: meer dan online vergaderen
18 september
Microsoft Teams alleen een vergadertool? Nee hoor! Als experts in het werken op afstand sinds 1993 weten we bij Emma Handson dat je met Teams ook op andere manieren slimmer kan werken. Dankzij chatkanalen en slimme koppelingen met OneDrive bijvoorbeeld. Ontdek onze favoriete tips voor Teams die je werkdag écht gemakkelijker maken.
Teams als chatprogramma
Teams is handig als chatprogramma. Wij ontdekten dit toen we op zoek waren naar een vervanging voor het ter ziele gegane Skype. De groepschat uit Teams bleek vergelijkbaar voor een een-op-eenvervanging van Skype, maar wij zijn overgestapt op Kanalen. Groot voordeel daarvan is dat onderwerpen gescheiden worden en chats niet meer ondersneeuwen in de massa.
Zo werken kanalen in Teams:
In Teams maak je verschillende kanalen aan voor verschillende onderwerpen. Wij gebruiken bijvoorbeeld Algemeen, Planning en Taalvragen. Per dag of per vraag maken we vervolgens een aparte post aan, zodat ook de antwoorden bij elkaar blijven. Het is even wennen om in het juiste Kanaal te posten, maar je kunt veel gemakkelijker dingen terugvinden en bij elkaar houden.
Onze tips:
- Je kunt per kanaal en per post meldingen aan- of uitzetten. Zo word je in je werk bijvoorbeeld niet gestoord door felicitaties, maar kun je wel direct reageren op een inhoudelijke vraag van een collega.
- Je kunt kanalen en privéchats gescheiden weergeven, zodat je niet in verwarring raakt. Kanalen en chats die je vaak gebruikt, zet je in je favorieten, zodat die altijd bovenaan staan.
- Je kunt iemand direct een privébericht sturen door op de profielfoto bij een bericht in een groep te klikken.
Teams als centraal Microsoftprogramma
De naam zegt het al: Microsoft Teams is een programma van Microsoft, nog steeds de software die het grootste deel van de zakelijke markt gebruikt. Dat betekent dat Teams naadloos samenwerkt met Outlook, OneDrive en OneNote. Je kunt apps die je veel gebruikt, toevoegen via de knop Apps in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Onze tips:
- Je status in de chat is gekoppeld aan Outlook: als je in een vergadering zit, ben je ook ‘niet beschikbaar’ in Teams. Je kunt je status in Teams ook handmatig aanpassen.
- Als je videobestanden van OneDrive opent in Teams, heb je extra afspeelmogelijkheden, zoals de opname versnellen en terug- en vooruitspoelen met 10 seconden.
- Je kunt ook programma’s toevoegen die niet van Microsoft zijn, zoals YouTube.
Teams als online vergadertool
Vooruit: ook al weet je dan al dat je met Teams online kunt vergaderen, we willen dit onderwerp toch niet overslaan. Je kent ongetwijfeld ook kleine (en grote) ergernissen bij deze toepassing, die soms echt wel op te lossen zijn.
Onze tips:
- Stel een achtergrond in voor je Teamsmeetings. Zo hoeft niemand te zien dat je op je thuiswerkdag vergadert vanuit je rommelige slaapkamer.
- Zie je maar de helft van de deelnemers of helemaal niemand meer als je je scherm deelt? Pas dan bij Weergave aan hoe je deelnemers wilt zien. Je kunt zelfs jezelf uit de galerij verwijderen, zodat je niet de hele tijd naar je eigen hoofd hoeft te kijken. J
- Teams maakt automatisch transcripten van online meetings als je ze opneemt. Handig als je de informatie wilt terugkijken. Let wel: de transcripten zijn nog verre van perfect. Wil je ze verspreiden of omzetten naar goede notulen? Dan zul je er nog wel wat werk aan hebben. Of je laat de AI-teksten redigeren, natuurlijk!
Meer tips voor Teams
Iedereen gebruikt Teams op een andere manier. Dat geldt ook binnen Emma Handson. Het ene team gebruikt de chats dagelijks, het andere heeft meer aan de handige koppelingen of transcripten. Ontdek dus vooral wat voor jouw team de handigste werkwijze is en sta open voor alle mogelijkheden. Geen enkel systeem is perfect, maar het kan vaak wel een stuk gemakkelijker!
Kunnen wij je verder helpen?