Overname? Een goede assistent is goud waard!

21 mei

Een overname is een ingrijpende gebeurtenis. Het is superspannend, terwijl het tegelijkertijd ook praktisch gezien veel werk betekent. Hoe hou je het overzicht van wat er moet gebeuren? Met een goede assistent natuurlijk!

Assistenten met ervaring

De assistenten (PA’s) van Emma Handson werken voor veel verschillende bedrijven. Zij hebben dus ook al vaker voor een overnametraject gestaan. Ze weten hoe hectisch zo’n periode kan zijn én hoeveel rust het geeft als iemand het overzicht bewaart. Ze houden het hoofd koel en nemen jou je werk uit handen. Precies wat je nodig hebt.

1. Overzicht houden op je to do-lijst

Bij een overname moet ontzettend veel gebeuren, dus er schieten continu zaken door je hoofd: hebben we dat contract al doorgestuurd? Is die e-mail al beantwoord? En o ja, dát moet ook nog gebeuren. Een assistent zorgt ervoor dat al die losse eindjes samenkomen in één duidelijk overzicht. Zo weet je direct wat de status is, wat prioriteit heeft en of een taak nog moet worden toegevoegd.

Een goede assistent acteert hierin proactief: als diegene iets ziet of hoort wat nog niet is opgepakt, voegt de PA dat toe en gaat ermee aan de slag. Zo heb jij rust in je hoofd om over strategische zaken na te denken.

2. Werkprocessen optimaliseren

Bij een overname lijkt het gemakkelijk de werkwijze van de grootste partij te adopteren. Maar het is zonde om jouw best practices met het grofvuil mee te geven. Bovendien zijn je klanten aan jouw werkwijze gewend en je wilt niet aan kwaliteit inleveren. Een goede PA legt alle werkprocessen vast, ook als er nog geen overname in het verschiet ligt. Nu komt dat goed van pas. De verschillen zijn direct duidelijk en er worden geen stappen overgeslagen die voor jouw klanten essentieel zijn. Dát is pas efficiënt!

3. Systemen op elkaar afstemmen

Hoeveel systemen gebruik jij om je werk te doen? Stiekem zijn dat er meer dan je denkt. Heb je bijvoorbeeld een eigen crm-systeem om alle klantgegevens bij te houden? Dan moeten de relevante gegevens bij een overname wel bewaard blijven. Dat is een project op zich. Net als het verzamelen van de hele papierwinkel die nodig is voor een overname. Het is daarom ook zeker interessant om een assistent als projectmanagementondersteuner in te schakelen. Dan weet jij dat dit stuk goed gebeurt en kun jij je aandacht richten op andere zaken.

4. Communicatie naar klanten en medewerkers

Een overname roept veel vragen op. Intern én extern. Het is daarom belangrijk je klanten en medewerkers mee te nemen in de overname. Wat verandert er voor hen? Zijn er diensten die stoppen of wijzigen? Of wil je ze verzekeren dat er (voorlopig) voor hen niets verandert?

Als je veel vragen verwacht, is het inschakelen van een flexibele telefoonservice geen overbodige luxe. Zo wordt jouw werk niet continu onderbroken. De telefonisten beantwoorden de telefoon en stellen je klanten gerust. En valt het aantal vragen mee? Dan geldt dat ook voor de factuur.

5. Praktische zaken regelen

Je zou het bijna vergeten: tijdens een overnametraject ligt de dagelijkse praktijk niet stil. Je hebt nog steeds producten of diensten te verkopen en bestaande klanten te helpen. Waar wil jij je aandacht op richten? Houd zelf de regie en schakel een assistent in voor de rest: een PA regelt je administratie, prioriteert je mailbox en houdt zicht op je agenda. Zo reserveer je jouw schaarse tijd voor de dingen die je zelf moet doen.

Assistent nodig bij een overname?

Je ziet: een goede assistent is goud waard bij een overname. Het is immers een bijzondere fase in jouw ondernemerschap. Spannend, intens en soms ook emotioneel. Juist dan helpt het als er iemand naast je staat die overzicht houdt en met je meedenkt. Jouw PA schept orde in de chaos en zorgt ervoor dat jij ruimte houdt in je agenda (en in je hoofd) voor zaken die jouw aandacht nodig hebben.

Wat kan een PA bij een overname voor jou betekenen? Neem contact met ons op.