Notulist inhuren? Jazeker!

13 maart

Waarom een notulist inhuren? Wij kunnen je wel honderd redenen geven, maar vooruit: we houden het bij vijf. Geloof ons: je vergaderingen worden er beter van.

1. De vaart blijft erin

Niemand houdt van vergaderingen waarin discussies eindeloos worden herhaald of waarvan de bedachte acties direct weer worden vergeten. Met een notulist overkomt je dit niet. Een beknopt verslag van de vergadering zorgt ervoor dat je een volgende keer precies weet waar je was gebleven. En omdat acties worden genoteerd en toegewezen, is de kans groter dat ze worden opgevolgd. Zo blijft de vaart er lekker in zitten en wordt vergaderen nog eens leuk!

2. Je kunt focussen op de inhoud

Mensen zijn er niet goed in twee dingen tegelijk te doen. Zelf notuleren als je ook deelnemer bent aan een vergadering, is dus lastig. Op het moment dat je schrijft of meetypt, mis je een deel van de discussie. En als je een onderwerp moet inleiden, kun je niet notuleren. Een externe notulist inhuren zorgt voor rust in de vergadering. Als deelnemer heb je geen andere taak dan te focussen op de inhoud. Je kunt na de vergadering ook direct met actiepunten of andere zaken aan de slag, omdat de notulist zorgt voor het uitwerken van het verslag.

3. Een notulist is sneller

Als je het niet gewend bent, kost zelf notuleren veel tijd. Een professioneel notulist doet niet anders en kan de notulen dus veel sneller uitwerken dan welke deelnemer aan de vergadering dan ook. De notulist heeft de kennis en ervaring om een goed leesbaar verslag te schrijven en collega’s die kunnen meekijken om de tekst nog beter te maken. Bovendien heeft het notuleren prioriteit, zodat de aantekeningen niet blijven liggen tot de volgende vergadering. Een notulist inhuren is zo een investering die zich snel terugverdient.

4. Je krijgt een écht neutraal verslag

Gaat de vergadering over gevoelige onderwerpen of emotionele discussies, dan is een externe notulist onmisbaar. De notulist notuleert neutraal en haalt de emotie uit het verslag. Iedere partij krijgt dezelfde aandacht en er wordt niemand voorgetrokken. Vergis je trouwens niet: eigenlijk ligt bijna ieder onderwerp waar meerdere mensen aan het woord komen ‘gevoelig’. Als een belanghebbende het verslag maakt, weet je zeker dat dat belang goed naar voren komt. ‘Wie schrijft, die blijft’, wordt niet voor niets gezegd.

5. Je hoeft niet te vergaderen als een robot

Verlopen jouw vergaderingen altijd perfect? Natuurlijk doe je er alles aan om succesvolle vergaderingen te houden, maar we zijn allemaal mensen. Je zegt dus weleens iets dat ‘niet voor de notulen’ is bestemd. Je wijkt af van de agenda of zegt op het laatst nog iets dat bij een ander onderwerp hoort. In dit soort gevallen ben je blij dat een mens de vergadering notuleert en niet een AI-tool. Een goede notulist begrijpt de nuances en brengt orde in de chaos. Als je een mens als notulist inhuurt, hoef jij niet te vergaderen als een robot.

Notulist inhuren voor een betere vergadering

Kortom: een notulist inhuren zorgt ervoor dat jouw vergaderingen beter en efficiënter verlopen. Je krijgt snel een volledig verslag en kunt direct met actiepunten aan de gang. Dus ja: als jouw vergaderingen belangrijk zijn, dan kun je niet zonder een goede notulist. Waar wacht je nog op?

De notulisten van Emma Handson zijn professionals en als je dat wilt, snel beschikbaar voor jouw vergadering. Je kunt direct een aanvraag plaatsen voor het inhuren van een notulist. Of neem contact met ons op voor meer informatie.