Op weg naar notuleren met AI: zo maken wij een AI-tool die écht goed kan notuleren

25 juni

Kan AI jullie werk niet overnemen? En in hoeverre is Emma Handson bezig met AI? We krijgen de vragen regelmatig en het antwoord is kortgezegd: nee, AI kan (nog) niet al ons werk overnemen en ja, we zijn er zeker mee bezig. Onze eigen AI-notuleertool HandsonMinutes komt eraan!

Wat is HandsonMinutes?

HandsonMinutes is een tool die met behulp van AI audio omzet in een transcript, verslag en actie- en besluitenlijst. De tool is al geschikt voor gemeenteraadsvergaderingen, werkoverleggen en een-op-eenoverleggen en we werken aan meer. Bijzonder is dat wij HandsonMinutes zelf ontwikkelen vanuit onze kennis en ervaring als notulisten én dat de tool een volwaardig verslag van de vergadering maakt.

Hoe is HandsonMinutes ontstaan?

Al vóór het moment dat AI een aantal jaar geleden met de introductie van ChatGPT groot werd bij het publiek, zijn we bij Emma Handson daarover gaan nadenken. We zijn immers innovatief en willen graag blijven bieden waar onze klanten om vragen. We onderzochten wat AI al kon in onze dienstverlening en zagen kansen en een gat in de markt voor notuleren. Daaruit ontstond het idee voor een eigen notuleertool: HandsonMinutes.

Hoe maak je een AI-tool voor notuleren?

Een eigen AI-tool maken voor notuleren is gemakkelijker gezegd dan gedaan. AI weet niet alles ‘vanzelf’, maar moet te horen krijgen wat de bedoeling is. Vervolgens moet je de output van AI beoordelen en de instructies verfijnen. En dat steeds weer opnieuw. Wij gingen in zee met een ontwikkelaar en zetten onze eigen notulisten in om te testen en bij te sturen. Zo zorgen we ervoor dat de notulen door AI steeds meer aan onze kwaliteitsstandaard voldoen.

Waarom is het maken van zo’n tool een lang proces?

Er zijn 4 redenen dat HandsonMinutes er niet van de ene op de andere dag was:

1. Techniek
   Wij hadden het idee al vóór de techniek zover was. Je kunt het je bijna niet meer voorstellen, maar toen wij een paar jaar geleden begonnen, kon AI nog lang niet zoveel als nu. En de ontwikkeling gaat nog steeds door. Vandaar ook dat wij zeggen dat AI nóg niet zo goed kan notuleren als een mens dat kan. HandsonMinutes kan iedere dag meer.
   
   
2. Veiligheid
   Veiligheid is voor ons (en voor onze klanten) een randvoorwaarde om met AI te werken. Daarom hebben wij onze tool niet getraind met notulen van klanten, maar hebben we de hele basis zelf opgebouwd met onze kennis van notuleren. Ook hebben we ervoor gezorgd dat de servers in Europa staan en dat de app aan de hoogste veiligheidseisen voldoet. Dat kost tijd.
   
   
3. Gewenning
   Laten we wel wezen: een nieuwe techniek is spannend. Voor ons en voor onze klanten. Is het wel veilig, werkt het wel goed, wat is de toegevoegde waarde? Het had tijd nodig om dat sentiment te draaien. Mensen zijn nu mee in ons enthousiasme: AI gebruiken is veel normaler en mensen verwachten er veel van.
   
   
4. Kwaliteit
   Bij Emma Handson willen we kwaliteit bieden en vinden we dus niet snel iets goed genoeg. Onze notulisten zagen precies wat er mis was met iedere versie van notulen die de tool opleverde. Ons motto is: het kan altijd beter. En dat geldt ook voor de tool. Pas nu denken wij: HandsonMinutes biedt kwaliteit.
   
   
   

Waar staan we nu met HandsonMinutes?

Sinds 2026 is HandsonMinutes volledig in eigen beheer. Dat betekent dat we zelf de vrijheid hebben om in te zetten op de wensen van ons en onze klanten. Een keuze die we daarbij maken, is eerst te investeren in verdere ontwikkeling en stabiliteit. We willen alleen een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk product aanbieden aan onze (potentiële) klanten. Dankzij feedback in de pilotfase weten we dat HandsonMinutes nu al geschikt is voor gemeenteraadsvergaderingen, werkoverleggen en een-op-eenoverleggen. Stap voor stap gaan we vervolgens verder om HandsonMinutes geschikt te maken voor meer soorten vergaderingen. Omdat wij weten dat de ene vergadering de andere niet is.

Gemeente Wijchen: “Het is heel efficiënt. Ik ben er niet zoveel tijd mee kwijt en het kost minder dan een notulist.”

Kan notuleren zonder notulisten?

HandsonMinutes is nadrukkelijk niet bedoeld om onze notulisten te vervangen. Dankzij AI kunnen we vooral meer en andere vergaderingen notuleren en dus meer mensen helpen. Veel vergaderingen die wij vastleggen, vereisen nog steeds de interpretatie en kennis van onze notulisten. Zij zijn dus nog steeds de aangewezen personen om te notuleren én om onze AI-tool steeds beter te maken. Zo combineren we technologie en vakmanschap om onze klanten nog beter te bedienen: sneller, consistenter en met behoud van kwaliteit.

HandsonMinutes: voor nu en later

Dat is HandsonMinutes: wat jaren geleden begon als een innovatief idee, groeide uit tot een werkende applicatie die audio omzet in een duidelijk transcript, een korte samenvatting, een bruikbare actie- en besluitenlijst én een echt verslag. Nog niet perfect, maar steeds beter en voor veel toepassingen werkt het al heel goed. We blijven doorontwikkelen en iedere klant de notulen bieden die diegene nodig heeft. Wat voor notulen wil jij?