8 tips voor een goede werkoverdracht

22 mei

Op de laatste dag gauw een e-mailtje tikken naar je collega’s wat er moet gebeuren en je out‑of‑officemelding aanzetten met alleen ‘ik ben er niet’? Dat is dus NIET hoe je een goede werkoverdracht doet. Onze PA’s weten hoe het beter kan en geven je tips. Fijn voor je collega’s én voor jou, want zo gaat het werk vlekkeloos door.

Het belang van een goede werkoverdracht

In de stress om alles af te krijgen voor je vakantie neem je niet altijd tijd voor een goede werkoverdracht. Maar het risico op losse eindjes wordt dan wel groter, waardoor je er toch zelf iets mee moet doen. Je wordt dan gebeld in je vakantie of je komt in een chaos terug. Daar gaat je tijdswinst!

Een goede werkoverdracht is dus echt de moeite waard, zo weten wij uit ervaring. Door je werk goed over te dragen, zorg je ervoor dat alles zoveel mogelijk gewoon doorgaat en heb je invloed op de manier waarop dat gebeurt. Veel fijner, toch?

1. Begin niet op de laatste dag

Helaas, een goede werkoverdracht doen lukt meestal niet op de laatste dag voor je afwezigheid. Hoe vaak heb jij je al voor het hoofd geslagen dat je iets vergeten was te melden? Precies! Onze eerste tip: begin er al mee terwijl je taken oppakt. Denk je dat je het niet af krijgt? Zet het gelijk op je lijstje en bedenk wat je collega daarmee moet doen. Lukt het alsnog? Schrappen is snel genoeg gedaan!

2. Bepaal je prioriteiten

Bedenk wat de prioriteiten zijn: moet het werk wel worden overgenomen of kan het nog even wachten? Soms heeft iets niet zo’n haast of is het te ingewikkeld om aan iemand anders over te laten. Het scheelt ook veel of je een dag weg bent of vier weken op vakantie gaat. Maak dus keuzes en communiceer die ook aan je manager / opdrachtgever. Dan heeft iedereen gelijke verwachtingen.

3. Draag zaken over aan specifieke personen

Als jij je werkoverdracht op e-mail aan een heel team richt, hoe weet je dan wie wat oppakt? Want als iedereen verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk. Draag taken dus over aan één specifiek persoon en stem dat met diegene af. Je collega weet dan precies wat ie moet doen en jij weet zeker dat diegene de taken oppakt zoals afgesproken. Iedereen blij! Verschillende taken bij verschillende personen beleggen, kan natuurlijk wel. Niemand doet al jouw werk er zomaar even bij.

4. Maak een duidelijke werkomschrijving

Begin zeker op tijd met de werkomschrijving. Stiekem bestaat elke taak die jij op de automatische piloot doet uit ontzettend veel kleine stappen. Waar is het document waar je aan werkt opgeslagen? Wat is de deadline? Wie stuur je bericht als het af is en moet er nog iemand anders op de hoogte zijn? Om het je collega gemakkelijk te maken – en dus weer de kans groter te maken dat het diegene lukt – schrijf je alles uit. Dat doe je het gemakkelijkst op een moment dat je zo’n taak uitvoert.

Moet je vaker werk overdragen? Zorg dan dat alles standaard wordt vastgelegd en bijgehouden in een projectmanagementsysteem. Dan weet iedereen altijd precies wat ie moet doen, ook als je onverwacht afwezig bent.

5. Geef de status van elk project aan

Sommige zaken moeten vanaf het begin worden opgepakt, andere hebben alleen nog de goedkeuring van een manager nodig. Geef dus goed aan in welk stadium opdrachten zich bevinden: wat heb je al gedaan en wat moet er nog gebeuren? Is die tekst af of alleen een opzet? Moet je collega nog iemand akkoord vragen om verder te kunnen met de volgende stap? Bedenk ook hoeveel je collega in jouw afwezigheid kan doen: wat moet de status zijn als jij weer terug bent?

6. Denk aan de techniek

Oké, dan heb je alles goed opgeschreven en blijkt dat je collega niet dezelfde autorisaties voor systemen heeft als jij. Nog zo’n reden om op tijd te beginnen. Je kunt dan nog de autorisaties regelen bij ICT, inloggegevens delen óf een andere collega vragen voor de taak. Zorg er altijd voor dat je collega weet hoe vertrouwelijk de gegevens zijn waarmee jij normaal werkt.

7. Vergeet de ‘zachte’ informatie niet

We hebben het gehad over techniek, stappen en taken, maar de ‘zachte’ informatie is misschien net zo belangrijk. Onze PA’s passen hun werkmethodes bijvoorbeeld aan aan de klant voor wie ze werken. Welke manier van communiceren vindt de klant prettig? Wordt iemand liever gebeld, geappt of gemaild? Wat is het gat tussen de officiële deadline en wat de klant gewend is? Juist al dit soort zaken zorgen ervoor dat het werk met dezelfde kwaliteit kan doorgaan.

8. Stel je out-of-officemelding in

Nu je alles goed hebt geregeld, kun je ook een goede afwezigheidsmelding in Outlook aanzetten. Je weet wat er gebeurt tijdens je afwezigheid en wat niet en bij wie mensen terechtkunnen. Verwachtingsmanagement is alles: lees je je e-mail tijdens je afwezigheid wel of niet en in welke gevallen mogen mensen je bellen? Laat het ze weten. Dan kun jij met een gerust hart weg.

Heb je te veel werk of ben je het overzicht kwijt? Wij helpen je graag. Met een PA of persoonlijke trucs om slimmer te werken. Neem contact met ons op en gun jezelf meer rust.