Zo maak je een goede opname – en krijg je de beste notulen
16 april
Een goede opname is essentieel voor het maken van goede notulen. Het maakt daarbij niet uit wie de uitwerking doet: AI of een notulist. Allebei zijn ze gebaat bij verstaanbaarheid en helderheid in een video- of geluidsopname. Hoe maak je een goede opname én krijg je de beste notulen?
Waarom een vergadering opnemen?
Een vergadering opnemen is handig ter documentatie en voor het maken van notulen. Als de notulist zelf aanwezig is, zorgt die met eigen apparatuur voor een goede opname. Maar het is niet altijd nodig, wenselijk of mogelijk dat een notulist aansluit bij een vergadering. En bij online en hybride vergaderingen is de organisator verantwoordelijk voor het opnemen van de vergadering. Maak je zelf een opname, let er dan op dat de kwaliteit goed is. Dat zorgt gegarandeerd voor betere notulen!
Let op privacywetgeving
Even vooraf: in Nederland is het vanwege de privacywetgeving (AVG) verplicht de deelnemers aan de vergadering te laten weten dat er een opname wordt gemaakt. Vraag dus altijd van tevoren toestemming en geef aan dat de opname wordt gemaakt en hoe lang die wordt bewaard. Bij Emma Handson verwijderen we de opnamen als de notulen definitief zijn.
Tip 1. Kies het juiste opnameapparaat
Er zijn verschillende mogelijkheden om vergaderingen op te nemen. De notulisten van Emma Handson hebben ervaring met de volgende methoden:
- De dicteerfunctie op je telefoon
Met alleen start, stop en pauze is de dicteerfunctie op je smartphone een eenvoudige manier om een vergadering van een klein gezelschap op te nemen. Let erop dat de telefoon midden op tafel ligt, zodat iedereen goed verstaanbaar is. - Microsoft Teams op de laptop
Voor een online of hybride vergadering is de opnameknop in de vergadertool, zoals Microsoft Teams, ideaal. Bij individuele deelnemers (en een goede verbinding) zorgt dit meestal voor een goede opname. Extra voordeel is dat je behalve geluid, ook beeld bij de vergadering hebt, zodat non-verbale communicatie beter overkomt.
Let wel op als een deel van de deelnemers bij één computer zit. Zorg dat mensen niet te ver van de microfoon zitten en dat ze richting de laptop spreken. Prettig voor de opname én voor de andere online deelnemers.
- Professionele opnameapparatuur
Maak je vaker een opname van vergaderingen of ben je met een grotere groep, dan loont het om professionele vergaderapparatuur aan te schaffen of te huren. Dat kan gaan van een handzame recorder tot een vergaderruimte met meedraaiende microfoons op tafel.
Tip: Emma Handson heeft op locatie in ’s‑Hertogenbosch goed uitgeruste vergaderruimtes te huur. En we hebben goede ervaringen met de (goed betaalbare) recorders die onze notulisten gebruiken. Vraag hen daar gerust naar.
Tip 2. Een voorstelronde helpt bij stemherkenning
Mensen zijn beter in stemherkenning dan AI, maar toch kunnen stemmen op een opname erg op elkaar lijken. Je helpt de notulist met een voorstelronde aan het begin van de vergadering. Laat alle aanwezigen zich voorstellen met voor- en achternaam en functie. Zo heeft de notulist een referentie voor de stemmen. Helemaal ideaal is het als de voorzitter of een spreker zelf aangeeft wie aan het woord komt. Dan kan zelfs AI stemmen toewijzen aan de juiste persoon.
Tip 3. Voorkom achtergrondgeluid
Rammelende koffiekopjes, geritsel van papier of getik op een toetsenbord. Realiseer je dat je dit soort geluiden allemaal hoort op een opname. Combineer dit met zacht praten (of te ver van het opnameapparaat zitten) en je hebt het recept voor een slecht verstaanbare opname. Ook al zijn mensen beter dan AI in het filteren van achtergrondgeluid, zorg er vooral voor dat het achtergrondgeluid beperkt blijft en niet de sprekers overstemt.
Tip 4. Volg de vergaderdiscipline
Als je een vergadering opneemt, is het extra belangrijk dat de vergaderdiscipline wordt gevolgd. De notulist ziet niet in welke papieren wordt geritseld of wanneer iemand de vergadering verlaat. De rol van de voorzitter wordt dus extra belangrijk:
- Geef aan welk agendapunt wordt behandeld. Dus niet: “We gaan naar het volgende agendapunt”, maar: “We gaan naar agendapunt 2.1, de actielijst.”
- Geef duidelijke verwijzingen naar documenten met paginanummer. De notulist ziet op een opname niet waar ‘hier’ is.
- Laat het weten als iemand de vergadering binnenkomt of verlaat en laat nieuwe personen zich voorstellen met naam en functie.
Notulist versus AI
Nu je met al onze tips een topopname hebt gemaakt, kun je dan AI de notulen laten uitwerken? Misschien, maar voor de beste notulen is een menselijke notulist nog steeds onmisbaar. Een mens is nog steeds beter in het onderscheiden van stemmen, het begrijpen van nuances en het verwerken van ongeschreven regels. En professionele notulisten zoals bij Emma Handson gebruiken hun kennis van de materie om ‘onverstaanbare’ woorden en begrippen in te vullen als er toch iemand een hoestbui krijgt of als een van de andere tips in de praktijk niet is gelukt. Zo hoef jij niet te vergaderen als een robot.
Notuleren op basis van een goede (of minder goede) opname
De notulisten van Emma Handson kunnen met (bijna) alle opnames overweg. Maar natuurlijk geldt: goede opnames leiden tot betere notulen. Met goede opnames zijn je notulen nog sneller uitgewerkt en ben je geen tijd kwijt aan het opvullen van leemtes. Dat is nog eens efficiënt!
Wil jij je notulen laten uitwerken door onze professionele notulisten? Neem dan contact met ons op.