Engelse notulen door native speakers? Of course!

24 april

Als de voertaal in een organisatie Engels is, wil je ook Engelse notulen. Maar waar de meeste mensen een aardig woordje Engels spreken, is het schrijven van Engelse notulen een heel ander verhaal. Engels notuleren is een vak, dat onze native speakers van het Engels, Amanda en Marina, uitstekend beheersen. Zij vertellen hoe ze voor jou professionele Engelse notulen opstellen.

Hoge kwaliteit

Amanda was zo’n zes jaar geleden de eerste notulist Engels bij Emma Handson. Zij komt uit Canada en woont nu al jaren in Nederland. Zoals ze in het Engels zo mooi zegt: “I came for study and stayed for love.” Inmiddels spreekt Amanda vloeiend Nederlands, maar in het begin was dat nog niet zo. “Emma Handson zocht native speakers van het Engels, omdat het bedrijf in het Engels net zo’n hoge kwaliteit wil aanbieden als in het Nederlands”, vertelt ze. “Mijn taal was dus een voordeel! Vrienden en collega’s vroegen mij altijd al advies over taal en hoe je iets het beste kan opschrijven, dus dat ligt mij wel.”

Notuleren en controleren

Marina kwam vanuit Singapore in Nederland wonen en ook voor haar is het Engels notuleren bij Emma Handson haar eerste baan hier. “Ik had voorheen verschillende kantoorbanen en het Engels notuleren leek me een mooie uitdaging.” Marina deelt verschillende klanten met Amanda en hun collega’s, zodat ze van elkaar zaken kunnen overnemen en nakijken. “Dat tegenlezen doe ik ook graag! Ik ben dan gelijk op de hoogte van wat er is besproken in de vergadering ervoor, wanneer ik de vergadering erna notuleer.”

Internationale bedrijven

Voor wat voor soort organisaties notuleert Emma Handson dan vooral? En waarom moeten die notulen in het Engels? “Misschien verwacht je het niet, maar meestal zijn het Nederlandse bedrijven”, vertelt Marina. “Die hebben vaak internationale bestuursleden of adviseurs, waardoor de vergaderingen in het Engels zijn. De voertaal wordt gemakkelijk Engels als er één persoon is die geen Nederlands spreekt.”

“Het werkt ook weleens andersom”, zegt Amanda. “Dan is de vergadering in het Nederlands, maar wil een bedrijf Engelse notulen, omdat die worden gelezen door het hoofdkantoor in het buitenland. Dat kan dus ook!”

Native speakers Engels

Amanda en Marina zijn beiden native speakers van het Engels. Amanda legt uit waarom dat de notulen beter maakt: “Het is ons vak om gesproken taal om te zetten in nette schrijftaal. In het Nederlands is daar al verschil tussen, maar je kunt je voorstellen dat het nog een slag extra nodig heeft als de sprekers mensen zijn die in een andere taal spreken dan hun moedertaal. Wij zorgen er dan voor dat wat in de notulen staat, correct en voor iedereen te begrijpen is.”

Marina vult aan: “Mensen vertalen in hun hoofd wat ze in het Engels willen zeggen. Maar dat is niet altijd correcte taal voor notulen. Wij herkennen en veranderen dat.”

Brits-Engels en Amerikaans-Engels

Om het nog makkelijker te maken: het ene Engels is het andere niet. Sommige organisaties hanteren Brits-Engels, andere zijn meer het Amerikaans-Engels gewend. Amanda en Marina passen zich daaraan aan. “Daar zit zeker verschil tussen en daar houden wij rekening mee”, bevestigt Amanda. “Het scheelt of een bedrijf mensen uit Amerika als adviseur heeft of een hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk. Het Engels in Canada is dan weer een mix van Brits-Engels en Amerikaans-Engels, haha! Maar in de notulen zorgen we altijd voor een consistent geheel.”

Specialist

Waarom moeten mensen door Emma Handson de Engelse notulen laten maken? “Wij zijn de experts”, lacht Amanda. “Zo notuleren we in het Engels voor pensioenfondsen, net zoals we dat in het Nederlands doen. Daar hebben we veel kennis van. We kennen sowieso de taal van bestuursvergaderingen en verdiepen ons graag in nieuwe onderwerpen, zodat we weten waarover we het hebben.”

“En we schrijven in de stijl van notulen die de klant wil”, zegt Marina. “Wij kunnen zowel heel uitgebreide als sterk samenvattende notulen maken. Net waar behoefte aan is.”

Engelse notulen en meer

Naast notuleren storten Amanda en Marina en hun collega’s zich ook op vertalen en  redigeren van Engelse teksten. Denk aan jaarverslagen en andere (bedrijfs)documenten. Amanda: “Uiteindelijk is het onze taak om een helder verhaal op te leveren voor de doelgroep, zodat iedereen het kan begrijpen. Daar doen we het voor!”

Wil jij professionele Engelse notulen voor jouw vergadering? Wij helpen je graag! Lees meer over notuleren of neem direct contact met ons op.

Check our English website at www.emmahandson.com.