Do’s en don’ts voor een efficiënte vergadering

8 mei

Eindeloze discussies, onduidelijke actiepunten, uitloop in de tijd; vergaderingen kunnen stroef verlopen. Hoe zorg je ervoor dat vergaderingen efficiënt en doelgericht verlopen? In deze blog bespreken we de belangrijkste do’s en don’ts voor een efficiënte vergadering.

Pak jouw rol in een efficiënte vergadering

Vergaderingen zijn het kloppende hart van iedere organisatie. Of het nu gaat om een bestuursvergadering, adviescommissie, projectgroep of raad van toezicht, tijdens deze bijeenkomsten worden belangrijke beslissingen genomen, strategieën besproken en beleid uitgestippeld. Wist je dat je er zelf een grote invloed op hebt hoe efficiënt zo’n vergadering verloopt?

Pak je rol als organisator, voorzitter of deelnemer en geef elkaar feedback. Let op de volgende punten:

Don’ts tijdens vergaderingen

We beginnen met de zaken die je beter achterwege kunt laten.

• Vergaderen om het vergaderen. Niemand wil kostbare tijd besteden aan ‘een vergadering die een e-mail had kunnen zijn’. Een vergadering die is gepland zonder te overwegen of het delen van informatie per e‑mail of een korte telefonische uitwisseling volstaat, is zonde van ieders tijd.
• Een slechte voorbereiding. Het lezen van de stukken voorafgaand aan de vergadering lijkt vanzelfsprekend, maar wordt vaak vergeten. Te late aanlevering is funest en levert ‘geen tijd’-excuses op. Maar een slechte voorbereiding vertraagt het proces en kost alleen maar meer tijd.
• Voorbijgaan aan de essentie van de vergadering. Ga bij strategische besluitvorming niet in op operationele details. En omgekeerd: vermijd bestuurlijke discussies in een werkgroepvergadering. Weid dus niet uit over onderwerpen die niet passen bij het doel van de vergadering. Dan kom je niet toe aan de zaken die jullie écht moeten bespreken.
• Langdurige presentaties zonder interactie. Presentaties kunnen zeker toegevoegde waarde hebben. Maar monologen zonder ruimte voor vragen of discussie doden de energie in een vergadering. Gaap…!
• Discussies persoonlijk maken. Het is normaal om het ergens niet over eens te zijn, maar persoonlijke aanvallen, dominantie en interrupties hebben geen plaats in een vergadering. Vruchtbare discussies gedijen alleen bij respect voor elkaars visie.
  
  

Do’s tijdens vergaderingen

Hoe moet het dan wel? De volgende zaken dragen wél bij aan een efficiënte vergadering.

• Zorg voor een duidelijke agenda. Een heldere agenda is de basis van een goede vergadering. Zorg dat iedereen de agenda vooraf kent, zodat de deelnemers weten wat er wordt besproken. Begin met strategische punten en eindig met minder urgente zaken, zodat de belangrijkste onderwerpen voldoende aandacht krijgen.
• Stimuleer actieve deelname. Moedig alle deelnemers aan om hun mening te geven en een constructieve bijdrage te leveren. Actieve deelname leidt vaak tot betere besluitvorming en een breder draagvlak.
• Blijf bij de tijd. Tijdmanagement is essentieel voor het behoud van concentratie en energie bij de deelnemers. Plan de tijd per agendapunt en houd je hieraan. Dit is ook fijn voor de externe partijen met wie afspraken zijn gemaakt over het aansluiten tijdens de vergadering. Zo weet iedereen waar die aan toe is.
• Overweeg (deels) staand vergaderen. Staand vergaderen kan bijdragen aan de productiviteit. Omdat staan minder comfortabel is dan zitten, worden discussies vaker to the point gehouden. Dit voorkomt oeverloze gesprekken en zorgt voor een actieve dynamiek. Gaan staan kan ook (of juist) helpen bij online vergaderen.
• Documenteer alles zorgvuldig. Besluiten, actiepunten en deadlines moeten duidelijk worden vastgelegd, zodat iedereen na de vergadering weet wat er van hen wordt verwacht. Dit voorkomt misverstanden en houdt de organisatie op koers. Notulen worden soms gezien als een administratieve formaliteit, maar niets is minder waar. Onduidelijke of onvolledige notulen kunnen leiden tot fouten in de uitvoering van besluiten. Zorg dus dat de notulen accuraat en professioneel zijn.
  
  

Conclusie

Een vergadering kan een krachtig instrument zijn om je organisatie vooruit te helpen, als die tenminste goed wordt geleid en vastgelegd. Door de juiste do’s en don’ts toe te passen, haal je het maximale uit je vergaderingen.

Goede notulen voor een efficiënte vergadering

Heb je hulp nodig bij onze laatste tip (documentatie)? Denk dan eens aan het inschakelen van een professionele notulist van Emma Handson. Dan kun jij je tijdens de vergadering volledig focussen op de inhoud en de discussie.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen om het maximale uit jouw vergaderingen te halen.