Coördinator bij Emma notuleert: heerlijke hectiek

20 maart

“Problemen zijn er om opgelost te worden”, vindt Renee. En Dieuwertje beaamt: “Ons antwoord is altijd: dat regelen we voor je.” Dieuwertje en Renee vertellen samen over hun werk, omdat het echt teamwork is. Misschien is het werk als coördinator ook iets voor jou?

Support

De coördinatoren en teammanagers van Emma notuleert zijn de schakel tussen klant en notulist. Zij zorgen ervoor dat alle vergaderingen worden ingepland en dat de notulisten alle stukken hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dit werk is nooit af en dat maakt het werk alleen maar leuker.

Regelen en organiseren

Dieuwertje studeerde Communicatie- en Informatiewetenschappen aan Tilburg University en werkte daarna onder andere als projectmanager bij een vertaalbureau. Dat regelen en organiseren zat er dus wel in? “Jazeker”, zegt Dieuwertje, “hoewel dat wel echt een ander niveau was, omdat het bedrijf veel kleiner was. Ik hou wel echt van controle, misschien soms een beetje te. En ik vind het leuk om problemen op te lossen en te puzzelen. Dus toen een vriendin die hier werkte me op deze functie wees, wist ik dat het iets voor mij was.”

Ontwikkelen

Dieuwertje werkt sinds een jaar als coördinator in het team van teammanager Renee. Renee werkt op haar beurt alweer vijf jaar bij Emma Handson. Zij kent het werk dat ze begeleidt ook uit de praktijk. Renee begon als notulist en werd daarna coördinator. “Ik vond het werken als notulist leuk, maar ik vond het bedrijf Emma Handson eigenlijk nog veel leuker”, lacht Renee. “Vandaar dat ik de stap naar coördinator maakte, want in die rol kon ik meer betekenen voor het bedrijf. En nu als teammanager natuurlijk nog meer. Fijn dat ik zo heb kunnen doorgroeien!”

Teamplayers

Dieuwertje en Renee werken samen met hun collega’s voornamelijk op kantoor. Renee: “We zijn met drie teams en in de ideale wereld zou ieder team zijn eigen klanten bedienen en voor zijn eigen planning zorgen. Maar in de praktijk hebben we elkaar elke dag weer allemaal nodig om de planning rond te krijgen. We zijn dus echt allemaal betrokken teamplayers. Dat teamwerk maakt het ook hectisch. Het is hier af en toe net zo’n commandocentrum. Door op kantoor te werken, houden we de lijntjes kort en kunnen we supersnel schakelen.”

Dynamiek

Renee weet nog dat Dieuwertje, toen ze solliciteerde, aangaf dat ze dynamiek zocht. “Klopt”, zegt Dieuwertje. “Het is hier echt extreem dynamisch. Dat zegt iedere werkgever, maar hier is het echt zo. Je krijgt alleen maar prikkels. Ik ben in mijn hoofd met tien dingen tegelijk bezig en dan moet je echt rekening houden met welke acties allemaal voortkomen uit dat ene berichtje en wie op de hoogte moet zijn. Ik vind dat juist leuk. Ik kan sinds ik hier werk ’s avonds amper meer gewoon op de bank zitten voor de tv. Die prikkels werken verslavend!”

Inwerkprogramma

Gelukkig is er wel hulp om de dynamiek onder de knie te krijgen. Renee: “We hebben een handboek en zeker de eerste maanden doe je alles vanuit dat handboek. Daarin hebben we alle processen vastgelegd. Op onze afdeling moet je echt heel secuur werken en kunnen we ons geen fouten veroorloven, dus ik heb liever dat je de tijd neemt om het foutloos te doen dan dat je alles heel snel probeert weg te werken. Die snelheid komt vanzelf wel.”

Continu leren

Dieuwertje is inmiddels een jaar aan de slag. Is ze daarmee een volleerd coördinator? “Ik heb wel het idee dat ik hier met een stuk meer zelfvertrouwen zit dan voorheen. Eerst had ik bij heel veel mailtjes het idee: wat moet ik hier nu weer mee? Dan is het wel superfijn dat we hier met een heel team zitten. Je kunt altijd iemand om hulp vragen. Nog steeds is iedere dag weer anders en ik leer nog heel veel. Ik ben superleergierig, dus dat heb ik ook wel nodig. En anders zijn er altijd projecten die je naast je werk kan oppakken. Er is genoeg uitdaging!”

Schuiven tot een vreugdedansje

Wat is eigenlijk het allerleukste aan het werk als coördinator? “Toch wel die dynamiek”, vindt Dieuwertje. “En ons superhechte team. We doen het echt met zijn allen. En het is heel gaaf als we een groot probleem in de planning hebben en het lukt dan toch om alles kloppend te maken. Dat voelt echt als een overwinning en dan doe ik bijna een minivreugdedansje achter mijn computer.” Renee vult aan: “Soms moet je met vier mensen schuiven om één vergadering in de planning opgevuld te krijgen. Dan ben je dus afhankelijk van al die mensen die ‘ja’ moeten zeggen. Als dat lukt, voel je je echt heel goed!”

Coördinator gezocht!

Renee en Dieuwertje kunnen nog nieuwe collega’s gebruiken. Werk jij secuur, houd je van aanpakken en durf jij de dynamiek aan? Bekijk dan de vacature.