Welke administratieve taken kun je het beste uitbesteden?

23 oktober

Taken uitbesteden? Dat klinkt heerlijk! Maar welke administratieve taken kun je het beste uitbesteden? En aan wie kun je die taken dan uitbesteden? Het moet immers wel goed gebeuren, zodat het je echt tijd bespaart. Onze PA’s vertellen wat ze allemaal voor klanten doen. En geloof me: dat is meer dan je misschien denkt!

1. E-mailbeheer

De nummer 1-taak waarvoor mensen onze PA’s inschakelen, is efficiënt e-mailbeheer. Maar wij weten ook dat het iets is waar je je bedenkingen bij kunt hebben: hoe kan iemand anders mijn mailbox goed beheren? Dat is toch persoonlijk? Moet ik er dan niet alsnog zelf naar kijken? En ja, dat geldt voor een aantal e-mails zeker. Maar als je e-mailbeheer uitbesteedt aan een goede PA, zorgt dat ervoor dat je je echt alleen nog maar bezig hoeft te houden met de e-mails die een actie van jou persoonlijk vragen.

Uitbesteden van e-mailbeheer betekent:

• Een georganiseerde mailbox, die overzichtelijk blijft en waarin je e-mails niet ‘tig’ keer tegenkomt voor je er iets mee doet
• Veel minder e-mails waar je zelf iets mee moet
• Niet afgeleid zijn door iedere e-mail die binnenkomt, omdat je weet dat die goed wordt afgehandeld

En nee, dit gaat niet van de ene op de andere dag. Uitbesteding, van welke taak dan ook, vereist vertrouwen. We laten je stap voor stap zien dat we je vertrouwen waard zijn, zodat jij je e-mailbeheer en steeds meer andere administratieve taken met een gerust hart kunt uitbesteden.

2. Agendabeheer

Nog zo’n taak die stiekem veel meer tijd kost dan je denkt: goed agendabeheer. Heb je weleens bedacht hoeveel tijd en communicatie het kost om tot een datum voor een meeting te komen met meerdere drukbezette ondernemers? En dan hebben we het nog niet eens over het regelen van de locatie en de faciliteiten.

Agendabeheer uitbesteden aan een goede PA bespaart je dus ontzettend veel tijd én gedoe.

Uitbesteden van agendabeheer betekent:

• Geen dubbele afspraken meer
• Alles geregeld voor die meeting of zakenreis
• Meer ruimte in je agenda
  
  

3. Telefonie / Klantenservice

De telefoon gaat en je zit net lekker in je werk. Laten rinkelen dan maar? Maar dan loop je misschien wel een klant mis! Als je telefonie uitbesteedt, kun jij gewoon door met je werk en neemt iemand anders die telefoontjes voor je aan. Snel én klantvriendelijk.

Een goede telefoonservice volstaat niet met een terugbelnotitie, maar handelt vragen van klanten én prospects goed voor je af. Zo heb jij er geen omkijken meer naar.

Uitbesteden van telefonie betekent:

• Niet meer worden gestoord door bellers voor acquisitie
• Nooit meer een belangrijk telefoontje missen
• Snelle en klantvriendelijke service
  
  

4. Uitwerken en opmaken van documenten

Hoe vaak ben jij ruzie aan het maken met Word om een document netjes af te leveren? Of ‘doe je dat wel even’, maar kost het je stiekem de hele ochtend? Het uitwerken en opmaken van documenten is iets dat je gemakkelijk kunt uitbesteden. Denk aan een rapport dat je alleen maar hoeft in te spreken en de volgende dag verzendklaar in je mailbox zit. Of de notulen van die vergadering, die anders te lang blijven liggen omdat iemand het ‘erbij’ moet doen. En dat jaarverslag, dat ‘alleen maar even’ tot één geheel hoeft te worden gemaakt.

Het uitbesteden van uitwerken en opmaken van documenten betekent:

• Documenten in perfect Nederlands en met een professionele opmaak
• Verzorgde verslaglegging en rapportages
• Je handen vrij voor andere zaken
  
  

5. Financiële en personeelsadministratie

Er zijn van die zaken die ‘erbij horen’, als je een onderneming hebt. Jij wilt je focussen op het helpen van je klanten, maar het is wel fijn als je daarvoor ook wordt betaald. Gelukkig kun je die financiële en personeelsadministratie prima uitbesteden: facturen versturen en verwerken, debiteurenbeheer voor klanten, sollicitaties uitzetten, ziekteverzuim verwerken en ga zo maar door.

Het uitbesteden van financiële en personeelsadministratie betekent:

• Nooit meer achterlopen met je administratie
• Zekerheid van betaling
• AVG-proof verwerking van gegevens
  
  

6. Uitzoeken en vullen van crm-systemen en projectmanagementsystemen

Gegevens van medewerkers en klanten verdienen een betere plek dan alleen in jouw hoofd. Zeker als je administratieve taken wilt uitbesteden, is het essentieel dat iedereen beschikt over dezelfde informatie. Alleen dan kun je klanten en medewerkers zo goed mogelijk helpen. Hoe je dat organiseert? Daar hebben onze PA’s veel ervaring mee.

Een goed crm- of projectmanagementsysteem betekent:

• Altijd werken met gegevens die up-to-date zijn
• Gemakkelijker zaken uit handen kunnen geven
• Nog efficiënter werken
  
  

Administratieve taken uitbesteden: moet ik dit nu doen?

Dus welke administratieve taken kun je uitbesteden? Dat bepaal je helemaal zelf! Kijk vooral naar: moet ik dit nu doen? Maar bedenk ook: wíl ik dit nu doen? Besteed taken uit:

• Die wel moeten, maar die je niet leuk vindt om te doen
• Die jou veel tijd kosten en die iemand anders veel sneller kan
• Waaraan je jouw kostbare tijd niet wilt besteden

En aan wie? Aan een goede PA natuurlijk! Bij Emma Handson haal je met één PA een heel team in huis, zodat we voor alle taken die jij wilt uitbesteden, de juiste persoon in huis hebben. Zo heb jij één aanspreekpunt voor al het administratieve werk dat je uitbesteedt. Ideaal toch? Neem contact met ons op voor meer informatie. We zijn telefonisch en online direct bereikbaar.