5 onmisbare tools voor PA’s
29 april
Als personal assistant (PA) is het jouw taak om overzicht te creëren voor de ondernemer, directeur of het managementteam voor wie je werkt. Maar hoe doe je dat op de meest efficiënte en eenvoudige manier? De PA’s van Emma Handson tippen de volgende 5 onmisbare tools voor PA’s.
Outlook
Outlook? Ja, natuurlijk! De PA’s van Emma Handson kunnen niet meer zonder deze tool voor e-mail- en agendabeheer. Outlook heeft ontzettend veel mogelijkheden om superefficiënt te werken. Zo kun je gemakkelijk wisselen tussen de verschillende mailboxen die je bijhoudt, opstarten met je takenlijst en je agenda goed beheren, zodat je precies weet hoeveel tijd je hebt en ruimte houdt voor onverwachte zaken. Met handige functies als Labels, Automatische regels en Standaardreacties bespaar je jezelf ontzettend veel tijd.
Telefoon
Nog zo’n handige tool die je bijna zou vergeten: de smartphone heeft de PA veel flexibiliteit gebracht. Niet alleen de eigen smartphone, maar ook die van de ondernemer. Wijzigingen die je doorvoert in de agenda zijn direct zichtbaar en je kunt via chat gemakkelijk contact met elkaar houden. Maar denk je ook aan de functie waarvoor de telefoon ooit is uitgevonden? Bellen is soms gewoon sneller, efficiënter én menselijker.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is ideaal voor vergaderen op afstand. En daar heb jij als PA ook een rol in. Als jij navraagt wat het doel van de vergadering is en hoe lang die duurt, weet je of je een vergadering via Microsoft Teams kunt voorstellen. Dat creëert broodnodige ruimte in de agenda. En wist je dat je Microsoft Teams voor veel meer dan alleen vergaderen kunt gebruiken? Bekijk onze tips voor Microsoft Teams.
Projectmanagementsysteem
Wordt je takenlijst te groot voor op papier, in Outlook of in Excel? Of moet je grotere projecten voor teams plannen? Dan is een goed projectmanagementsysteem onmisbaar om overzicht te houden. De PA’s van Emma Handson hebben goede ervaringen met Asana:
- Je kunt taken aan anderen toewijzen, deadlines stellen en externe partijen toegang geven.
- Er is een gratis versie beschikbaar, maar ook een betaalde versie met nog meer mogelijkheden.
Naast Asana zijn er nog veel meer projectmanagementsystemen op de markt, dus kijk vooral goed welke tool geschikt is voor de eisen die jij en degene voor wie je werkt hieraan stellen. Als PA kun je een actieve rol spelen bij het vinden van een geschikt systeem.
Crm-systeem
Een crm-systeem is een speciaal soort projectmanagementsysteem voor het bijhouden van klantgegevens en hun status. Wel zo handig als jij als PA taken proactief uit handen wilt kunnen nemen. Voor een eenvoudige verzameling van kennis kan OneNote of Excel voldoende zijn. Is het bedrijf groter of het (klanten)netwerk omvangrijker, dan loont het om te investeren in de aanschaf en het vullen van een gespecialiseerd crm-systeem, zoals Hubspot, Zoho of Pipedrive.
Onmisbare tools of onmisbare PA?
Je ziet: je hebt als PA geen heel bijzondere of peperdure tools nodig. Het gaat er vooral om hoe jij als PA omgaat met de middelen die je hebt. En de PA’s van Emma Handson kunnen dat als de beste! Wil jij als PA, misschien samen met je collega’s, advies over het beter gebruikmaken van deze onmisbare tools en het slimmer inrichten van je werk? Wij helpen je graag! Neem contact op voor meer informatie.