5 onmisbare tools voor PA’s
11 juli
Als personal assistant (PA) is het jouw taak om overzicht te creëren voor de ondernemer, directeur of het managementteam voor wie je werkt. Maar hoe doe je dat op de meest efficiënte en eenvoudige manier? Er bestaan tegenwoordig zoveel tools. Heb je echt overal een apart systeem voor nodig? Spoileralert: wij denken van niet. De PA’s van Emma Handson tippen de volgende 5 onmisbare tools voor PA’s.
Outlook
Outlook? Ja, natuurlijk! We kunnen niet meer zonder deze tool voor e-mail- en agendabeheer. Outlook heeft ontzettend veel mogelijkheden om superefficiënt te werken, veel meer dan je misschien denkt. Zo kun je gemakkelijk wisselen tussen de verschillende mailboxen die je bijhoudt, opstarten met je takenlijst en je agenda goed beheren, zodat je precies weet hoeveel tijd je hebt en ruimte houdt voor onverwachte zaken. Met handige functies als Labels, Automatische regels en Standaardreacties bespaar je jezelf ontzettend veel tijd. Wil je meer leren over welke functies van Outlook voor jou handig zijn? Kijk dan eens naar onze workshop Slimmer werken.
Telefoon
Nog zo’n handige tool die je bijna zou vergeten: de smartphone heeft de PA veel flexibiliteit gebracht. Niet alleen de eigen smartphone, maar ook die van de ondernemer. Wijzigingen die je doorvoert in de agenda zijn direct zichtbaar en je kunt via chat gemakkelijk contact met elkaar houden. Maar denk je ook aan de functie waarvoor de telefoon ooit is uitgevonden? Bellen is soms gewoon sneller, efficiënter én menselijker. Als je heen en weer appt om een afspraak te maken of niet weet hoe een vraag of boodschap valt, is een telefoongesprek waarin je direct elkaars reactie hoort nog altijd de beste optie. Extra voordeel: ook bellen is met zijn tijd meegegaan: met onder meer WhatsApp en FaceTime kun je elkaar horen én zien.
Microsoft Teams
In de coronatijd werd het heel normaal: werken en vergaderen op afstand. Geen wonder dat Microsoft Teams een onmisbare tool is geworden. Gaandeweg zijn veel vergaderingen echter toch weer omgezet naar fysieke ontmoetingen, ook al is dat niet altijd nodig. Vergaderen kan nog steeds prima op afstand en daar heb jij als PA ook een rol in. Als jij navraagt wat het doel van de vergadering is en hoe lang die duurt, weet je of je een vergadering via Microsoft Teams kunt voorstellen. In dat geval hoef je ook geen vergaderruimte te regelen of een ruime reistijd te plannen om rekening te houden met files. Dat creëert broodnodige ruimte in de agenda én scheelt veel werk.
Projectmanagementsysteem
Wordt je takenlijst te groot voor op papier, in Outlook of in Excel? Of moet je grotere projecten voor teams plannen? Dan is een goed projectmanagementsysteem onmisbaar om overzicht te houden. De PA’s van Emma Handson hebben goede ervaringen met Asana. Je kunt onder meer taken aan anderen toewijzen, deadlines stellen en externe partijen toegang geven. Er is een gratis versie beschikbaar, maar ook een betaalde versie met nog meer mogelijkheden. Naast Asana zijn er nog veel meer projectmanagementsystemen op de markt, dus kijk vooral goed welke tool geschikt is voor de eisen die jij en degene voor wie je werkt hieraan stellen. Als PA kun je een actieve rol spelen bij het vinden van een geschikt systeem.
Crm-systeem
Een crm-systeem is eigenlijk een speciaal soort projectmanagementsysteem. Crm staat voor customer relationship management en dat is precies waar het systeem voor is bedoeld: het bijhouden van klantgegevens en hun status. Werk jij voor iemand die alle kennis in het hoofd heeft zitten? Dat betekent dat jij geen toegang hebt tot die informatie. Wil jij als PA taken proactief uit handen kunnen nemen, dan moet je weten wie er belt of e-mailt en wat de status is van het contact. Voor een eenvoudige verzameling van kennis kan OneNote of Excel voldoende zijn. Is het bedrijf groter of het (klanten)netwerk omvangrijker, dan loont het om te investeren in de aanschaf en het vullen van een gespecialiseerd crm-systeem, zoals Hubspot, Zoho of Pipedrive.
Onmisbare tools of onmisbare PA?
Je ziet: je hebt als PA geen heel bijzondere of peperdure tools nodig. Het gaat er vooral om hoe jij als PA omgaat met de middelen die je hebt. Kun jij als PA goed uit de voeten met deze of andere tools? Of wil je, misschien samen met je collega’s, advies over het beter gebruikmaken van deze onmisbare tools en het slimmer inrichten van je werk? Wij helpen je graag! Neem gerust contact op voor meer informatie.