Zakelijk schrijven: zo bereik je je doel
29 augustus
Zakelijk schrijven doe je altijd met een doel. Ja, ook dat Skypebericht of die e-mail. En natuurlijk webteksten en communicatie naar je klanten. Hoe bereik je dat doel? En wat moet je juist niet doen? Wij vertellen het je.
Wat is zakelijk schrijven?
Eerst even een definitie: wat valt onder zakelijk schrijven? Wat ons betreft alles wat je voor je werk op papier zet (of eigenlijk: met je toetsenbord intikt). Zakelijk schrijven gaat dus niet alleen over teksten op de website of brieven naar klanten, maar ook over e-mails naar je collega’s, verslagen en rapporten. De teksten zijn uiteenlopend, de methoden verschillen veel minder van elkaar dan je zou denken. Alle teksten hebben immers een doel. Als je dat voor ogen houdt, worden jouw teksten veel effectiever.
Schrijven met een doel
Je schrijft nooit zomaar een e-mail of verslag. Daar zit een duidelijk doel achter en de ontvanger moet er iets mee. Stuur je een e-mail ter info of verwacht je een actie? In webteksten geeft een goede kop al aan wat de lezer kan verwachten. In e-mails en verslagen gebruik je daarvoor de onderwerpregel. Zet daarin wat de bedoeling is en jouw bericht krijgt de aandacht die het verdient. Dus niet ‘FW: FW: FW: idee blog?’ Maar: ‘Review blog: vóór donderdag’. Die springt er tenminste uit.
Houd ook bij het schrijven van de tekst zelf altijd je doel voor ogen en eindig met een concrete vraag. Zo verspil je niemands kostbare tijd in een zakelijke omgeving.
Schrijf actief
Stel dat je een tekst maakt om e-mailadressen te verzamelen, zodat je mensen voortaan niet meer per brief hoeft te informeren. Je kunt dan zeggen: ‘U wordt gevraagd uw e-mailadres te geven. Mocht blijken dat u dat niet heeft, dan kunnen wij u pas later informeren.’ Heel zakelijk, maar niet echt vriendelijk, toch? Het klinkt bijna als een dreigement.
Het kan ook zo: ‘Heeft u een e-mailadres? Geef het aan ons door. Dan bent u voortaan als eerste op de hoogte van belangrijke informatie en mooie aanbiedingen.’ Hé, zo heeft de lezer er zelf iets aan! De tekst is nog steeds zakelijk, maar de kans dat je het e-mailadres ontvangt en dus je doel bereikt, wordt een stuk groter. Zeker als je erbij zet hoe de lezer de actie makkelijk kan uitvoeren.
Te formeel: zo moet het niet
Concreet betekent dus niet dat een tekst niet meer past in een zakelijke omgeving. Tegenwoordig spreken we klanten bijvoorbeeld vaak aan met ‘je’: op de website, aan de telefoon en in persoonlijke ontmoetingen. Waarom zijn we dan bij het schrijven ineens zo formeel? Te vaak zie je nog e-mails aan klanten met als aanhef ‘Geachte heer / mevrouw’ en een afsluiting met ‘In afwachting van uw antwoord verblijven wij’. Past dat echt bij jou en bij jouw bedrijf?
U of je? Een goede aanhef en afsluiting
Bedenk bij het schrijven wat je zou zeggen als je de ontvanger zou spreken. Zeg je dan ‘je’ of ‘u’? Sluit vervolgens bij die stijl aan. ‘Yo!’ is misschien een iets te vrij alternatief voor de deftige aanhef hierboven. Tenzij je bij een heel hip bedrijf werkt (dat dus niet het woord ‘hip’ gebruikt). Maar ‘Beste mevrouw Wouters’ of ‘Beste Samira’ past meestal prima in een zakelijke context. Zeg je ‘u’ tegen je klanten of je baas? Dan nog wil je connectie maken in plaats van afstand creëren met een ouderwetse formulering. ‘Alvast dank voor uw reactie’ is een heel net alternatief als afsluiting van je zakelijke e-mail of brief. En klinkt dat niet veel vriendelijker?
Concrete tips voor zakelijk schrijven
Zakelijk schrijven is deels een kwestie van aanvoelen. Wat kan wel en wat kan niet binnen jouw bedrijf? Een paar algemene tips kunnen we wel geven:
- Zakelijk schrijven is iets formeler, dus vermijd echt informele taal en spreektaal als: ‘niks’, ‘ff’, ‘thnx’ en spreekwoorden.
- Formeel is niet per se ouderwets. Woorden als ‘mits’, ‘tevens’ en ‘voorts’ en constructies met ‘mocht…’ laat je gewoon in de boekenkast.
- Spelling is belangrijk: de lezer lijdt onder spel- en grammaticafouten, want die leiden af van de boodschap.
- Emoji’s kunnen prima in een e-mail naar een collega om een compliment te benadrukken en op social media. Maar let op met het gebruik van emoji’s in directe klantcommunicatie, omdat je niet weet hoe een lezer ze interpreteert. Als groenteboer kun je misschien toch beter geen emoji van een aubergine gebruiken als die in de aanbieding zijn – google maar eens als je niet op je werk bent.
- Wees zuinig met hulpwerkwoorden, zoals ‘worden’, ‘kunnen’, ‘zullen’ en ‘moeten’. Ze zijn inderdaad soms behulpzaam, maar vaker overbodig. Vergelijk: ‘de vergadering zal volgende week plaatsvinden’ maar eens met: ‘de vergadering vindt volgende week plaats.’ Dat is zeker zo duidelijk.
Zakelijk schrijven doe je voor de lezer
Het belangrijkste bij zakelijk schrijven is dus dat je aansluit bij de lezer en het doel: stuur je een Skypebericht naar een directe collega die je vaker spreekt? Dan kun je veel informeler zijn dan in een budgetaanvraag naar de CEO van een groot bedrijf. En een verslag naar een cliënt moet vooral informatief zijn. In alle gevallen geldt: schrijf concreet en actief. Dat leest prettiger en de lezer is ontvankelijker voor jouw boodschap. Succes!
Blijf je het lastig vinden? Een PA helpt graag met je e-mail. En verslagen, webteksten en andere grotere zakelijke teksten redigeren wij graag voor je. Neem contact met ons op voor meer informatie.