Projecten organiseren: 5 tips hoe je dit doet!

22 augustus

Te krappe deadlines, onrealistische verwachtingen … Projecten organiseren is een kunst. Hoe doe je het dan wel goed? Onze PA’s hebben veel ervaring en delen hun 5 beste tips. Op naar een geslaagd project!

Tip 1. Plan achteruit

Begin niet bij het begin, maar achteraan. Door omgekeerd te plannen kun je beter inschatten welke stappen nodig zijn om je doel te behalen. Begin dus bij het definiëren van een helder doel en redeneer en reken terug. Je komt dan vanzelf alle noodzakelijke tussenacties tegen, inclusief de acties die er vaak bij inschieten. Denk aan het finale akkoord voor livegang van een campagne of het redigeren van teksten.

Tip 2. Bepaal tussentijdse mijlpalen

Ieder project wordt overzichtelijk als je het ophakt in kleinere stukjes met een kop en een staart. Niet alleen de uiteindelijke lancering of livegang is een mijlpaal, tussentijds zijn er meer doelen. Maak die meetbaar en geef er een deadline aan. Betrek vervolgens bij ieder stuk de juiste mensen en bepaal ieders verantwoordelijkheid. Zorg dat iedereen weet hoe diens taak in het project past: als een tekst niet af is (inclusief redactieslag en akkoord), kan die niet naar de drukker of de webmaster en lopen alle taken daarna vertraging op.

Is een mijlpaal gehaald? Maak er een succesmoment van! Dat houdt iedereen enthousiast.

Tip 3. Maak een realistische planning

Plan voldoende tijd voor alle taken en ga ervan uit dat niet alles loopt zoals je had gepland. Een groot project wil je niet laten mislukken op een projectmedewerker die een dag ziek is of op een ICT-storing van een paar uur. Plan dus ruim, zodat onverwachte zaken niet zorgen voor uitloop of een concessie op kwaliteit.

Tip 4. Gebruik een systeem

Om overzicht over je project te houden, leg je de planning, taken en verantwoordelijkheden vast in een systeem. Welk systeem dat is, is helemaal aan jou. Werkt iedereen op kantoor? Dan is een whiteboard een visuele reminder voor iedereen. Excel heeft allerlei mogelijkheden om digitaal een planning te beheren. Wel geldt: hoe langer het project duurt en hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe meer behoefte er is aan een ‘echt’ projectmanagementsysteem. Zo kies je het juiste projectmanagementsysteem.

Tip 5: Evalueer niet alleen achteraf

In een evaluatie achteraf zie je altijd precies waar zaken fout zijn gegaan. Jammer alleen dat je er dan niets meer aan kunt veranderen … Plan daarom ook tussentijdse evaluaties. Dat geeft inzicht en zorgt ervoor dat je nog bij kunt sturen. Een dagstart of weekafsluiting is een mooi moment om iedereen op één lijn te houden. Heeft iedereen de informatie die nodig is om een taak te kunnen uitvoeren? En zo niet, wat kun je daar dan aan doen? Gaandeweg zie je of prioriteiten, tijdsplanning en verantwoordelijkheden nog passend zijn.

Bonustip: schakel een PA in

Heb je zelf een heel inhoudelijke rol in het project of zie je taken waaraan je liever niet je eigen kostbare tijd wilt besteden? Denk dan eens aan het inschakelen van een assistent (PA) bij het organiseren van je project. Een PA helpt jou het juiste projectmanagementsysteem te vinden of neemt je administratieve taken uit handen. Dat scheelt jou veel tijd en je houdt beter overzicht.

Projecten organiseren doe je samen

Zo zie je: op een goede manier projecten organiseren doe je niet alleen. Samen met jouw team zet jij het beste project neer. En met een PA als onderdeel van dat team weet je zeker dat jouw project de juiste aandacht krijgt. Wil je meer weten over wat een PA voor jou kan betekenen bij het organiseren van projecten? Neem dan contact met ons op.